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News, 17.02.2009
Virtuelle Teamarbeit
IT muss Collaboration besser unterstützen
Die zunehmende Digitalisierung und Internationalisierung des wirtschaftlichen Alltags schafft neue Anforderungen an die Arbeitswelt in Unternehmen.  Um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen ihre Prozesse und ihr Wissen im Sinne einer effizienten Zusammenarbeit (Collaboration) optimal vernetzen und ihren Mitarbeitern Instrumente zur Verfügung stellen, die den Wissensaustausch in- und extern unterstützen. Laut einer aktuellen Studie ist das häufig aber nur bedingt der Fall.
Sei es die Kommunikation mit ausländischen Lieferanten, die Zusammenarbeit in weltweiten Projektteams oder der Austausch mit der eigenen Niederlassung in Shanghai – ständig müssen in Unternehmen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern Informationen abgeglichen, ausgetauscht und für jene, die sie brauchen, zeitgleich zur Verfügung stehen. Wie jedoch aus einer im Auftrag von Adobe Systems durchgeführten Studie von Forrester Research hervorgeht, wird der Wissensaustausch oft nur unzureichend in den Unternehmen unterstützt und lässt in puncto Effizienz, Vertraulichkeit und Sicherheit zumeist zu wünschen übrig.

Welche Bedeutung dem Thema „Collaboration“ in Unternehmen, speziell bei Wissensarbeitern zukommt, zeigen vor allem zwei Ergebnisse der Untersuchung: 99 Prozent der Befragten arbeiten regelmäßig mit anderen zusammen, 81 Prozent mit zwei oder mehr Ansprechpartnern aus verschiedenen Zeitzonen oder Regionen. Der Studie zufolge zeigen europäischer Wissensarbeiter dabei eine deutliche Tendenz, bei der Zusammenarbeit in Teams auf etablierte Tools wie E-Mails mit Anhängen zu setzen – wohlwissend, dass diese Methoden Schwächen haben und es bessere Möglichkeiten virtueller Teamarbeit in Unternehmen gibt. So wünschten sich zwei Drittel der Befragten (65%) eine Möglichkeit, Informationen schneller einzusammeln, und die Hälfte (49%) will Papier-basierte Prozesse reduzieren. Zudem sind mehr als vier von zehn befragten Wissensmitarbeitern (44%) auf der Suche nach überzeugenderen Möglichkeiten der Zusammenarbeit.

IT-Strategie darf Arbeitsgewohnheiten nicht ignorieren

Forrester zufolge bestehe die Herausforderung für Unternehmen nicht alleine darin, bessere Collaboration-Lösungen bereitzustellen, sondern ihre Mitarbeiter gleichermaßen in ihren gewohnten Arbeitsweisen zu unterstützen und sie schrittweise auf dem Weg zu neuen, besseren Methoden zu begleiten. „Die Untersuchung zeigt, wie wichtig es ist, die Arbeitsroutinen und Vorlieben der Mitarbeiter bei der Planung von Geschäfts- und IT-Projekten zu berücksichtigen“, sagt Harald Esch, Director Central Europe bei Adobe Systems. Esch zufolge sind IT-Experten daher aufgefordert, leistungsfähige Lösungen auszuwählen oder zu entwickeln, die sowohl den Anforderungen von Unternehmen als auch den Bedürfnissen von Wissensarbeitern genügen. „Wir sind davon überzeugt, dass jene Kommunikationswerkzeuge am effizientesten funktionieren, die es Anwendern ermöglichen, wie gewünscht damit zu arbeiten, ohne dass eine Anleitung durch Dritte notwendig wird“, so der Adobe-Director weiter.

IT muss sich als Business-Partner empfehlen

Obwohl Telefon und E-Mail für europäische Wissensspezialisten nach Auskunft der Studie nach wie vor die bevorzugten Methoden zur Zusammenarbeit sind, zeigen sich die Wissensmitarbeiter mit den eingesetzten Instrumenten nicht zufrieden und würden gerne mehr über alternative Möglichkeiten erfahren. In diesem Zusammenhang stünden IT-Verantwortliche Adobe zufolge vor zahlreichen strategischen und taktischen Herausforderungen, denen sie als Business-Partner im Unternehmen begegnen müssen. „Gefragt sind die richtigen Technologien, die den Bedürfnissen der Wissensarbeiter entsprechen, gleichzeitig die Inhalte sichern und die Zusammenarbeit effektiv verbessern“, so Adobe.

Informationserfassung als kritischer Punkt der Ad-Hoc-Zusammenarbeit

Wenngleich die Kommunikation in Echtzeit die bevorzugte Art der Zusammenarbeit ist, verursacht diese jedoch bei der Verarbeitung von Antworten und Informationen Adobe zufolge häufig einen erheblichen Mehraufwand. Ohne Technologien zum Extrahieren und Zusammenfassen der relevanten Daten sei der Weg bis zur Fertigstellung einer aussagekräftigen Auswertung langwierig, ohne dass aus der investierten Zeit ein Mehrwert entsteht. Deshalb empfiehlt Forrester IT-Abteilungen, E-Mail- oder Telefon-basierte Methoden zur Informationserfassung wie Umfragen oder Formulare um messbare, ansprechende Ansätze erweitern, mit denen sich Daten nicht nur sammeln, sondern auch zusammenfassen und aufbereiten lassen.

Höhere Anforderungen an die Qualität der Kommunikation

Da die Erwartungen an die Aufbereitung von Informationen stetig steigen, stünden Wissensspezialisten dem Bericht zufolge vor der Herausforderung, ihre Kommunikation möglichst hochwertig und überzeugend zu gestalten. So gab rund jeder zweite Wissensarbeiter (49%) an, mindestens einmal pro Monat Inhalte im Team erstellen zu müssen. Wie die Studie jedoch aufzeigt, haben fast neun von zehn Wissensarbeitern in Europa (87%) mit den dabei verwandten Standardwerkzeugen Schwierigkeiten. Forrester rät Unternehmen deshalb Lösungen im Sinne eines „Design For People“-Ansatzes zu entwickeln, die die Erstellung hochqualitativer Kommunikationsinhalte unterstützen und zudem auch später Anpassungen ermöglichen, da die Collaboration-Anforderungen in Zukunft weiter steigen werden.

Thema „Sicherheit“ wird häufig unterschätzt

Wie aus der Studie hervorgeht, entsprechen die Arbeitsgewohnheiten von Wissensarbeitern oftmals nicht den Sicherheitsanforderungen in Unternehmen. Dabei sieht Forrester vor allem die IT-Abteilung in der Pflicht, deren IT-Verantwortliche zum einen über die Risiken aufklären und zum anderen Werkzeuge sowie Prozesse entwickeln müssten um die Gefährdung sensibler Informationen auf ein Minimum zu reduzieren. In diesem Zusammenhang zeige die Untersuchung der Kommunikationspräferenzen, dass ein möglichst wirksamer Schutz auf Dokumenten-Ebene angesiedelt sein sollte.

Quelle: Adobe Systems

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