„Wissen ist ein entscheidender Standortfaktor für Deutschland. (…). Insbesondere für den Mittelstand, dem Rückgrat der deutschen Wirtschaft, wird Wissen damit zu einem kapitalen Unternehmenswert, der ebenso bewertet, gepflegt, erweitert und verwaltet werden muss wie materielle Vermögenswerte.“, konstatiert Bundeswirtschaftsminister Michael Glos in der Broschüre „Wissensbilanz - Made in Germany“ [1]. Darin beschrieben: eine Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie zur Etablierung des Instruments der Wissensbilanz in der deutschen Unternehmenslandschaft. Gerade in Baden-Württemberg mit seinen mittelständischen und in weiten Bereichen hoch-innovativen Industrieunternehmen erlangt das Thema „Wissenserwerb, Wissensstrukturierung und Wissensnutzung im betrieblichen Alltag“ für Unternehmen eine immer höhere erfolgskritische Bedeutung. Vor diesem Hintergrund haben das Kompetenzzentrum Unternehmensberatung der Berufsakademie Stuttgart und der Regionale Arbeitskreis Baden-Württemberg (RAK-BW) des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU) in einer Online-Umfrage rund 4.500 Unternehmen in Baden-Württemberg zum Stand des Wissensmanagements in ihrem Unternehmen befragt.

Struktur der Umfrage

Die Umfrage basiert auf einem Fragebogen aus dem Buch von Mathieu Weggemann.: „Wissensmanagement“, (c) 1999 by mitp, REDLINE GmbH, Heidelberg, Gemany, der mit freundlicher Genehmigung des Verlages verwendet wurde. Durch die Unterstützung der Kompass GmbH wurden dem Umfrageteam e-mail-Adressen baden-württembergischer Firmen als Kontaktbasis zur Verfügung gestellt, rund 4.500 e-mails konnten erfolgreich übermittelt werden. Hiervon haben sich 101 Unternehmen an der Umfrage beteiligt, was einer Rücklaufquote von 2,24% entspricht – für eine solche Online-Umfrage ein üblicher Wert, der aber auch zeigt, dass die Sensibilisierung für dieses Thema zumindest in den baden-württembergischen Unternehmen noch ausbaufähig ist.

Der Fragebogen enthält 51 Fragen zu den Themen Unternehmensdaten, Strategie/Ziele, Wissensermittlung, Wissensinventarisierung, Wissenserwerb, Wissenstransfer, Wissensnutzung, Widerstände, Wissensevaluierung und Wissensbilanz. Zu vorgegebenen Aussagen/Thesen wurden die Unternehmen befragt, in wie fern sie der jeweiligen These bezogen auf eine Skala von 1 bis 4 zustimmen. Zur Auswahl standen dabei folgende Antworten:

• 1: große Zustimmung
• 2: teilweise Zustimmung
• 3: geringe Zustimmung
• 4: sehr geringe Zustimmung

Nachfolgend werden zu jedem Thema die Kernaussagen wiedergegeben. Zur Struktur und den Merkmalen der Unternehmen, die sich an der Befragung beteiligt hatten, wurden unter anderem folgende Daten erfaßt:

• Rechtsform: 70,3 Prozent der teilnehmenden Unternehmen waren Kapitalgesellschaften (Aktiengesellschaft, GmbH) und rund ein Viertel der Befragten (28,7%) Personengesellschaften. Die restlichen Rechtsformen markierten zusammen ein Prozent.
• Mitarbeiterzahl: Fast zwei Drittel der Unternehmen hatten zum Befragungszeitpunkt zwischen 50 und 250 Mitarbeiter (59,4%), ein weiteres gutes Drittel über 250 Mitarbeiter (36,6%). Die restlichen vier Prozent verfügten zu diesem Zeitpunkt über weniger als 50 Mitarbeiter.
• Umsatz: Ein Fünftel der befragten Unternehmen erwirtschaftet jährlich weniger als 10 Millionen Euro (20,2%), fast jedes Zweite liegt zwischen 10 und 50 Millionen Euro (44,4%) und rund ein Drittel gab einen Jahresumsatz von mehr als 50 Millionen Euro (35,4%) an.
• ■ Branchen: 21,3% der Umfrageteilnehmer kommen aus der Maschinenbau-Branche, 11,2% aus dem Baugewerbe, 10,1% aus der Metallerzeugung und ebenfalls 10,1% aus der EDV, Elektrotechnik und Feinmechanik. 13 andere Branchen haben einen Anteil von unter 10%.
• Unternehmensstadium: Weiterhin gaben 44,4% der Umfrageteilnehmer an, dass sich ihr Unternehmen in der Wachstumsphase befinde. 37,4 Prozent sahen sich in der Reifephase und 18,2 Prozent im „Alter“.

