Interne oder externe e-Procurement-Lösungen?

Nicht jede e-Procurement-Lösung ist für jedes Unternehmen gleichermaßen gut geeignet. Zunächst einmal unterscheidet man zwischen internen e-Procurement-Systemen und der Beschaffung über externe Online-Portale. Bei internen Beschaffungs-Lösungen werden Rahmenvertragslieferanten über Kataloglösungen direkt an bestehende kaufmännische Standardsoftware oder an zusätzliche Bestellworkflowlösungen angebunden. Bei einer solchen Lösung entfällt der Zeitaufwand für die sonst anfallenden Schritte einer manuellen Bestellung, jedoch muss der Betreiber häufig mit hohen Kosten für die technische Wartung des Systems und die Pflege der Katalogdaten rechnen. In der Regel lohnt ein solches internes e-Procurement-System nur, wenn große Mengen bestellt werden. Bestellungen außerhalb der Rahmenverträge bleiben meist teuer und weniger optimiert.

Wenn Unternehmen sich dazu entschließen, bei externen Online-Shops einzukaufen, steht ihnen dafür im Internet eine große Auswahl zur Verfügung. Bei der Suche nach den geeigneten Lieferanten helfen neben den verschiedenen Suchmaschinen auch Preisvergleichsplattformen und Lieferantenverzeichnisse. Dort kann man jedoch nicht direkt einkaufen, sondern wird beim Anklicken der dort vorhandenen Links auf die Homepages der jeweiligen Anbieter weitergeleitet.

Vorteil e-Procurement: Mehrere Lieferanten auf einen Blick

Um das Potenzial von e-Procurement nutzen zu können, ist es wichtig, die Angebote von verschiedenen Lieferanten schnell und einfach vergleichen und auch die Seriosität einschätzen zu können. Denn bestimmte immer wieder benötigte Artikel wie beispielsweise Büromaterial sind häufig bei einer Vielzahl von Lieferanten erhältlich. Damit man sich nicht auf Webseiten verschiedener Anbieter immer wieder neu zurechtfinden muss, ist es sinnvoll, bei Online-Shops einzukaufen, welche die Sortimente mehrerer Lieferanten eingebunden haben. Sehr professionelle Seiten bieten dabei inzwischen sogar spezielle Optimierungsmöglichkeiten des Einkaufs – so genannte BestBasket-Optionen. Nachdem der Warenkorb gefüllt ist, kann man sich mit einem Klick verschiedene Angebote zu Lieferzeiten, Preis und Zusatzservices anzeigen lassen. Für welche Art der elektronischen Beschaffung man sich entscheidet, sollte von den persönlichen Voraussetzungen abhängen. Doch auf jeden Fall gilt: e-Procurement spart Zeit und Geld.

Ist indes die Entscheidung, den Einkauf zukünftig online abzuwickeln, gefallen, sollten sich Unternehmen im nächsten Schritt folgende Fragen stellen – und zwar bevor Sie sich für eine e-Procurement-Lösung entscheiden:

1. Entspricht das Sortiment dem Bedarf des eigenen Unternehmens?
2. Gibt es die Möglichkeit, mehrere Anbieter miteinander zu vergleichen?
3. Wie komfortabel sind der Auswahl- und der Bestellungsvorgang?
4. Entspricht die Rechnungsstellung modernen Ansprüchen?
5. Welcher Sicherheitsstandard wird garantiert?
6. Wird eine Schnittstelle zum eigenen Warenwirtschaftssystem benötigt?
7. Kann die Warensendung elektronisch nach verfolgt werden?
8. Wie werden Reklamationen/Rücksendungen bearbeitet (einheitliche Rücksendeadresse, Rücküberweisung des Rechnungsbetrags)?