(PM) , 24.08.2007 - In vielen Bereichen des Geschäfts- und Privatlebens ist man von Informationen, Arbeiten und Hilfestellungen anderer abhängig. Ist dies nicht systematisch organisiert, bleiben wichtige Projekte oft stecken.

Ist Ihnen das Folgende auch schon einmal passiert? Sie verlangen von einem Lieferanten eine Information per Email. Nach sechs Wochen stellen Sie plötzlich fest, dass niemals eine Antwort kam. Aber jetzt ist es zu spät, weil Ihr eigener Kunde schon eine andere Lösung gefunden hat. Schade, dies hätten Sie mit einem besseren persönlichen Organisationssystem vermeiden können.

Nicht alle sind zuverlässig ...
Es ist nun einmal eine Tatsache, dass die große Mehrheit der Menschen nicht das tut, was sie verspricht. In den meisten Fällen ist dies keine böse Absicht, sondern etwas wird schlicht und einfach vergessen. Ich würde sogar sagen, dass wir uns bei höchstens 20 Prozent der Menschen wirklich darauf verlassen können, dass versprochene Dinge erledigt und Zusagen eingehalten werden. Und dies gilt sowohl für das Geschäfts- als auch für das Privatleben.

Es macht keinen Sinn, dass wir uns über diesen Umstand aufregen. Es ist einfach so und wir müssen damit leben. Für einen erfolgreichen Menschen bedeutet dies nur eines: Dass er hinter den anderen 80 % her sein muss – mit anderen Worten, wir müssen "nachfassen". Das "Warten auf Antwort"-System – nachlesen auf www.rusch.ch – kann dabei hilfreiche Dienste leisten. In 6 Schritten lässt es sich erfolgreich einrichten und anwenden:

1. Sie benötigen ein Ablage-Fach, das Sie mit "Warten auf Antwort" beschriften. Es soll entweder auf Ihrem Schreibtisch oder in unmittelbarer Nähe stehen. Vielleicht legen Sie auch gleich ein "Warten auf Antwort"-Fach für private Themen an.

2. Wenn Sie eine Anfrage, einen Auftrag oder was auch immer verschicken, das zu einer Reaktion des Empfängers führen soll, benötigen Sie von nun an immer eine weitere Kopie des entsprechenden Dokuments. Wenn Sie also eine Email verschicken, so drucken Sie eine weitere Kopie aus. Dies gilt auch für einen Brief. Und wenn Sie ein Telefongespräch führen, so machen Sie sich eine Telefon-Notiz, am besten im Format DIN A4, um die Gefahr des Verlegens zu reduzieren.

3. Sie legen das entsprechende Dokument – oder möglicherweise das ganze File – in das Ablagefach "Warten auf Antwort". Dort liegt es dann bis eine Antwort kommt. Dies hat auch den Vorteil, dass Sie es mit einem Handgriff finden, falls Sie der Gesprächspartner anruft oder unerwartet im Büro besucht.

4. Einmal pro Woche (oder vielleicht auch einmal pro Tag – Sie entscheiden!) gehen Sie dieses Fach durch. Die Vorgänge, die sich erledigt haben, nehmen Sie heraus. Bei den noch of-fenen Fällen entscheiden Sie von Fall zu Fall, ob es an der Zeit ist, nachzufassen.

5. Bei den noch offenen Fällen, bei denen Sie nun nachfassen möchten, schreiben Sie zum Beispiel im Falle eines Fax "2. Anfrage" handschriftlich in großen Buchstaben direkt auf das Fax und darunter das Datum dieses Tages. Und dann senden Sie dieses Fax nochmals. Bei einem Email drücken Sie einfach auf die Schaltfläche "Weiterleiten an", setzen dort den gleichen Empfänger ein und schreiben oberhalb "2. Anfrage". Bei einem Brief fertigen Sie eine Fotokopie an, schreiben mit rotem Stift "2. Anfrage" darauf und senden ihn nochmals. Im Falle eines Telefongesprächs rufen Sie natürlich nochmals an und machen sich dann aber unbedingt einen Vermerk auf Ihrer Telefon-Notiz. Diese Dokumente gehen dann zurück ins "Warten auf Antwort"-Fach.

6. Wenn Sie nach einer von Ihnen festgelegten Zeitdauer immer noch keine Reaktion vom Adressaten erhalten haben, dann schreiben Sie "3. Anfrage" mit dem aktuellen Datum auf das Dokument und senden es nochmals. Und so weiter ... Bei mir gab es schon Fälle, die über die "10. Anfrage" hinausgingen!

Die Vorteile dieses Systems
Durch das regelmäßige Durchgehen des "Warten auf Antwort"-Fachs werden Sie daran erinnert, nachzufassen. Dadurch können wichtige Dinge nicht untergehen. Dieser ganze Vorgang benötigt wenig Zeit. Auf ein Fax "Warten auf Antwort" sowie das jeweilige Datum zu schreiben und es dann nochmals zu senden, geht schnell. Und die Resultate sind sehr erfreulich. Der Empfänger Ihrer Anfrage hatte vielleicht die Hoffnung, Sie würden es vergessen, insbesondere wenn es sich dabei um etwas Unangenehmes handelte wie z.B. eine Reklamation. Wenn er aber feststellt, dass Sie gut organisiert sind, dann hat er gar keine andere Wahl, als Ihre Anfrage zu beantworten und wird es meistens nach der ersten oder zweiten Aufforderung auch tun.

Auch für andere Bereiche
Das "Warten auf Antwort"-Fach können Sie auch für andere Dinge, an die Sie erinnert werden möchten, einsetzen. Wenn Sie beispielsweise jemandem ein Buch oder einen anderen Gegenstand ausleihen, sollten Sie ebenfalls einen Zettel in dieses Fach legen. Sonst kann es passieren, dass Sie es vergessen und das Leihobjekt niemals zurückerhalten.

Beginnen Sie noch heute
Am besten setzen Sie gleich jetzt auf Ihre Besorgungsliste oder Aktivitätenliste im Zeitplanbuch, ein Ablagefach zu besorgen und es mit "Warten auf Antwort" zu beschriften. Probieren Sie dieses System einfach 30 Tage aus – Sie werden von der Struktur und der Eigendynamik, die dieses System entwickelt, begeistert sein und auch bald erste Erfolgserlebnisse verzeichnen können!