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30 Meter Aktenregal auf einer DVD

(PM) , 23.06.2009 - Wachtendonk, 23. Juni 2009 – Akten, Anschreiben, Ablagen – kilometerhoch und tonnenschwer trmen sich in deutschen Unternehmen Unterlagen und Papierdokumente, die zehn Jahre lang archiviert werden sollen. Im Laufe dieser Zeit nehmen sie nicht nur wertvollen Platz weg, sondern verursachen hufig einen enormen Aufwand, wenn wichtige Schriftstcke tief aus dem Archiv wieder hervorgekramt werden mssen.

Die Lsung kommt aus einem kleinen Betrieb in Wachtendonk (www.ass-archivier-service.de) nahe der hollndischen Grenze. Alles, was Platz wegnimmt, wird hier mit Hochleistungsscannern erfasst, thematisch sortiert und in digitaler Form auf CD, DVD oder externen Festplatten abgespeichert. Der Inhalt von bis zu 350 Aktenordnern – das entspricht einem fast 30 Meter langen Regal – passt auf eine einfache DVD.

"Das schafft Platz, steigert die Effizienz in Unternehmen und vermeidet das zeitraubende Sichten von Schriftstcken", erlutert Angelika Victor, Geschftsfhrerin des ASS Archivier Scan Service, der vor sechs Monaten in Wachtendonk gegrndet wurde. Nach wissenschaftlichen Schtzungen werden Dokumente in der elektronischen Ablage bis zu zwanzig Mal schneller gefunden als in der Papierablage. Mglich wird das durch eine Texterkennung, die alle gescannten Dokumente erfasst und die Begriffe fr eine sptere Suchabfrage per Computer speichert.

Die Macher von ASS bercksichtigen dabei auch mgliche Bedenken der Finanz- und Gewerbemter: Damit sptere nderungen an den Dokumenten nicht mglich sind, werden diese nach dem Scannen revisionssicher abgespeichert. Bestimmte Belege wie Bilanzen, Handelsbriefe und Gesellschaftervertrge mssen dabei auch weiterhin als Papieroriginal aufbewahrt werden.

Fr die Region rund um Wachtendonk hat das System einen weiteren Vorteil: es bietet jede Menge Arbeitspltze, denn die Akten mssen geholt, fr das Scannen vorbereitet und – soweit gewnscht – anschlieend vernichtet werden. Diese Aufgaben knnen flexibel erledigt werden und bieten daher Beschftigung auch fr Menschen, die ihre Arbeitskraft einteilen mssen, zum Beispiel Alleinerziehende, Wieder- oder Quereinsteiger.

Archivier Scan Service GbR
Auf dem Bock 22
47669 Wachtendonk
02836 / 258032
www.ass-archivier-service.de
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