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IMS Gesellschaft für Informtions- und Managementsysteme mbH
Pressemitteilung

Nur einen Knopfdruck entfernt

(PM) , 21.07.2009 - Der Landkreis Potsdam-Mittelmark hat die Notwendigkeit frühzeitig erkannt seine Immobilien kostenoptimiert und kontrolliert zu managen. Die Vielzahl an Liegenschaften und Gebäuden wie: Verwaltungsgebäude, Schulgebäude, Museen, Rettungswachen sowie Wohnhäuser und Wohnheime in Potsdam-Mittelmark sollen als wertvolle Ressource aktiviert, funktionsfähig erhalten und besser an die organisatorischen Bedürfnisse angepasst werden.

„Im Jahr 2006 fiel bei uns im Landkreis der Startschuss für eine Projektuntersuchung und Ausschreibung zur Einführung eines CAFM-Systems“, so Andre Hohmann, Fachdienstleiter für das Gebäudemanagement. „Wir waren auf der Suche nach einem System, dass komplexe Prozessabläufe standardisiert und steuert, zudem jedoch sehr flexibel und anpassungsfähig ist. Unsere benötigten Informationen, die als Grundlage für wichtige Entscheidungen gelten, müssen im Alltag schnell und gezielt abrufbar sein“, erläutert der Fachdienstleiter, „denn nur so ist eine durchgängige und genaue Bearbeitung sämtlicher Prozesse rund um das Liegenschafts- und Gebäudemanagement möglich“.

Fast ein Jahr später entschied man sich in Potsdam-Mittelmark für den Einsatz der Software-Lösung IMSware der IMS.kom aus Dinslaken. „IMSware überzeugte uns vom ersten Moment“,
bestätigt uns IT-Administrator Holger Rutz. „Neben den einfachen Anpassungsmöglichkeiten an unsere vorhandenen EDV-Strukturen und der leichten Software-Bedienung gefiel uns die direkte Verbindung zwischen Stammdaten, Projektmanagement und Auftragswesen“, so Holger Rutz.

Was folgte war der sogenannte Kick-off Workshop. In einem Pflichtenheft wurden Bezeichnungen, Systemstruktur und Inhalt dokumentiert, Prozesse konkretisiert und Zeitpläne sowie Prioritäten festgelegt. Ein genauer Einführungszeitplan mit definierten Teilzielen wurde aufgestellt und die Reihenfolge der zu implementierenden CAFM-Module bestimmt:
- Immobilien- und Liegenschaftsmanagement
- Flächen- und Raummanagement
- Reinigungsmanagement
- Inventarmanagement
- Instandhaltungs- und Störungsmanagement
- Energiemanagement

Nach dem Workshop ging es in die konkrete Umsetzung der aufgestellten Teilziele.
Alle vorhandenen Daten mussten aus den jeweiligen Aufzeichnungen herausgefiltert, zentralisiert und für den automatischen Import in IMSware übergeben werden. Zeitgleich begann die ergänzende
Erfassung von rund 175 Gebäuden mit 3800 Räumen. Die Gebäude sind in 22 Verwaltungsbereiche angesiedelt die sich in Berlin, Brandenburg und Potsdam befinden.

„Ein wichtiger Punkt für uns in Potsdam-Mittelmark ist die Übersicht über die Bestandsdaten. Hier sind nicht nur die Gebäudeinformationen von Interesse sondern auch die Informationen über die bebauten und unbebauten Grundstücke des Kreises“, erläutert Hohmann.

Die Informationen über die Gemarkungen, Flure, Grundstücke und Flurstücke sind in einem GeoInformationsSystem abgelegt. Eine komfortable Schnittstelle von IMSware zum GIS-System von IP Syscon ermöglicht es den Mitarbeitern der Kreisverwaltung, die Informationen der Grund- und Flurstücke direkt auf Knopfdruck in IMSware aufzurufen.
Das in IMSware ausgewählte Grundstück wird in IP Syscon automatisch mit seiner Umgebung grafisch dargestellt. Weitere Informationen zum Grundstück können im GIS-System abgerufen bzw. ausgewertet werden. „Wir sind begeistert von der Möglichkeit, auf sämtliche Informationen an einer einzigen Stelle zugreifen zu können“, erläutert Andre Hohmann, „die entstandene Datentransparenz bildet die Grundlage für eine effizientere Verwaltungsarbeit“.

„Ein gutes Beispiel umständliche Prozesse zu vereinfachen ist das Raummanagement und die Inventarisierung. Oft ist es schwierig schnell und zuverlässig Informationen zum Inventar und Anlagen zu erhalten. Ohne IT-Unterstützung ist hier der Überblick kaum mehr zu behalten“, so IT-Administrator Holger Rutz. IMSware liefert hier zuverlässig jegliche Informationen auf Knopfdruck, die jemals hinterlegt wurden.

Das Modul Inventarmanagement erleichtert es einzelne Inventargegenstände zu erfassen. Auf Wunsch mobil und barcodegestützt. So lässt sich der laufende Bestand bequem kontrollieren. Informationen zum Standort, Anschaffungsdatum und- preis, Abschreibungsdauer, Kostenstelle oder andere wichtige Daten können hinterlegt werden. Das Inventarmanagement umfasst die kaufmännische und technische Betrachtung relevanter Objekte. „Wir haben somit zu jeder Zeit einen aktuellen und transparenten Blick auf den Bestand und das Anlagevermögen. Unser Inventar kann zukünftig optimal eingesetzt und teure Fehlanschaffungen vermieden werden“, so Rutz abschließend.

Auch für die Zukunft ist mit einer weiteren Erhöhung der Transparenz und einer deutlichen Optimierung der Immobilien hinsichtlich Nutzen, Kosten und Werterhaltung zu rechnen. „Die nächsten Schritte haben wir in Potsdam-Mittelmark bereits ins Auge gefasst. Geplant ist die Nutzung weiterer CAFM-Module wie das Energiemanagement, um Kosten und Verbräuche besser zu erfassen und zuzuordnen, das Flächenmanagement sowie das Instandhaltungs- und Störungsmanagement.
„Die Arbeit war in jeder Projektphase äußerst konstruktiv. IMS.kom war in der Lage unsere Anforderungen und Wünsche einzugehen und umzusetzen“, lobt Hohmann und fährt fort:
„Ziel ist es, die komplette Instandhaltung mit IMSware prozessorientiert abzuwickeln. Deswegen sind auch die neuen IMSware Module Baum- und Grünflächenmanagement sehr interessant für uns. Die Möglichkeiten sind schließlich vielseitig.“
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