(PM) München, 17.01.2012 - Die Volksbank Dreieich mit einer Bilanzsumme von rund 1 Mrd. Euro wird von insgesamt 10 Aufsichtsräten kontrolliert. Um den Anforderungen der BaFin an eine qualifizierte Vorbereitung des Gremiums zu genügen, stellt das Geldinstitut den Aufsichtsräten ab sofort alle für die monatliche Sitzung relevanten Unterlagen einige Tage vorher im Brainloop Secure Dataroom zur Verfügung. Die sichere, web-basierte Informationsbereitstellung ermöglicht den Mitgliedern des Gremiums die Lektüre der Dokumente rund um die Uhr und unabhängig vom Aufenthaltsort.

Die Finanzmarktkrise 2008 veranlasste die BaFin, weitergehende Anforderungen an die Tätigkeit von Aufsichtsräten zu definieren. Um eine gute Sitzungsvorbereitung zu ermöglichen, sollte die Bank dem Aufsichtsrat Unterlagen und alle für die Beschlussfassung relevanten Informationen zu einem angemessenen Zeitpunkt vor der Aufsichtsratssitzung zur Verfügung stellen. „Vor Einführung von Brainloop haben wir unseren Aufsichtsräten die Sitzungsmappen aufgrund der hohen Vertraulichkeit nur in Papierform vor Beginn der monatlichen Sitzung vor Ort zur Lektüre vorgelegt. Die anschließende Klärung von Detailfragen und der Abgleich unterschiedlicher Informationsstände nahmen dementsprechend viel Raum ein.“, beschreibt Jochen Porath, Bereichsleiter für Vorstandsassistenz bei der Volksbank Dreieich, das Prozedere in der Vergangenheit. Heute können die Aufsichtsräte web-basiert bereits einige Tage vor der Sitzung im „Read-Only“-Modus auf die Unterlagen zugreifen und sich mit den an zentraler Stelle komprimiert und vollständig vorhandenen Dokumenten auseinandersetzen. Diese Art des Informationsaustauschs ist sicher, bequem und äußerst effizient.

Die Umstellung auf das Arbeiten mit der Brainloop-Lösung haben die Aufsichtsräte positiv aufgenommen. Die strukturierte Ablage der Dokumente mit fortlaufender Nummerierung ist übersichtlich und gestattet, dass relevante Einzeldokumente punktuell über ein Inhaltsverzeichnis gesucht werden können. Dieses vereinfacht den Umgang mit den bis zu 200 Seiten starken Sitzungsmappen erheblich. Die Abklärung von Detailfragen im Vorfeld der Sitzung ermöglicht zudem, dass die Ergebnisse bereits aufbereitet in der Sitzung präsentiert werden können. Die Zusammenarbeit wird dadurch verbessert und erfolgt zielorientiert und effizient.