Per Mausklick Zugriff auf das ganze Wissen eines Unternehmens - Wissensmanagement erhöht nicht nur die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter, sondern ermöglicht neben dem dauerhaften Erhalt des Wissens zudem einen effizienteren Ressourceneinsatz sowie eine zielgerichtete Organisations- und Unternehmensentwicklung.

Geschäftsprozesse zu optimieren heißt für viele, die einzelnen Prozessschritte im Detail zu verbessern. Das allein reicht in einem immer komplexeren und schnelllebigeren Umfeld jedoch nicht mehr aus. Vielmehr gilt es, den Blick über die Prozessgrenzen hinaus zu wagen und alle relevanten Einflussfaktoren zu berücksichtigen. Wer verfügt überhaupt über welches Wissen? Ein Unternehmen, das benötigtes Wissen erst mit großem Aufwand orten muss, verschwendet wertvolle Zeit und Energie, Produktivitätsverluste sind die Folge.

Kurzum: Erforderliches Wissen muss dort auffindbar sein, wo es benötigt wird. Hier ist Organisationsgeschick gefordert, um Geschäftsprozesse eng mit dem Wissen zu verknüpfen. Dafür müssen Mitarbeiter ihr Know-how teilen. Ob sie dazu bereit sind, hängt maßgeblich von der Unternehmenskultur ab – die es dementsprechend zu entwickeln gilt.

Unternehmen müssen also beides aktiv gestalten: eine enge Verbindung zwischen Wissen und Prozessen und eine Kultur, die den Wissensaustausch fördert. Kaizen, die japanische Methode zur kontinuierlichen Verbesserung, bietet dafür Werkzeuge, die schon mit wenig Aufwand Wirkung zeigen. Hierzu drei Impulse:

1. Transparenz in Zuständigkeiten und Prozessen

Wer Wissen an den Stellen im Geschäftsprozess zugänglich machen möchte, an denen es gebraucht wird, benötigt klare, transparente Abläufe. Um das zu erreichen, wird der Geschäftsprozess zunächst in Haupt- und Detailprozesse unterteilt, dann für jeden Prozess eine Zuständigkeitsmatrix erstellt. Sie führt die Aufgaben im Prozess mit dem jeweiligen Funktionsträger zusammen – ähnlich wie eine Landkarte, die Orte, ihre Bedeutung und ihre Verbindung erkennen lässt. So erschließt sich auf einen Blick, wer für welchen Prozessbereich zuständig ist und wo potenzielle Wissensträger zu finden sind.

Der zweite Schritt besteht darin, die genauen Prozessabläufe sichtbar zu machen. Daraus ergeben sich wertvolle Erkenntnisse, wie Ablauf und Informationsfluss zusammenhängen und an welcher Stelle relevante Informationen fehlen.

So entsteht Transparenz und bringt dem Unternehmen einen Überblick über die Prozessgrenzen hinweg. Neue Handlungsmöglichkeiten eröffnen sich. Denn Zusammenhänge werden leicht erfasst, Auswirkungen von Veränderungen sichtbar, Risiken erkennbar. Und: Schlüsselpersonen für eine anstehende Veränderung können schnell benannt werden.

2. Wissen systematisch dokumentieren und pflegen

Ohne Dokumentation von Wissen existiert das Know-how eines Unternehmens nur in den Köpfen der Mitarbeiter. Das bedeutet: Wissen geht verloren, wenn diese Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Es ist also wichtig, ihr Know-how zu hinterlegen, so dass es erhalten bleibt und jeder im Unternehmen bei Bedarf darauf zugreifen kann. Eine praktikable Lösung ist, die Zuständigkeitsmatrix um die Aufgabe der Wissensdokumentation zu erweitern und die Verantwortung dafür in die Hände der jeweiligen Funktionsträger zu legen.

Das so gebündelte Wissen hilft z. B. Mitarbeitern, die neue Aufgaben bekommen, sich schnell in ihrem neuen Umfeld zurechtzufinden.

Die aufgebauten Strukturen veralten jedoch recht schnell, wenn sie nicht konsequent gepflegt werden. Die Kaizen-Philosophie hält deshalb das „5S“-Werkzeug parat, das aus einem Regelkreis in 5 Schritten besteht:

• (Aus-)Sortieren des Wissens
• Wissen Systematisch zuordnen
• Wissen und Ordnung „sauber“ halten
• Standardisieren der Wissensdokumentation und Weitergabe
• Selbstdisziplin und kontrollierte Wiederholung

Anschließend wird der Regelkreis wiederholt. Die Erfahrung zeigt, dass sich Wissensbestände damit sehr gut aktuell halten lassen. Bei der Umsetzung stellt sich schnell Routine ein, so dass immer weniger Zeit aufgewendet werden muss.

3. Wissensmanagement in der Unternehmenskultur verankern

Informationen offen zwischen Abteilungen auszutauschen ist in vielen Unternehmen nicht ganz selbstverständlich. Denn Mitarbeiter möchten die eigenen Aufgaben nicht für andere transparent machen, fühlen sich von einer Flut unstrukturierter Informationen überfordert oder haben schlicht Angst vor einer Veränderung. Deshalb ist die Vernetzung des Wissens im Unternehmen weniger eine technische Ingenieurleistung als eine Frage der Unternehmenskultur.

Daraus ergeben sich drei große Aufgaben für Unternehmen:

1. Mitarbeiter benötigen Orientierung. Diese erhalten sie durch die Unternehmensziele. Neben den direkt messbaren Größen wie Umsatz oder Gewinn sollten Unternehmen hier auch weiche Ziele wie ihre Werte verankern. Ein weiches Ziel mit Bezug zum Wissensmanagement könnte lauten: „Wir ermitteln das künftig benötigte Wissen und halten es verfügbar.“
2. Wie dieses Unternehmensziel umgesetzt werden soll, müssen die Führungskräfte aktiv vorleben. Gehen sie allerdings mit schlechtem Beispiel voran, d. h. werden sie bequem und missachten sie die Regeln der Wissenspflege, werden ihre Mitarbeiter auch diesem Beispiel nachfolgen. Die Führungskräfte sind deshalb gefordert, ihren Mitarbeitern immer einen Schritt voraus zu sein.
3. Um Aufgaben oder Probleme zu lösen, muss Wissen aus verschiedenen Bereichen und von verschiedenen Mitarbeitern zusammengeführt werden. Voraussetzung für den somit notwendigen Austausch der Wissensträger ist ein gutes Maß an Offenheit. Die Bereitschaft, Wissen mit anderen im Unternehmen zu teilen, steigt mit dem Zugehörigkeitsgefühl zum Unternehmen. Dieses gilt es also zu stärken – Teamentwicklung wird damit zu einem besonderen Erfolgsfaktor im Wissensmanagement.

Gelingt es, diese Aufgaben zu meistern, entsteht ein neuer Geist des Miteinanders – ein entscheidender Faktor, der Offenheit, Wissensaustausch und somit auch die Produktivität fördert.