Screenshot-Ausschnitt der ElsterOnline-Website

Bisher konnten Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler ihre monatlichen bzw. vierteljährlichen Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg über ElsterOnline oder ein Steuerprogramm mit Elster-Schnittstelle übermitteln, ohne sich elektronisch zu authentifizieren. Das funktioniert nur noch bis Dezember 2012 – ab 01.01.2013 ist damit Schluss. Danach brauchen Sie ein elektronisches Zertifikat, mit dem Sie bei der Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung, beim Antrag auf Dauerfristverlängerung, die Anmeldung der Sondervorauszahlung und bei der Zusammenfassenden Meldung (ZIM) Ihre Identität nachweisen.

Die gute Nachricht: Das klingt im ersten Moment kompliziert – ist aber in der Praxis recht einfach.

So funktioniert es

Das Zertifikat ist können Sie sich wie einen Ausweis vorstellen, mit dem Sie bei Übermittlung der Voranmeldungsdaten Ihre Identität nachweisen und sicherstellen, dass kein anderer unter Ihrem Namen auftritt. Dazu gibt es bei ElsterOnline drei Methoden:

1. Software-Zertifikat
2. Sicherheitsstick
3. Signaturkarte

Möglichkeit 2 und 3 beinhalten spezielle Hardware und sind für Kleinunternehmer oder Freiberufler überdimensioniert und unnötig. Für Sie am einfachsten ist Möglichkeit 1: das Software-Zertifikat. Das ist nichts anderes als eine kleine Datei, die Ihnen die Finanzbehörde bei der Elster-Registrierung auf Antrag zur Verfügung stellt. Diese Datei speichern Sie einfach auf Ihrem PC. Melden Sie sich nun bei Elster an, um Ihre Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben, werden Sie aufgefordert, die Datei auszuwählen und ein PIN einzugeben, um sich zu auszuweisen. Das ist alles.

Trotzdem sollten Sie sich jetzt darum kümmern und das Zertifikat beantragen – wenn Sie es noch nicht getan haben. Denn: Um die kleine Datei mit dem Zertifikat zu bekommen, ist ein etwas aufwendiges Antragsverfahren notwendig. Dazu gehört ein Brief der Finanzverwaltung mit einem Aktivierungscode, den Sie eingeben müssen, bevor Sie das Zertifikat erstmalig nutzen. Das Verfahren dauert normalerweise rund 14 Tage – aber wegen der neuen Pflicht kann es zum Jahresende zu längeren Wartezeiten kommen. Um Stress und möglicherweise sogar eine verspätete Abgabe aufgrund des fehlenden Zertifikats sicher zu vermeiden, sollten Sie sich jetzt darum kümmern – wenn noch nicht geschehen.
Das Verfahren starten Sie im Internet beim ElsterOnline-Portal unter dem Menü-Punkt "Registrierung".

Und was ist, wenn Sie einen Steuerberater beschäftigen?

Wenn Sie Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen von einem Steuerberater erledigen lassen, haben Sie mit der Änderung nichts zu tun. Sie brauchen kein eigenes Zertifikat. Der Berater hat ein eigenes Zertifikat zur Authentifizierung, mit dem er die Daten aller seiner Mandanten übermitteln kann.