Strategie und Wissen

82% der befragten Unternehmen stimmen der Aussage „Ein Unternehmen sollte explizite Ziele haben“ in großem Umfang zu. Die Aussage „Unser Unternehmen hat sich Ziele gesetzt“ findet bei 69% der Umfrageteilnehmer sehr große Zustimmung. Auf etwa jedes fünfte Unternehmen traf diese Aussage nur zum Teil zu.

Wissensermittlung

Bei der Ableitung der Wissensermittlung aus der Strategie sehen sich die Umfrageteilnehmer auf einem guten Stand. Die Ableitung von benötigtem Wissen aus strategischen Überlegungen heraus findet überwiegend große bzw. teilweise Zustimmung.

Aussage: Die Strategie unseres Unternehmens ist so deutlich, dass wir daraus ableiten können, welches Wissen erforderlich ist, um die Strategie zu realisieren.

Antworten

• große Zustimmung: 31%
• teilweise Zustimmung: 53%
• geringe Zustimmung: 14%
• sehr geringe Zustimmung: 2%

Aussage: Wir sind uns im Kklaren, welches Wissen wir benötigen, um unsere Strategie zu realisieren

Antworten

• große Zustimmung: 25%
• teilweise Zustimmung: 57%
• geringe Zustimmung: 16%
• sehr geringe Zustimmung: 2%

Aussage: Die Ermittlung des für die Realisierung der Strategie erforderlichen Wissens ist bei uns ein Routinevorgang

Antworten

• große Zustimmung: 12%
• teilweise Zustimmung: 50%
• geringe Zustimmung: 33%
• sehr geringe Zustimmung: 6%

Wissensinventarisierung

Bei der Inventarisierung – und damit der einfachen Wiederauffindbarkeit von Wissen – vertrauen die Unternehmen auf informelle Strukturen.

Aussage: Uns ist bekannt, welche Mitarbeiter über nicht leicht ersetzbares Wissen verfügen

Antworten

• große Zustimmung: 64%
• teilweise Zustimmung: 29%
• geringe Zustimmung: 6%
• sehr geringe Zustimmung: 1%

Aussage: Wenn eine bestimmte Frage zu klären ist, dann können wir sagen, welche Personen mit dem geeigneten Wissen ausgestattet sind, um solche Frage zu beantworten

Antworten

• große Zustimmung: 57%
• teilweise Zustimmung: 36%
• geringe Zustimmung: 6%
• sehr geringe Zustimmung: 1%

Entsprechende Dokumentationen, aus denen ersichtlich ist, welches Wissen wo verfügbar ist, sind aber wenig verbreitet: Nur bei jedem siebten Unternehmen ist dies in vollem Umfang dokumentiert.

Aussage: Wir verfügen über Aufzeichnungen, in denen nachgeschlagen werden kann, welches Wissen sich an welcher Stelle im Unternehmen befindet.

Antworten

• große Zustimmung: 14%
• teilweise Zustimmung: 34%
• geringe Zustimmung: 34%
• sehr geringe Zustimmung: 19%

Wissenserwerb

Beim Wissenserwerb ergibt sich ein ähnliches Bild. Auch hier haben die Unternehmen ein klares Bild, welches Wissen entwickelt werden muss bzw. wo die Wissenslücken sind, Verfahren zur Wissensentwicklung haben sich aber nicht flächendeckend durchgesetzt.

Aussage: Wir haben klare Vorstellungen, welches Wissen wir entwickeln oder uns aneignen müssen. Kurz: Die Wissenslücken sind bekannt

Antworten

• große Zustimmung: 23%
• teilweise Zustimmung: 63%
• geringe Zustimmung: 12%
• sehr geringe Zustimmung: 2%

Aussage: Wir verfügen über Verfahren zur Wissensentwicklung

Antworten

• große Zustimmung: 9%
• teilweise Zustimmung: 41%
• geringe Zustimmung: 35%
• sehr geringe Zustimmung:16%

Wissenstransfer

Beim Transfer von Wissen im Unternehmen geben die Umfrageteilnehmer an, dass sowohl Wissen an die richtige Stelle gebracht wird als auch dass Wissenssuchende die richtigen Wissensträger im Unternehmen finden.

