(PM) Stuttgart, 29.01.2015 - Um ihre Zielvorgaben an Produktivität und Umsatz erfüllen zu können, sind Unternehmen auf eine möglichst exakte Berechnung des Personalbedarfs angewiesen. Dafür muss ermittelt werden, wie viele Mitarbeiter nötig sind, um die erforderliche Netto-Arbeitsmenge abdecken zu können, ohne dass kostspielige Überstunden entstehen und ohne, dass Mitarbeiter nicht ausgelastet sind. Ein wichtiger Punkt der Personalbedarfsberechnung ist der so genannte Personaleinsatzfaktor. Denn zwischen vertraglich festgeschriebener und real geleisteter Arbeitszeit besteht ein Unterschied.

Als Beispiel bietet sich der Kassenbereich eines Supermarkts an: Hier sollen Mitarbeiter innerhalb einer Arbeitswoche, mit Kassenzeiten von je 8 Stunden an 5 Tagen, eine Summe von 200.000 Euro abkassieren. Wird davon ausgegangen, dass ein Kassierer in Vollzeit 40 Stunden pro Woche arbeitet und innerhalb einer Stunde Waren im Wert von 1.000 Euro verbucht, sind theoretisch 5 Mitarbeiter notwendig, um die Zielvorgabe zu erfüllen (8 Stunden x 1000 € x 5 Mitarbeiter x 5 Tage = 200.000 Euro).

Krankheit, Urlaub etc. schränken Arbeitszeit ein

Doch es genügt nicht, den Netto-Arbeitsbedarf mit den vertraglich festgelegten Arbeitsstunden einer Vollzeitkraft abzugleichen. Denn die Verfügbarkeit eines Mitarbeiters wird von einer ganzen Reihe an Faktoren eingeschränkt. Krankheitsausfälle, Urlaubstage, Fortbildungen etc. verringern die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Deshalb kann eine Personalbedarfsermittlung nicht auf die vertraglich festgelegte Arbeitszeit gestützt werden, sondern muss auf der effektiven Verfügbarkeit der Mitarbeiter fußen.

Der Schlüssel ist die Netto-Verfügbarkeit

Dafür muss zunächst die Netto-Verfügbarkeit einer Vollzeitkraft wie folgt errechnet werden: Von der vertraglich festgelegten Jahresarbeitszeit werden feste Größen für Urlaubstage und gesetzliche Feiertage sowie statistische Durchschnittswerte für Krankenstände und ggf. Fortbildungen abgezogen. Das Ergebnis wird auf die Wochenarbeitszeit heruntergerechnet. Daraus ergibt sich die effektive Netto-Verfügbarkeit eines Mitarbeiters in der Woche. Diese liegt im Schnitt rund 26 Prozent unter der vertraglich festgelegten Arbeitszeit. Bei einer Wochenarbeitszeit von 40 Stunden betrüge die Netto-Verfügbarkeit etwa 29,56 Stunden.

Die für den Umsatz benötigte Arbeitszeit muss also nicht durch 40 Stunden, sondern durch 29,56 Stunden geteilt werden. Bei einem Leistungsbedarf von 40 Stunden lautet das Ergebnis 1,36. Dieser Wert wird als Personaleinsatzfaktor bezeichnet und beschreibt die tatsächliche Menge an Arbeitskraft, die für das gewünschte Maß an Produktivität erforderlich ist. Um nun den Bedarf an Mitarbeitern zu bestimmen, muss der Wert mit der Anzahl der verfügbaren Vollzeitkräfte multipliziert werden. Am Beispiel der Supermarktkassen hieße das: 5 Netto-Vollzeitkräfte x 1,36. Das Ergebnis: Um den gewünschten Umsatz zu generieren braucht der Supermarkt nicht fünf, sondern sieben Vollzeitkräfte an den Kassen. Nur so sind in diesem Fall die Produktivität und der reibungslose Ablauf auch in Krankheitsfällen und der Urlaubszeit gewährleistet.

Den vollständigen Artikel zum Thema Personaleinsatzfaktor und eine Berechnungsgrundlage im PDF-Format finden Interessierte unter: www.workforce-wiki.com/personaleinsatzfaktor/