Manager und Mitarbeiter haben heute immer weniger Zeit zur Verfügung. Denn die Märkte und Kundenanforderungen ändern sich schnell. Gleichzeitig steigt der Wettbewerbs- und Erfolgsdruck ständig. Kein Wunder, dass Führungskräfte und Kollegen im Stress manchmal den Überblick verlieren, ihre aktuellen Zahlen nicht verfügbar haben und daher ad hoc falsche Entscheidungen treffen.

Um dies zu vermeiden, sollten sie Hilfssysteme zur Verfügung haben, die ihnen schnell und auf einem Blick alle wichtigen Zahlen präsentieren. Noch besser: Die jeweils Zuständigen erhalten automatisch Warnmeldungen, wenn bestimmte Vorgaben unter- oder überschritten werden. Was ist bei der Auswahl oder Einführung  solcher Lösungen zu beachten?

Welche Kennzahlen bzw. KPIs sind wichtig?

Zuerst sollte sich das Unternehmensmanagement überlegen, welche Kennzahlen für den Geschäftserfolg wichtig sind. Das können zum Beispiel Umsatz, Gewinn/Verlust, Kundenkontakte, Generierte Leads, Supportanfragen, Bearbeitungszeit, produzierte Stückzahl oder Lagerbestand sein. Diese Werte sind die so genannten Key Performance Indikators (KPIs). Sie werden auf Basis der Geschäftsstrategie inklusive der Messwerte und der zu erreichenden Ziele von der Geschäftsführung definiert. Bestimmte Softwarelösungen, wie die ERP Lösung von Exact, enthalten bereits vorkonfigurierte KPIs inklusive Dashboards und Warnsystemen, die etwa 80 Prozent der Anforderungen eines Mittelständlers abdecken. Jedoch sind diese vor allem bei Unternehmen ab 250 bis 350 Mitarbeitern auf die individuellen Anforderungen anzupassen und zu ergänzen. Für den Prozess der KPI-Definition müssen größere Unternehmen ggf. externe Berater mit ins Boot holen.

Anschließend werden diese KPIs für die unterschiedlichen Führungsebenen wie Top-Management, Finanzvorstand, Vertriebsleiter, Abteilungsleiter, Lagerleiter oder Serviceverantwortlicher bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern spezifiziert. Dabei ist in jedem Fall ein Top-Down-Ansatz zu empfehlen. Das bedeutet, die übergeordneten Ziele werden dem Geschäftsführer zugeordnet. Die detaillierteren Ziele und Handlungsanweisungen landen in der Hierarchie sukzessive weiter unten. Zum Beispiel erhält der Geschäftsführer den KPI „Cash Flow“ und der Finanzleiter die KPIs „Kontostand“ und „Offene Posten“ – oder der CEO „Umsatz“, der Vertriebsleiter „Bestellvolumen“ und „Gesamter Rechnungsumsatz“ sowie der Außendienstmitarbeiter „Lead-Generierung“ und „Rechnungseingang eines Kunden“.

Die Übersicht behalten

Dabei müssen die jeweiligen KPIs natürlich zusammenpassen und auch in der Aufteilung sinnvoll sein sowie auf den Geschäftserfolg abzielen. So dürfen nicht der Geschäftsführer das Ziel „Personalabbau“ und der HR-Chef gleichzeitig das Ziel „Personalaufbau“ haben. Der KPI „produzierte Stückzahl“ sollte auch nicht beim Support-Techniker beheimatet sein. Die Gefahr falscher oder sich widersprechender KPIs ist deutlich größer, als es diese offensichtlichen Negativ-Beispiele nahelegen. Denn hier steckt der Teufel häufig im Detail und im fehlenden Überblick über die Gesamtstruktur der definierten Kennzahlen. Übersicht ist auch ein wichtiges Thema für den einzelnen Manager oder Mitarbeiter. Es ist erfolgsentscheidend, dass jeder Mensch nur etwa fünf bis zehn KPIs zu beachten hat. Nicht umsonst spricht man von „Key“, also „Schlüssel“-Indikatoren. Denn nur bei einer geringen Anzahl kann der Einzelne diese jederzeit im Griff behalten und sich auf das Wesentlichste konzentrieren. Gleichzeitig müssen die KPIs quantitativ messbar sein und dürfen keine qualitativen Werte umfassen. Nur so lassen sich konkrete Grenzen setzen, um bei Unter- oder Überschreitung sofort Warnmeldungen auszugeben. Diese können als SMS oder Mail geschickt oder in Form von Ampeln, Tachometern, Balken- oder Liniendiagrammen sowie in weiteren Varianten angezeigt werden.

