(PM) Hamburg, 18.04.2013 - Iron Mountain, Dienstleister für Aktenarchivierung und Informationsmanagement, unterstützt SSB Wind Systems bei der Reorganisation seines Daten- und Archivmanagements. Der Spezialist für die Entwicklung und Produktion von Rotorblattverstellsystemen wurde 2009 von der US-amerikanischen Emerson Electric Company gekauft. Mit der Akquisition muss das Unternehmen neben der Einhaltung der in Deutschland geforderten Aufbewahrungsstandards nun zusätzlich die Konzernrichtlinien des 140.000 Mitarbeiter starken US-Energietechnikriesen erfüllen und zum Beispiel für die internen Audits die Sarbanes-Oxley-Regeln einhalten. Mithilfe von Iron Mountain verwahrt SSB Wind Systems seine Datenbänder und Papierarchive revisionssicher und erfüllt damit auch die neu hinzugekommen Complianceanforderungen.

Der 2002 in den USA als Reaktion auf den Bilanzskandal von Enron verabschiedete Sarbanes-Oxley-Act, verpflichtet börsennotierte Unternehmen wie die Emerson Electric Company unter anderem zu einer nachvollziehbaren Rechnungslegung und gilt auch für deren ausländische Töchter.

Back-up Bänder bei Iron Mountain eingelagert

Bei der Umsetzung der neuen Compliance-Anforderungen konzentrierte sich SSB Wind Systems zunächst auf die externe Lagerung seiner Backup-Bänder. Diese Bänder enthalten sämtliche elektronischen Unternehmensdaten und sind fundamentaler Bestandteil der Risikovorsorge, um im Falle eines Absturzes der gesamten IT-Systeme, einer Naturkatastrophe oder eines Brandes eine reibungslose Fortführung der Geschäftsprozesse zu garantieren. SSB Wind Systems führt hierzu wöchentliche, monatliche und jährliche Backup-Rotationen durch. Alle fünf Wochen rotieren die Datenbänder zwischen dem Unternehmen und Iron Mountain. Die Bänder werden dabei in einem sicheren Metallkoffer transportiert, zu dem ausschließlich Mitarbeiter von SSB Wind Systems und Iron Mountain einen Schlüssel haben.

Archivmanagement durch Iron Mountains IM Connect(TM)

Eine weitere Complianceaufgabe betrifft die Durchsicht der Papierunterlagen und das Auslagern der Dokumentenarchive, um die von Emerson Electric geforderten internen Archivierungsvorgaben erfüllen zu können. Eine zentrale Stellung beim Indizieren und bei der Verwaltung der Akten nimmt dabei Iron Mountains Online- Kundenportal IM Connect(TM) ein. „In allen Prozessen hat das IM Connect(TM) Portal eine Schlüsselrolle. Wir mussten für die elektronische Verwaltung unserer Unterlagen keine Software kaufen oder installieren, denn dieser Service ist webbasiert“, kommentiert Holger Gemassmer, IT Director bei SSB Wind Systems.

Die stark ansteigenden Archivbestände mit bis zu 3,6 Millionen Blatt Papier werden von den Mitarbeitern der SSB Wind Systems vorbereitet. Die Dokumente werden in Kartons verpackt und Details, wie die im Handelsgesetzbuch (HGB) geregelten Aufbewahrungsfristen, in IM Connect(TM) eintragen. Schließlich werden die Kartons zur sicheren Lagerung an Iron Mountain übergeben. Benötigen die Mitarbeiter von SSB Wind Systems Dokumente, kann Iron Mountain diese innerhalb von 24 Stunden zustellen. In dringenden Fällen scannt Iron Mountain die Akte ein und schickt sie elektronisch an SSB Wind Systems.

„Iron Mountain unterstützt Unternehmen dabei, eine gesetzeskonforme Indizierung, Klassifizierung sowie Archivierung von Dokumenten durchzuführen. Somit fällt es den Verantwortlichen in den Unternehmen auch leichter, gesetzliche Regelungen wie den Sarbanes-Oxley Act oder die europäische Finanzmarktrichtlinie einzuhalten“, erklärt Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland.