(PM) , 19.01.2009 - Nie wieder „Wo sind meine Unterlagen?“

Heidelberg / Bonn. Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. veranstaltet gemeinsam mit der IHK Rhein Neckar einen Grundlagen-Workshop zum Thema Informationsmanagement gefördert durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. Unter dem Motto „Nie wieder ‚Wo sind meine Unterlagen?‘ – Wie, wo, wann und warum Dokumente digitalisieren?“ versammeln sich Dokumenten-Spezialisten des VOI am 11. Februar 2009 in der IHK Rhein Neckar in Heidelberg ab 13:30 Uhr, um ihr Know-how an Interessenten weiterzugeben, die sich erstmals mit dem Thema befassen. Sie erfahren Wichtiges zum Einsatz und Nutzen eines Dokumenten-Management-Systems (DMS), zu gesetzlichen Rahmenbedingungen und zur Kundenbindung durch effizienten Dokumentenzugriff. Darüber hinaus vermitteln die Spezialisten Basiswissen, berichten über rechtliche Aspekte und stellen Kosten-/Nutzenpotenziale vor. Um 17:15 Uhr ist eine abschließende Diskussionsrunde vorgesehen. Interessenten können sich unter www.voi.de oder www.kern.ihk.de für das kostenlose Event anmelden.

Das Problem ist bekannt: Unterlagen und Dokumente sind immer dann gänzlich verschwunden, wenn danach gesucht wird. Oder es gilt, Beweise in einem Gewährleistungsfall bereitzustellen und die relevanten Dokumente tauchen nicht auf. Mitarbeiter verbringen folglich viel Zeit mit dem Suchen von Papierdokumenten und Daten auf dem eigenen Computer oder im Serververzeichnis anstatt ihren eigentlichen Kernaufgaben nachzugehen.
Wie lassen sich diese Probleme lösen? Wird alles besser, wenn sämtliche Unterlagen digital verfügbar sind? Was ist zu beachten, wenn Dokumente digital verwaltet und archiviert werden? Dies sind einige der Fragen, die die Fachleute aus den Reihen der VOI-Mitglieder während des Workshops beantworten.

In verständlichen Formulierungen erläutern die Referenten, was ein DMS ist, was es kann, was es nützt und was es kostet. So stellt Guido Schmitz kurz dar, was Informationsmanagement im Unternehmen eigentlich bedeutet. Anschließend beleuchtet Hans Peter Andresen das Thema archivierungspflichtige und digitale Signaturen. Die rechtlichen Aspekte des Informationsmanagements nimmt Lothar Walther unter die Lupe. Darauf zeigt Doris Störtzer den Teilnehmern anhand von Praxisbeispielen auf, was ein DMS unter Kosten-/Nutzen-Aspekten bringt. Hendrik Vogel stellt dann dar, wie man durch raschen Informationszugriff Kunden binden kann. Den Abschluss der Veranstaltung bildet ein Praxisbericht aus dem Haus BASF SE. Dieser schildert anschaulich das Informationsmanagement im Unternehmen und welche Verbesserungen konkret erreicht wurden.

Veranstaltungsdetails:
Der Workshop findet am 11. Februar 2009 zwischen 13:30 Uhr und 17:45 Uhr bei der IHK Rhein-Neckar in Heidelberg statt. Weitere Informationen und Anmeldung unter www.voi.de oder www.kern.ihk.de unter dem Menüpunkt Veranstaltungen.

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

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