Unternehmenssteuerung mit Echtzeit-Kontrolle

Um dazu die Reaktionszeiten zu beschleunigen, sollten die nötigen Basisdaten möglichst in Echtzeit ermittelt und ausgewertet werden. Anschließend müssen sie jederzeit online zur Verfügung stehen, und zwar nicht nur über Dashboards an den PCs, sondern auch auf mobilen Endgeräten über entsprechende Apps. Noch schneller wird die Kontrolle, wenn schon vorhergehende Prozesse mit einbezogen werden. So kann zum Beispiel eine zu geringe Lead-Generierung frühzeitig auf eine mögliche spätere Verfehlung der Umsatzziele hinweisen. Dazu werden Pivot-Analysen genutzt, etwa zur Ermittlung wie viele Leads eine Kampagne erzeugt und welchen Umsatz diese generieren. Diese Frühwarnsysteme ermöglichen den Mittelständlern ein Agieren statt dem bisherigen Reagieren.

Doch woher erhalten Unternehmen diese Daten und wie lassen sie sich so schnell auswerten? In der Regel besitzen die Firmen bereits ERP-Systeme, die alle wichtigen Unternehmensdaten enthalten, sowie BI- und Analyse-Tools. Allerdings sind diese oft nicht verzahnt oder decken nur einen Teil der notwendigen Informationen und Analysen ab. Ein integriertes ERP-Tool erfasst dagegen alle aktuellen Daten aus den unterschiedlichen Unternehmensanwendungen und Datenbanken und aktualisiert diese in Echtzeit.

Big Data beherrschbar machen

Sollten die Datenmengen so groß sein, dass die Analyse-Kapazität nicht ausreicht, lassen sich Big Data-Tools ergänzen, welche die Daten aus dem ERP-System oder den Datenbanken extrahieren und auswerten. Je nach Anbieter ermöglichen entsprechende Lösungen dabei die Analyse sehr großer, nicht-aggregierter Datenmengen im Arbeitsspeicher statt auf der Festplatte (In-Memory Technologie). Dadurch verringern sich Latenzzeiten, Komplexität und Kosten, da keine aggregierten Daten oder materialisierten Ansichten mehr nötig sind.

Führungskräfte und Mitarbeiter können so ohne fremde Hilfe einfach und schnell komplexe Analysen, Planungen und Simulationen basierend auf Echtzeitdaten durchführen. Diese Auswertungen kann man auch automatisch in regelmäßigen Abständen durchführen und mit den integrierten KPIs abgleichen. Bei Fehlentwicklungen gibt anschließend ein Event Manager direkt eine Warnmeldung.

Zeitnah bei Fehlentwicklungen gegensteuern

Ein frühzeitiger Alarm ermöglicht es den Zuständigen, rechtzeitig auf Fehlentwicklungen zu reagieren. Doch welche  Aktionen sollen sie dann durchführen? Dies kann das System natürlich nicht vorgeben, da es nur anhand von einfachen, nachvollziehbaren Messwerten Überschreitungen von Toleranzgrenzen aufdeckt. Die Änderung und Anpassung von Geschäftsprozessen ist dann die Aufgabe der Führungsebene.

Bei der Kaufentscheidung oder Ergänzung einer passenden ERP-Software helfen IT-Service-Partner. Diese übernehmen auch die Implementierung und Einstellung der Warnsysteme und Dashboards, wenn man über keine eigene IT-Abteilung verfügt. Der IT-Partner oder die Berater des Softwareanbieters sollte dazu über entsprechende Erfahrungen bei Kunden gleicher Unternehmensgröße und idealerweise auch Branche verfügen. Dann steht der erfolgreichen und schnellen Kontrolle der Geschäftsprozesse über KPIs nichts mehr im Weg. Und Erfolg sowie Entwicklung des Unternehmens lassen sich effizient prognostizieren und steuern.