1. Versuchen Sie den Einkäufer als Partner zu gewinnen

Partnerschaft bedeutet, nicht gegeneinander zu arbeiten sondern miteinander Wege zu suchen, dass beide gleichermaßen davon profitieren. Dies setzt jedoch ein wechselseitiges Vertrauen und gemeinsame Ziele voraus. Voraussetzungen, die sich nur auf Basis eines persönlichen Austausches schaffen lassen.

2. Suchen Sie den persönlichen Kontakt zum Einkäufer so früh (und oft) wie möglich

Versuchen Sie stets in Erfahrung zu bringen, welcher Einkäufer sich für was verantwortlich zeichnet bzw. bei Projekten miteingebunden ist. Nutzen Sie deshalb Gespräche mit Fachabteilung und fragen Sie Ihre Gesprächspartner beispielsweise: „Welcher Kollege aus dem Einkauf wird später zuständig sein? Darf ich mich ihm heute schon mal vorstellen?“

3. Sprechen Sie mit dem Einkäufer über seine Ziele

Zeigen Sie Interesse an den Bedürfnissen, Nöten und Zielen des jeweilig verantwortlichen Einkäufers. Sie sind der Schlüssel zu einem partnerschaftlichen Miteinander. Fragen Sie den Einkäufer zum Beispiel: „Welche Wünsche haben Sie bezüglich der Zusammenarbeit?“ Oder: „Ist für Sie eine Zusammenarbeit beim Optimieren des Beschaffungsprozesses oder der Entsorgung interessant?“

4. Handeln Sie stets nach der Spielregel „Geben und Nehmen“

Zeigen Sie dem Einkäufer auf, was Sie ihm/seinem Unternehmen im Lauf der Zusammenarbeit schon gegeben haben (z. B. Rücknahme von Falschbestellungen – ohne Wiedereinlagerungskosten zu berechnen, Blitzlieferungen wegen verspäteter Bestellungen). Führen Sie hierfür eine Leistungsbilanz, um bei den entscheidenden Verhandlungen aussagefähig zu sein.

„Geben und Nehmen“ bedeutet auch, Gegenforderungen bei „Gefälligkeiten“ stellen – zum Beispiel, wenn Sie für einen Einkäufer ohne Auftrags-Chance das nötige dritte Angebot erstellen. Dann sollten Sie sagen: „Herr Einkäufer, ich erstelle das Angebot gerne, obwohl Sie beim Unternehmen X bestellen werden. Aber in welchem Bereich könnten Sie mir hierfür einen Ausgleich bieten?“

5. Arbeiten Sie an Ihrer Einstellung zu Einkäufern und bauen Sie eventuelle Feindbilder ab

Streifen Sie das Bild vom „bösen Einkäufer“ ab, indem Sie Stellenangebote für Einkäufer lesen und die wirklichen Aufgaben der Einkäufer von heute kennen lernen. Runden Sie das Gelesene durch persönliche Gespräche mit Ein-käufern über deren Arbeit ab. Interessieren Sie sich auch für den Einkäufer als Mensch, damit Sie seine Sympathie gewinnen. Auch Besuche von Einkäufer-Seminaren und ein Sich-Informieren über Einkaufsrichtlinien (auch bei den Einkäufern des eigenen Unternehmens) tragen zu einem besseren Verständnis der Einkäufer bei.

6. Thematisieren Sie in Gesprächen nicht nur Preise und Konditionen

Erarbeiten Sie Themenfelder für Ihre regelmäßigen Gespräche mit Einkäufern, die nicht Preise und Konditionen zum Inhalt haben. Zum Beispiel: Unterstützung beim Optimieren der Arbeitsabläufe, Instrumente zum Erhöhen der Markttransparenz, Zuarbeit bei Projekten, spezielle Weiterbildungsangebote für Einkäufer.

7. Integrieren Sie die Einkäufer so früh und so oft wie möglich in Ihre Gespräche mit den Fachabteilungen

Versuchen Sie Einkäufer nicht auszugrenzen, sondern diese vielmehr zu integrieren. Nur so können Sie beim Einkäufer das nötige Problem- und Wertbewusstsein schaffen. Einkäufer, die von Verkäufern nicht integriert und ernst genommen werden, fühlen sich zudem in ihrer Daseinsberechtigung bedroht. Entsprechend treten sie bei Abschlussverhandlungen auf.

8. Unterstützen Sie den Einkauf bei seiner Arbeit

Kein Mensch liebt es, wenn Andere ihm die Arbeit erschweren. Hilfestellungen hingegen, die die eigene Arbeit erleichtern, stoßen auf Sympathie und werden dankend angenommen. Dies gilt auch für Einkäufer. Stellen Sie deshalb in Ihren Angeboten klar und deutlich sowie kundenorientiert den Nutzen Ihrer Lösung dar – technisch, und kaufmännisch. Das erspart dem Einkäufer Arbeit und erhöht seine Sympathie für Ihr Angebot.

Fazit

Holen Sie die Einkäufer ins Boot, statt zu versuchen, sie „auszubooten“. Gehen Sie nicht das Risiko ein, vom Einkauf „abgeschossen“ zu werden. Bedenken Sie stets dabei: Selbst wenn ein Einkäufer keine Entscheidungsmacht hat, so kann er Ihnen doch das Leben wesentlich erschweren und immer schaden.