(PM) München, 06.07.2016 - Unternehmen und ihre Mitarbeiter generieren jeden Tag eine ganze Menge an Daten, sei es in Form von Mails, PDFs, Word- oder Excel-Tabellen, internen Chats und Datenbanken. Die unternehmensweite Suche (Enterprise Search) nach den darin enthaltenen, oftmals auch unstrukturierten Informationen kostet Zeit und Geld. In einer Studie (Quelle: Haufe, „Produktiver Umgang mit Wissen in Unternehmen“) gaben die Befragten an, dass eine solche Sucharbeit zu Mehraufwand (82 Prozent), dem falschen Erledigen von Aufgaben (69 Prozent) sowie zu Fehlentscheidungen (66 Prozent) führen kann.

Um Mitarbeiter bei der Recherche nach Unternehmensdaten zu unterstützen und die Suche zu vereinfachen, bieten sich Enterprise-Search-Lösungen an, die als zentraler Zugang zu Informationen sämtlicher Systeme dienen. „Mit den Suchparametern von Lösungen wie mip2find lässt sich sogar Wissen wiederfinden, das falsch abgespeichert wurde“, so Simone Schubert, Produktmanagerin mip2find bei der mip GmbH. Wie wichtig solche intelligenten digitalen Helfer sind, bestätigt auch die Studie. 71 Prozent der Teilnehmer gaben an, dass das Wissen zwar im Unternehmen vorliegt, aber sie nicht wissen, wo genau. Die Gründe hierfür sind vielfältig. So wurden von den Teilnehmern der Befragung intransparente beziehungsweise fehlende Ablagesysteme genannt, komplizierte Suchfunktionen sowie eine mangelnde Bereitschaft seitens der Kollegen, dieses Wissen zu teilen.

Informationsmanagement mit intelligenter Lösung – vielfältig anwendbar

Simone Schubert: „Wir haben mip2find entwickelt, um die Informationssuche zu erleichtern und das Wissensmanagement insgesamt zu optimieren. Durch unterschiedliche Profileinstellungen und Features wird die Lösung verschiedenen beruflichen, projektbezogenen sowie fach- und rollenspezifischen Anforderungen gerecht.“ So lassen sich für den Vertriebsmitarbeiter gezielt die Informationen auf seinem Dashboard zusammenführen, die er gerade benötigt. Somit hat er stets im Blick, welche Angebote, Verträge oder Präsentationen zu dem ausgewählten Kunden vorliegen und kann auf Umsätze oder andere Kennziffern zugreifen. Die Einbindung einer „next best offer“-Funktion oder von Sonderangeboten ermöglicht darüber hinaus, proaktiv gegenüber dem Kunden zu agieren. „Damit kann er schneller entscheiden, bei welchen Kunden eventuell Bedarfe bestehen und steigert somit die Zufriedenheit seiner Kunden“, erklärt Simone Schubert.

Auch ein Ingenieur, der in seiner täglichen Arbeit mit Anlagen und Maschinen zu tun hat, profitiert vom übersichtlichen, individualisierbaren Dashboard und Informationsmanagement. Hier werden die unterschiedlichen Daten zu verbauten Elementen, Konstruktionszeichnungen, Verträgen mit Lieferanten und Wartungsvereinbarungen zusammengestellt. Dadurch hat er beispielsweise den aktuellen Status aller Reparaturen ebenso im Blick wie bevorstehende Wartungsläufe. Das Vorgehen in vergleichbaren Situationen hilft bei der Lösungsfindung. Außerdem lassen sich etwa Predictive Analytics im Dashboard einbinden, sodass die vorausschauende Wartung unkompliziert integriert werden kann. Dass dies relevant ist, wird auch durch die Studie unterstützt, in der fast alle Befragten den Zusammenhang zwischen Einspar- sowie Innovationspotenzialen und dem produktiven Einsatz von Wissen als sehr hoch bewerten.

Simone Schubert fasst den Nutzen der neuen Lösung zusammen: „mip2find bildet die Klammer für sämtliche Unternehmensdaten aus allen verfügbaren Systemen. Die Lösung unterstützt nicht nur die Suche, sondern auch die Zusammenstellung notwendiger Info je nach Anforderungsprofil und stellt diese übersichtlich dar.“

Mehr Informationen zu den Themen Enterprise Search und Wissensmanagement auf: mip.de/wissensmanagement/