(PM) Essen, 13.05.2011 - Für die Auslandsmärkte erstellte LEMKEN jährlich zehn Versionen des Produktkatalogs in acht Sprachen, u.a. russisch und ungarisch. Das Datenmanagement und die Prozesse gestalteten sich bisher recht aufwändig und waren ausschließlich auf Print ausgerichtet.

Katalogproduktion mit Excel

Microsoft-Excel diente als Datengrundlage für den Katalog. Jedes Excel-Arbeitsblatt stellte eine Katalogseite dar. Dazu kam ein weiteres Arbeitsblatt mit den Produktinformationen als Datenbasis. Diese konnte nur manuell geändert werden. Zusätzlich wurde in Excel eine Übersetzungsfunktion programmiert, um die verschiedenen Versionen abdecken zu können. Im letzten Schritt wurden PDF-Seiten aus Excel heraus erstellt, die in QuarkXPress 8 positioniert wurden, um im Anschluss den Katalog drucken zu können.

Planung der neuen Produktion

LEMKEN plante die Printpublikationen effizienter zu produzieren und sich zukünftig auch crossmedial aufzustellen. Die Aufgabe bestand daher in der Schaffung einer zentralen webbasierten Datenbasis, die sowohl Printkataloge und Broschüren als auch Web-Kataloge mit Produktinformationen bedient. Eine komfortable Verwaltung der Fülle an Produktabbildungen machte zudem eine Bilddatenbank mit Verschlagwortung erforderlich. Ein Extra-Feature stellt die gewünschte Anbindung an das Warenwirtschaftssystem dar, mit der zukünftig Produktdaten ohne manuellen Aufwand laufend synchronisiert und direkt in jedes Ausgabemedium übernommen werden. Durch diese Anforderungen wird nicht allein der Zeitaufwand bei der Katalogproduktion erheblich reduziert, sondern ebenso die Qualität des fertigen Produktes gesteigert.

In einem Workshop mit Lemken evaluierte die Marketing-Agentur Wehlmann geeignete Systeme. Ein Product Information Management-System (PIM) sollte die Verbindung zwischen dem vorhanden Warenwirtschafts- und einem Database Publishing-System herstellen, eine zentrale Mediendatenbank Bild- und Mediendaten medienneutral verwalten, um eine geeignete Datengrundlage für Cross Media Publishing, also die Ausgabe in verschiedene Publikationskanäle, zu garantieren. Da Lemken für seine Produkte eine Vielzahl verschiedener Kombinationsmöglichkeiten anbietet, musste die Datenbasis außerdem unbedingt sehr granular strukturiert sein und zusätzlich mit Metadaten angereichert werden können. Ebenso mussten verschiedene Sprachen problemlos darstellbar sein, um die internationalen Märkte zeitnah zu bedienen.

Zusammenspiel

Als Lösung für die Produkt- und Mediendatenverwaltung setzte sich schließlich Contentserv durch, mit der PIM Suite für das Management der Produktdaten und der MAM Suite für das Media Asset Management. Im Bereich Database Publishing bekam InBetween den Zuschlag, dessen harmonisches Zusammenspiel mit Contentserv sich seit Jahren bewährt hat.

In einem Proof of Concept erstellte die Marketing-Agentur Wehlmann zunächst mit Contentserv ein Demo-System, das repräsentative Produkte enthielt, und konfigurierte es. Dann wurden ein InBetween Projekt angelegt und erste Templates für den Printkatalog entwickelt, die den grafischen und strukturellen Anforderungen des fertigen Kataloges schon sehr nahe kamen. Nach erfolgreichem Abschluss des Proof of Concept wurden auf dieser Grundlage die Daten für das Gesamtprogramm aufbereitet und das System zum ersten Mal befüllt. Der Datenbestand wurde vom Kunden immer weiter differenziert und vervollständigt; parallel wurde das Database-Publishing mit InBetween auf Mehrsprachigkeit ausgebaut und verfeinert.

effizente Produktion

Ende 2010 wurde es dann ernst mit Produktion und Druck des ersten deutschsprachigen Kataloges. Dieser diente dann als Datenbasis für die weiteren Sprachversionen: Die deutschen Texte wurden von den jeweiligen LEMKEN Landesvertretungen übersetzt und wieder in die CONTENTSERV PIM Suite importiert, von wo aus sie dynamisch in die InBetween Templates übergeben wurden. Durch entsprechende Datenstrukturen und Vererbung von Informationen konnte so der Aufwand sehr gering gehalten werden.

Bereits im ersten Quartal 2011 konnten auf diese Weise die zehn Katalogversionen in acht verschiedenen Sprachen ausgegeben werden. Für die nächste Katalogproduktion ist – da die Katalogproduktion nun komplett eingerichtet ist und alle Übersetzungen vorhanden sind – mit einer weiteren deutlichen Verbesserung der Produktionszeit zu rechnen.
Durch die Abstimmung des Warenwirtschaftssystems, CONTENTSERV und InBetween ist ein hoher Automatisierungsgrad erreicht worden. Der Automatisierungsgrad dient jedoch nicht nur der Zeitersparnis. Er dient auch der Datensicherheit, welche durch die automatisierte Datenpflege, basierend auf Ex- und Importen, gegenüber der manuellen Pflege erhöht wird. In Zukunft soll durch eine direkte Kopplung an das Warenwirtschaftssystem der Datenexport nach CONTENTSERV weiter automatisiert werden. Ebenso sind weitere Sprachausführungen und der Datenexport zu einem Online-Katalog geplant, um die Kunden noch gezielter erreichen zu können.