Aussage: Wir tragen dafür Sorge, dass das verfügbare Wissen mit Mitarbeiter geteilt wird, von denen angenommen wird, dass sie dieses für die Bewältigung ihrer Aufgaben benötigen.

Antworten

• große Zustimmung: 32%
• teilweise Zustimmung: 52%
• geringe Zustimmung: 11%
• sehr geringe Zustimmung: 5%

Aussage: Wenn ein Mitarbeiter für seine Arbeit auf die Suche nach einem bestimmten Wissen geht, kommt er in den meisten Fällen mit denjenigen zurecht, die zu diesem Thema über das meiste Wissen verfügen.

Antworten

• große Zustimmung: 24%
• teilweise Zustimmung: 58%
• geringe Zustimmung: 15%
• sehr geringe Zustimmung: 3%

Aussage: Kostenträchtige Fehler halten sich in Grenzen, weil das benötigte Wissen zum rechten Zeitpunkt oder an der passenden Stelle zur Verfügung stand.

Antworten

• große Zustimmung: 18%
• teilweise Zustimmung: 57%
• geringe Zustimmung: 23%
• sehr geringe Zustimmung: 2%

Teilen von Wissen

Hinsichtlich der Frage, wie Wissen im Unternehmen geteilt und zur Verfügung gestellt wird, setzen die befragten Unternehmen stark auf informelle Kommunikation.

Das Teilen von Wissen wird dabei in den Unternehmen ermöglicht…

a) … über interne Diskussionsrunden und Meetings

• große Zustimmung: 41%
• teilweise Zustimmung: 43%
• geringe Zustimmung: 13%
• sehr geringe Zustimmung: 4%

b) …über interne und/oder externe Bildungsmaßnahmen, Kurse, Seminare etc.

• große Zustimmung: 25%
• teilweise Zustimmung: 57%
• geringe Zustimmung: 16%
• sehr geringe Zustimmung: 2%

c) …über informelle Face-to-Face-Kontakte

• große Zustimmung: 43%
• teilweise Zustimmung: 38%
• geringe Zustimmung: 13%
• sehr geringe Zustimmung: 6%

Hinsichtlich strukturierter Verfahren und Methoden der Wissensteilung, setzen die Unternehmen auf eine Wissensvermittlung…

a) …über Berichte, Handbücher, schriftliche Anweisungen, Leitfäden etc.

• große Zustimmung: 25%
• teilweise Zustimmung: 50%
• geringe Zustimmung: 19%
• sehr geringe Zustimmung: 5%

b) …über Fallstudien von abgeschlossen Projekten

• große Zustimmung: 11%
• teilweise Zustimmung: 34%
• geringe Zustimmung: 33%
• sehr geringe Zustimmung: 23%

c) …über Rotation von Wissensträgern in unterschiedlichen Abteilungen

• große Zustimmung: 5%
• teilweise Zustimmung: 14%
• geringe Zustimmung: 33%
• sehr geringe Zustimmung: 49%

d) …über Archivierungs-, Bibliotheks- und Dokumentationsdienste

• große Zustimmung: 12%
• teilweise Zustimmung: 28%
• geringe Zustimmung: 39%
• sehr geringe Zustimmung: 22%

e) …über Informationstechnologien (Datenbanken, Intranet, Groupware)

• große Zustimmung: 22%
• teilweise Zustimmung: 44%
• geringe Zustimmung: 22%
• sehr geringe Zustimmung: 13%

Nutzung von Wissen

Die Nutzung des im Unternehmen verfügbaren Wissens ist nach Einschätzung der der absoluten Mehrheit der befragten Unternehmen mindestens zum größten Teil gewährleistet.

Aussage: Neu entwickeltes oder erworbenes Wissen wird, nachdem es mit anderen geteilt wurde, stets schnell durch die Mitarbeiter, für die dieses Wissen bestimmt ist, eingesetzt.

Antworten

• große Zustimmung: 24%
• teilweise Zustimmung: 50%
• geringe Zustimmung: 23%
• sehr geringe Zustimmung: 3%

Widerstände

Wenn es in den Unternehmen der Umfrageteilnehmer Widerstände gibt, neues, geteiltes Wissen anzunehmen, so ist dies in der Regel mit dem Festhalten an Tradiertem begründet.

