(PM) Hamburg, 06.11.2015 - Die Digitalisierung der Arbeitswelt wird unser Berufsleben in erheblichem Maße verändern. Dabei müsste man eigentlich meinen, dass das Medium Papier von Notebook, Tablet oder Smartphone schon vollständig verdrängt sein müsste. Dennoch gibt jeder Dritte Geschäftsführer zu, dass sich in seinen Büroräumen immer noch Papierdokumente stapeln. Zu diesem Ergebnis kommt eine jüngste Studie der Association for Information and Image Management (AIIM), die anlässlich des heutigen World Paper Free Days veröffentlicht wurde. Das von der Informationsmanagement-Industrie gesponserte AIIM-Whitepaper – zu den Sponsoren zählt auch Iron Mountain – zeigt, dass nur 17 Prozent der Angestellten in einer Arbeitsumgebung tätig sind, die man als papierlos bezeichnen könnte. Laut AIIM gehen ihnen dadurch wichtige Vorteile in Sachen Produktivität, Informationszugriff und Compliance verloren.

IronMountain empfiehlt eine Paper Light-Strategie

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, weshalb Unternehmen immer noch damit zu kämpfen haben, das Papier aus ihrer Arbeitsumgebung zu verbannen: 56 Prozent der befragten Unternehmen nehmen an, dass Verträge, Aufträge und Buchungsformulare immer noch zwingend auf Papier zu unterschreiben sind. Weitere 40 Prozent glauben, Ausdrucke von wichtigen Dokumenten zur späteren Verwendung archivieren zu müssen. 49 Prozent der Unternehmen wollen nicht auf die Verwendung von Papier verzichten, weil ihre Angestellten das entweder so wünschen oder es an Eigeninitiative des Managements fehlt. In 39 Prozent der Fälle ist dies aber auch auf mangelnde Kenntnis über papierlose Alternativen zurückzuführen.

„Wie man an den Ergebnissen der AIIM-Studie erkennen und vielleicht auch aus eigener Erfahrung beurteilen kann, ist das Papier nicht vollständig aus unserem Arbeitsleben verschwunden. Oft ist die Situation auf Grund technischer Hemmnisse, fehlender Ressourcen oder rechtlichen Anforderungen festgefahren, so dass viele Unternehmen noch einen weiten Weg vor sich haben, bis die Digitalisierung auch sie vollständig erreicht hat. Das Erste, das Unternehmen auf dem Weg dorthin machen sollten, ist einen Ansatz zu verfolgen, den wir ‚Paper Light‘ nennen“, erklärt Hans-Günter-Börgmann, Geschäftsführer der Iron Mountain Deutschland GmbH.

„‚Paper Light‘ kann erreicht werden, indem man jegliche für Geschäftszwecke benötigte Papierakte digitalisiert und diese denjenigen Personen, die sie benötigen, zugänglich macht. Falls die originalen Papierakten nicht vernichtet werden können oder falls kein digitales Image aller Akten erforderlich ist, empfiehlt sich die Auslagerung der Akten an einen externen Dienstleister. Bei dieser platz- und zeitsparenden Lösung kann dann je nach Bedarf gescannt werden. Dies ermöglicht Mitarbeitern, schneller zu arbeiten und Kunden einen besseren Service anzubieten“, so Börgmann weiter.

Iron Mountain empfiehlt Unternehmen die folgenden drei Schritte zur Realisierung von ‚Paper Light‘:

• eLearning und andere erschwingliche Weiterbildungsmöglichkeiten sollten in Erwägung gezogen werden, um Mitarbeiter an allen Standorten darüber zu informieren, wie man Informationen in allen Formaten über den kompletten Lebenszyklus hinweg effektiv verwaltet.

• Falls sich ein Unternehmen noch keine Gedanken über die Digitalisierung von Papierdokumenten gemacht hat, dann lohnt es sich insbesondere, einen Blick auf Dokumentenmanagementprozesse oder Arbeitsabläufe zu werfen, um festzustellen, welche papierbasierten Prozesse sich für das Scannen eignen. Dazu sollte evaluiert werden, welche Dokumente sofort benötigt werden, welche regelmäßig anfallen und wie viele Personen darauf Zugriff haben sollen. Anschließend kann das ursprüngliche Dokument – abhängig von der jeweiligen Aufbewahrungsfrist - vernichtet oder sicher aufbewahrt werden.

• Zusätzlich kann man einen speziellen „Aufräumtag“ im Jahr einrichten. An diesem macht sich das Team Gedanken über den Papierbestand und entscheidet in Zuge dessen, wie man die Papierdokumente am besten aus dem Büro schafft. Und mithilfe eines Handbuchs können Mitarbeiter feststellen, ob Unterlagen vernichtet oder an einen externen Aufbewahrungsort gebracht werden sollten.

Das Whitepaper ‚Paper-Free- Progress: Measuring Outcomes‘ kann unter folgendem Link kostenlos heruntergeladen werden: info.aiim.org/paper-free-progress-measuring-outcomes

Weitere Informationen zu den Dienstleistungen von Iron Mountain finden Interessierte hier: www.ironmountain.de