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Weit mehr als Speicherplatz: Dropbox als Plattform für Wissenstransfer

Die Globalisierung und fortschreitende Technisierung führen dazu, dass die Wirtschaft sich mehr und mehr digitalisieren muss. TALLENCE entwickelt Produkte und skalierbare Serviceleistungen, die Unternehmen von der Digitalisierung profitieren lassen.
(PM) Hamburg, 04.12.2017 - Wer jenseits bestehender Konventionen denkt, braucht neue Systeme. Und gerade als Beratungsunternehmen im Digitalisierungsbereich ist es wichtig, agil aufgestellt zu sein. TALLENCE arbeitete sehr lange mit einer eigens maßgeschneiderten kleinen Cloud-Struktur. Allerdings wurde die Berechtigungsstruktur im Dateizugriff mit wachsender Mitarbeiterzahl zunehmend zum Problem. Wie kann gewährleistet werden, dass nur Personen mit geeigneter Berechtigung Daten bearbeiten, verschieben und löschen können?

Rundum geschützte Verfügbarkeit

Die Einführung von Dropbox Business vor sechs Monaten sorgte für die Lösung dieser Herausforderungen – alle Mitarbeiter von TALLENCE arbeiten heute zu komplett damit. „Dropbox Business mit Datenhosting in Deutschland liefert uns und unseren hochsensiblen Kundendaten eine sichere neue Heimat, die wir heute zu 100% an jedem Arbeitsplatz nutzen, “ sagt TALLENCE Vorstand, Martin Wagner.

Auch kritische Daten wie Personal- oder Finanzdaten sind jetzt in Dropbox gut verwaltet und sicher. Ebenso befinden sich dort hochsensible Daten der Kunden von TALLENCE in entsprechenden Arbeitsordnern. Da Datensicherheit für TALLENCE oberste Priorität genießt, hat das Unternehmen die Wahl getroffen, seine und die Daten der Kunden innerhalb der von Dropbox angebotenen Infrastruktur in Frankfurt hosten zu lassen.

Ein Business Administrator klassifiziert alle Daten nach ihrer Sicherheitsstufe. Personal-und Finanzdaten werden zusätzlich mit der in Deutschland entwickelten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Boxcryptor optimal vor Fremdeingriffen geschützt. Diese Software ver- und entschlüsselt alle Dateien vor und nach der Übertragung im Internet noch einmal, und der Nutzer hält den Schlüssel. Einmal eingerichtet funktioniert das per Mausklick, was den Einsatz im Unternehmensalltag extrem leicht und komfortabel macht.

Optimierter Workflow und Wachstum

TALLENCE hat sich mit 60 Dropbox Business-Lizenzen ausgestattet. Da viele Mitarbeiter Dropbox schon zuvor privat nutzten, waren viele Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten bereits bekannt und der Schulungsbedarf dadurch gering. Die Übertragung der Firmendaten vom alten Dateiserver funktionierte über den Dropbox-Client nahtlos und für die Mitarbeiter unbemerkt. Die Ordnerstruktur hat TALLENCE vom alten Laufwerk übernommen. So erfolgte der Umstieg auf Dropbox Business maximal benutzerfreundlich und fließend, was sich in reibungsfreien und beschleunigten Geschäftsabläufen äußerte.

Heute verfügt jeder Mitarbeiter dank seiner Dropbox Business-Lizenz über stolze 1 Terabyte Speicherplatz. Das ist praktisch, gerade wenn große Datenmengen mit Kunden ausgetauscht und geteilt werden müssen, denn das E-Mail-System wird nicht länger durch große Anhänge belastet. TALLENCE Mitarbeiter legen beispielsweise Kundendateien in Dropbox an und stellen dem Kunden alle Dateien über Dropbox zur Verfügung. Der Kunde wiederum greift auf die Dokumente zu, kommentiert sie direkt über die Kommentarfunktion im Browser und legt gegebenenfalls neue Daten im geteilten Ordner ab, welche die Mitarbeiter von TALLENCE dort öffnen und analysieren.

Über eine umfangreiche Administrationskonsole werden die Berechtigungen verwaltet. So können Mitarbeiter oder auch Freelancer einfach aus- und eingecheckt werden, was gerade im Consulting-Bereich wichtig ist. Sobald eine Zugriffsberechtigung entzogen wird, sind die betroffenen Dateien oder Ordner in der Dropbox gelöscht, wenn der Nutzer das nächste Mal online ist. Heute dient Dropbox als zentraler Wissensspeicher und Plattform für den Austausch mit Consulting-Kunden. Alles Organisatorische wie Vorlagen oder Logos liegt in einem zentralen, für das ganze Unternehmen zugänglichen Ordner.

Alle Mitarbeiter haben nun schnellen Zugriff auf alle benötigten Dokumente, denn die Daten stehen sofort und hundertprozentig zur Verfügung. Auch der Zugriff über mobile Endgeräte von extern und unterwegs klappt einwandfrei und schnell. Alle Daten sind stets verfügbar, geordnet und unterliegen einer klaren Berechtigungsstruktur und einem maximal sicheren Datenzugriff. Da die Abläufe nahtlos ineinandergreifen, resultiert der Einsatz von Dropbox Business in einer enormen Zeiteinsparung.

„Wer wirklich alles stets und sicher verfügbar braucht – wie die Daten aus Projektmanagement, Präsentationen, Logos, Templates, Korrespondenz, kurz einfach alles –, der trifft mit Dropbox Business die richtige Wahl!“ so Martin Wagners Rat an alle Unternehmen.
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ÜBER DROPBOX INC.

Dropbox wurde 2007 von den damaligen Studenten Drew Housten und Arash Ferdowsi in San Francisco gegründet. Bei Dropbox geht's um mehr als nur Dateien – es geht um Teams. Mit den benutzerfreundlichen Kollaborationstools und der schnellsten und ...
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ÜBER TALLENCE AG

Die Tallence AG ist eine Management- und Technologieberatung für digitale Transformation. Die Globalisierung und fortschreitende Technisierung führen dazu, dass die Wirtschaft sich mehr und mehr digitalisieren muss. Was das für das ...
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