Aussage: Mitarbeiter „hängen“ in hohem Maße an ihren Gewohnheiten und Routinen (wir haben stets auf diese Art gearbeitet und dies hat immer gut funktioniert).

Antworten

• große Zustimmung: 31%
• teilweise Zustimmung: 41%
• geringe Zustimmung: 25%
• sehr geringe Zustimmung: 4%

Andere Faktoren wie fehlender Einbezug der betroffenen Mitarbeiter, mangelnder Mehrwert neu generierten Wissens oder Veränderungsresistenzen älterer Mitarbeiter finden überwiegend lediglich geringe oder sehr geringe Zustimmung.

Evaluierung von Wissen

Ein gemischtes Bild ergibt sich bei der Evaluierung von Wissen, insbesondere beim „Aussortieren“ bzw. Ersetzen nicht mehr benötigten Wissens.

Aussage: Wir kennen das im Unternehmen verfügbare Wissen, das nicht mehr für die Ausführung unserer Strategie benötigt wird.

Antworten

• große Zustimmung: 5%
• teilweise Zustimmung: 36%
• geringe Zustimmung: 48%
• sehr geringe Zustimmung: 12%

Aussage: In unserem Unternehmen sind keine Mitarbeiter zu finden, für die gilt, dass mehr als 50 Prozent des Wissens dieser Personen nicht (mehr) bedeutsam für die Ausführung unserer Strategie ist.

Antworten

• große Zustimmung: 37%
• teilweise Zustimmung: 22%
• geringe Zustimmung: 38%
• sehr geringe Zustimmung: 4%

Erstellung von Wissensbilanzen

Nur vier Prozent der Umfrageteilnehmer haben bereits eine Wissensbilanz erstellt. In zwei Drittel der befragten Unternehmen wurde hingegen eine Wissensbilanzierung noch nie durchgeführt (66%). Jedem vierten Unternehmen ist das Thema „nicht bekannt“ (25%). Bei weiteren fünf Prozent wird die Erstellung einer (ersten) Wissenbilanz zurzeit gerade vorbereitet.

Dass die Umfrageteilnehmer die Verantwortung für die Wissensbilanz überwiegend bei der Geschäftsführung sehen, lässt die strategische Komponente dieses Instruments deutlich werden.

Frage: Wer ist für Wissensbilanzierung in Ihrem Unternehmen zuständig oder sollte zuständig sein?

Antworten

• Geschäftsführung: 60,6%
• Personalwesen: 19,2%
• Qualitätsmanagement: 14,1%
• Weitere: 6,1%

Resümee

Als Grundaussage der Umfrage kann festgehalten werden, dass Wissensmanagement von den Umfrageteilnehmern als wichtiges Thema wahrgenommen wird und eine unmittelbare Verknüpfung zur Unternehmensstrategie gesehen wird. Interesse am Thema haben insbesondere Kapitalgesellschaften. Bei Wissensermittlung, Wissensinventarisierung und Wissenstransfer setzen die Unternehmen eher auf informelle denn auf strukturierte Verfahren. In dieses Bild passt auch, dass nur 4% der Umfrageteilnehmer bereits eine Wissensbilanz – ein typischer Vertreter eines strukturierten Wissensmanagements – durchgeführt haben und lediglich 5% dies planen. Verbesserungspotenziale im Wissensmanagement baden-württembergischer Unternehmen sind daher durch die Anwendung strukturierter Verfahren wahrscheinlich. Der RAK BW des BDU und das Kompetenzzentrum Unternehmensberatung werden dies in Pilotprojekten in den kommenden Monaten evaluieren und die Ergebnisse beim 4. Freiburger Mittelstandskongress am 08. Oktober 2008 vorstellen.´

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Teil 1Grundlagen der Wissensbilanzierung
Teil 3: Erstellung einer Wissensbilanz
Teil 4: Erfahrungsbericht IT-Dienstleister
Teil 5: Von der Theorie zur Praxis
Teil 6: Wissensmanagement wird unverzichtbar

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Quellen: [1] Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie: „Wissensbilanz – Made in Germany“, Berlin, 2006; [2] Mathieu Weggemann: „Wissensmanagement“, Heidelberg, 1999

Autoren-Verweis

Kompetenzzentrum Unternehmensberatung
Prof. Dr. Friedrich Augenstein
Berufsakademie Stuttgart
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