(PM) Wiesbaden-Igstadt, 01.07.2014 - Beschleunigung, schneller Wandel, zunehmende Vernetzung, Komplexität – Unternehmen stehen im gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Kontext vor neuen Herausforderungen. Vor allem in ökonomischen Krisensituationen braucht es agile Methoden, damit betroffene Unternehmen schneller reagieren und komplexe Veränderungsprozess erfolgreich abschließen können.

Die Geschwindigkeit, sich an verändernde Rahmenbedingungen anpassen zu können, kann entscheidend sein. Agile Unternehmen begegnen der Herausforderung im Idealfall, indem sie die Veränderung vorwegnehmen, initiieren und ihre Vorteile daraus ziehen. Das gelingt allerdings nicht immer. In vielen Fällen werden veränderte Rahmenbedingungen nicht rechtzeitig erkannt oder Veränderungsprojekte zu spät gestartet.

Politik der kleinen Schritte

„Mit dem Einsatz agiler Methoden können Unternehmen ihre Veränderungsprozesse besser steuern“, sagt Claudia Schmidt, Change-Expertin und Geschäftsführerin der Mutaree GmbH, und erklärt: „Die Einteilung in kleinere Arbeitspakete und die ständige und präzise messbare Überwachung des Veränderungsfortschritts erhöhen die Reaktionsfähigkeit auf sich ändernde Rahmenbedingungen und damit auch die Chance, die Veränderungsvorhaben erfolgreich abzuschließen.“

Scrum – agiles Prozessmodell zur Unterstützung von Veränderungsprojekten

Scrum reduziert nicht die Komplexität – es macht sie handhabbar. Der aus der Softwareentwicklung entstandene Ansatz basiert auf der Erkenntnis, dass komplexe Projekte nicht durchgängig planvoll umsetzbar sind. Das Prinzip der schrittweisen Verfeinerung des Plans und das ständig verfügbare Feedback sichern den Erfolg. Gleichzeitig wird vermieden, die bereits gegebene Komplexität noch zusätzlich durch einen komplizierten Projektplan zu steigern. Fortschritte können auf Basis kleiner Arbeitspakete mit konkret formulierten Umsetzungsdefinitionen mit klar abgegrenzten Zeithorizonten von vier bis sechs Wochen leicht überwacht werden und Anpassungsbedarfe werden schnell transparent. Die Struktur der Methode lässt sich auf drei Kernelemente zusammenfassen:

o Transparenz: Fortschritt und Hürden eines Projektes werden in sehr kurzen zeitlichen Abständen für alle sichtbar festgehalten.

o Überprüfung: In regelmäßigen Abständen werden Arbeitsergebnisse geliefert und beurteilt.

o Anpassung: Anforderungen an das Endprodukt werden nicht ein für alle Mal festgelegt, sondern nach jeder Lieferung neu bewertet und bei Bedarf durch weitere Iteration angepasst.

Dieser Ansätze können für komplexere Veränderungsprojekte adaptiert werden. „Dabei spielen die Mitarbeiter eine entscheidende Rolle“, so Claudia Schmidt. „Es reicht nicht aus, wenn die agilen Methoden als solches funktionieren – die Mitarbeiter sind diejenigen, die sie umsetzen müssen. Alle HierarchieStufen müssen dabei unterstützt werden ihre gewohnten, klassischen Verhaltensweisen sowie Denkmuster abzulegen. Sie müssen vom neuen agilen Mindset überzeugt werden.“ Mitarbeiter müssen lernen sich selbst zu steuern und die mit dem agilen Ansatz einhergehenden Freiräume nutzen aber auch selbstbewusst einfordern. Führungskräfte wiederum müssen verstehen, in diesem Kontext loszulassen und nicht zu versuchen, in die auf das Projekt bezogenen selbstorganisierten Teams einzusteuern.

Ein Veränderungsprozess den es lohnt anzugehen, denn agile Methoden wie Scrum helfen komplexe Veränderungsvorhaben angemessen zu steuern und eine Kulturwandel in Richtung Lern- und Leistungsorientierung zu initiieren. Sie fördern einen hohen Integrationsgrad, eine weitgehende Selbstorganisation der beteiligten Personen und Teams, sowie Offenheit für neue Vorhaben. „Im Ergebnis kann die Organisation bei überschaubaren Paketen leichter lernen und die Beteiligten können mit unerwarteten Anforderungen besser umgehen – und das ist es, was die Unternehmen brauchen, um dem wachsenden Veränderungstempo erfolgreich zu begegnen“, so Schmidt.

Fazit

Der Einsatz agiler Methoden in Veränderungsprojekten erlaubt es den Unternehmen schnell, entschieden und effektiv zu handeln, es nutzt aktiv die sich bietenden Chancen, absorbiert Verwerfungen und weicht größeren Störungen aus. Damit ist es in der Lage, seine Performance dauerhaft auf hohem Niveau zu halten.

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