Herr Dr. Sommer, der operative Geschäftsalltag frist viele Unternehmer so sehr auf, dass für die Unternehmensplanung und -entwicklung oft kaum Zeit bleibt. Selbst für Privates bleibt bei vielen oft kaum Raum, von 14 Tagen Urlaub ganz zu schweigen. Was machen jene Unternehmer falsch?

Dr. Jochen Sommer: Sie haben die Antwort auf die Frage quasi schon gegeben. Im Grunde müsste es darum gehem, mit einem Minimum an zeitlichem und finanziellem Aufwand maximal erfolgreich zu sein und darüber letztlich ein Höchstmaß an Lebensqualität zu erreichen. Dies kann aber nur gelingen, wenn ein Unternehmer sich auf seine Kernaufgabe konzentriert, nämlich die systematische, strategische Unternehmensentwicklung.

Das ist aber vermutlich leichter gesagt als getan?

Sommer: Keineswegs. Entscheidend ist, dass sich Unternehmer darauf konzentrieren, Systeme zu schaffen und zu etablieren, die die wichtigsten Aufgaben im Unternehmen – zum Beispiel Marketing, Interessentengewinnung, Führung und Kundengewinnung – möglichst automatisch zu erledigen. Anschließend sucht man sich nach einer klar definierten Vorgehensweise, einer Rekrutierungssystematik, die passenden Mitarbeiter, die die durch das System vorgegebenen Anforderungen und Aufgaben erfüllen. Damit das in der Praxis funktioniert, werden diese Systeme immer so aufgebaut, dass diese von Mitarbeitern mit möglichst geringer Qualifikation ausgeführt werden können. Auf diese Weise spart der Unternehmer Lohnkosten und hat gleichzeitig die Sicherheit, dass die Leistungen auch tatsächlich mit hoher Zuverlässigkeit erbracht werden.

Funktioniert das wirklich?

Sommer: In jedem Fall. Beispielsweise konnte in der Immobilienbranche gezeigt werden, dass es auch für Aushilfen und Auszubildende möglich ist, den Einkauf von zu vermarktenden Immobilien mit gleicher Zuverlässigkeit und Erfolgsquote durchzuführen, wie von erfahrenen Maklern. Für den Unternehmer bedeutet dies eine große Ersparnis, da Makler üblicherweise prozentual am Einkaufserfolg beteiligt werden, während Aushilfskräfte nur sehr geringe Kosten verursachen. Der größte Widerstand bei der Entwicklung des zugrunde liegenden Systems war dabei nicht die Definition der Aktivitäten und Abläufe, sondern die Überzeugung der meisten Unternehmer, dass es nicht möglich ist, diese Spezialistentätigkeit durch ein System auf „normale“ Mitarbeiter zu übertragen.

Sie empfehlen Unternehmern, verbindliche Systeme in ihren Betrieben zu implementieren. Warum ist das wichtig?

Sommer: Für Unternehmer ist es typisch, dass sie in und nicht an ihrer Firma arbeiten. Die Chancen für eine positive Entwicklung des Betriebs bleiben jedoch ungenutzt, wenn der Wert dokumentierter Prozesse nicht erkannt wird. Was nicht dokumentiert ist, existiert nicht, kann nicht bewertet und damit auch nicht gesteuert werden.

Könnten Sie hierzu ein Beispiel nennen?

Sommer: Folgendes Problem veranschaulicht, was ich meine. Oftmals werden Mitarbeiter eingestellt, bevor im Unternehmen die richtigen Strukturen und Prozesse geschaffen wurden. Der Unternehmer vertraut dann darauf, dass es genügt, die fachliche Qualifikation der Mitarbeiter zu prüfen und ihnen ein Gehalt zu zahlen. Dies garantiert ihm jedoch nicht, dass die Mitarbeiter auch professionell arbeiten. Gibt der Chef seinen Mitarbeitern indes Strukturen, Vorlagen, Dokumentationen, Anleitungen und Richtlinien vor, werden diese engagierter arbeiten und zuverlässig ihren Job machen.

Systeme, Strukturen und Prozesse sind demnach für Sie besonders wichtig. Gilt das für alle Unternehmensbereiche?

Sommer: Ich differenziere acht Hauptgeschäftsprozesse: Management, Marketing, Führung, Interessentengewinnung, Kundengewinnung, Leistungserbringung, Support und Finanzen. In diesen acht Bereichen sollte es eine Systematik in den Prozessen und Abläufen geben. Wesentlich für das Verständnis der Systematik ist, dass man als Unternehmer bestrebt sein sollte, alle Routineaufgaben möglichst gut zu systematisieren. Dadurch gewinnen Chefs die Zeit, die sie für die wirklich wichtigen Aufgaben benötigen, um ihr Unternehmen vorwärts zu bringen.

Wie muss man sich eine solche Systematisierung konkret vorstellen?

Sommer: Im Betriebsalltag reichen oft einfache Lösungen, um den gewünschten Zweck umfassend zu erfüllen. Nehmen Sie zum Beispiel die Finanz- und Budgetplanung. In der Regel lässt sich die Planung mittels einer einmalig zu erstellenden einfachen Exceltabelle vollständig beschreiben. Der monatliche Aktualisierungs- und Pflegeaufwand beläuft sich anschließend auf wenige Minuten. Ein weiterer Vorteil: Viele Vorlagen oder Pläne werden einmalig erstellt und müssen anschließend nur noch ein bis zwei Mal im Jahr angepasst werden. Je klarer Aufgaben und Abläufe geregelt werden, desto vorteilhafter für´s Unternehmen.

Alles Aufgabenstellungen, bei denen erst einmal der Unternehmer selbst gefragt sein dürfte, oder?

Sommer: Wenn das Unternehmen sehr klein ist, wird der Inhaber anfänglich viele Aufgaben übernehmen müssen, die später von Angestellten durchgeführt werden können. Sinnvoll ist es, zunächst nur die Aufgaben auf Mitarbeiter zu übertragen, die bereits klar systematisiert wurden. Die Qualität der Ausführung ist jedoch zu kontrollieren. Je größer dann das Unternehmen wird und je eigenständiger die Mitarbeiter werden, desto mehr Aufgaben können ihnen übertragen werden. Sukzessive kommt das Unternehmen dadurch auf eine höhere Entwicklungsstufe.

Und wie lange dauert das?

Sommer: Erfahrungsgemäß benötigt ein unerfahrener Unternehmer etwa ein bis zwei Jahre, bis er alle Steuerungsinstrumente weitgehend implementiert hat. Jeder Chef sollte sich jedoch bewusst machen, dass Unternehmensentwicklung ein kontinuierlicher Prozess ist, der allerdings, richtig betrieben, lediglich etwa vier Stunden Aufwand pro Woche bedeutet. Mit vergleichsweise geringem Aufwand lassen sich so im Unternehmen nicht nur die Prozesse in Ordnung bringen, sondern die Grundvoraussetzung für einen dauerhaften unternehmerischen Erfolg schaffen.

Sollten auch bereits erfolgreiche Betriebe an ihrer Unternehmensentwicklung arbeiten?

Sommer: Die Erfahrung zeigt immer wieder, dass aktuell hohe Umsätze künftig zu Problemen führen können. Nämlich insbesondere dann, wenn das Wachstum situativ bedingt ist. Märkte und das Kaufverhalten können sich jedoch sehr schnell ändern. Unternehmen, die dann aufgrund der guten bisherigen Entwicklung einen hohen Kostenapparat aufgebaut haben, sind dann schnell gefährdet. Ein zentrales Ziel der Unternehmensentwicklung ist es daher, die Flexibilität eines Betriebes zu erhöhen, und damit die Abhängigkeit von externen Entwicklungen zu mindern.