Für den zeit- und ortsunabhängigen Austausch mit Kollegen, Partnern oder Kunden stehen den Unternehmen heute unzählige Telefon-, Video- und Webkonferenz-Angebote sowie Social-Collaboration-Lösungen zur Verfügung. Das bietet zwar einerseits ein hohes Maß an Flexibilität, da der Markt für fast jedes Geschäfts- und Arbeitsplatzmodell die passenden Kommunikationswerkzeuge parat hält. Doch andererseits ist es fast unmöglich, die Anbietervielfalt samt der häufig unübersichtlichen Service- und Kostenmodelle zu durchblicken und zu vergleichen. Hinzu kommen technische Voraussetzungen und Qualitätsunterschiede, die es zu berücksichtigen gilt.

Nach wie vor gehören Telefonkonferenzen zu den bevorzugten Kommunikationsmitteln im Geschäftsumfeld. Das liegt zum einen daran, dass Mobiltelefone und Smartphones das Kommunikationsverhalten privat wie beruflich grundlegend verändert haben. Das mobile Gerät ist heute auf Schritt und Tritt dabei. Zum anderen ist heute kein aufwändiges und teures Equipment mehr erforderlich, um Telefon-Meetings mit mehreren Teilnehmern aufzusetzen: Mit modernen Lösungen ist dies von jedem Festnetz- oder Mobiltelefon aus möglich, auch ganz spontan und ohne Vertragsbindung.

Von dieser Entwicklung profitieren vor allem Mittelständler, Handwerksbetriebe, Selbstständige und alle, die viel unterwegs sind. Und das nicht nur aufgrund der höheren Flexibilität und besseren Erreichbarkeit für externe Partner und Kunden. Sofortkonferenzen per Telefon sind auch ein effizientes Mittel für die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens und werden daher häufig als Collaboration Tool eingesetzt. Sachverhalte können schnell und unkompliziert mit allen Teilnehmern gleichzeitig geklärt werden. Im Gegensatz zur E-Mail findet der Austausch in Echtzeit statt, die Beteiligten können offene Fragen direkt diskutieren und zügig zu einem Ergebnis kommen.

Wirtschaftlich sinnvoll? Eine Frage der Lösung!

Wie wirtschaftlich der Einsatz von Telefonkonferenzen gerade in mittelständischen Unternehmen ist, hängt tatsächlich stark vom Anbieter ab. Die Auswahl ist zwar riesig, doch nicht alle Lösungen tragen merklich zur Entlastung der Mitarbeiter, Steigerung der Produktivität und Senkung der Betriebskosten bei. Bei so manchem auf den ersten Blick günstig wirkenden Angebot müssen die Anwender Einbußen in Sprachqualität, Funktionsumfang und Verfügbarkeit in Kauf nehmen. Auch technische Voraussetzungen – etwa, dass jeder Konferenzteilnehmer eine Software installieren oder gar einen eigenen Account registrieren muss – sind abgesehen von den Kosten auch aus Sicherheitsgründen häufig nicht akzeptabel.
Bei der Anbieterwahl gilt es daher, einige Kriterien vorab genau zu prüfen. So sollte etwa die Anmeldung und Registrierung unkompliziert durchzuführen sein, idealerweise reicht die Angabe der E-Mail-Adresse. Verlangt ein Anbieter die komplette Anschrift und möglicherweise sogar die Bankverbindung, ist Vorsicht geboten – ebenso bei Angeboten, deren Inanspruchnahme eine Vertragsbindung voraussetzt. Bei der Abrechnung gilt: Auf Mindestabnahme an Minuten braucht man sich heute nicht mehr einzulassen. Die Verantwortlichen sollten bei der Wahl des Anbieters darauf achten, dass sie nur die Minuten zahlen müssen, die sie auch wirklich in Anspruch nehmen. Der Preis dafür lässt sich häufig schon an der Einwahlnummer erkennen: Telefonnummern, die mit 01803 starten, kosten nur neun Cent pro Minute. 01805- und 01807-Nummern hingegen schlagen mit einem Minutenpreis von 14 Cent zu Buche. Wichtig ist zudem, auf versteckte Extrakosten zu achten. So kann beispielsweise schon die Anmeldung für den Service Gebühren verursachen, während bei anderen Dienstleistern Registrierung und PIN-Zuteilung kostenfrei sind.

Kosten entstehen auch, wenn die Telefonkonferenz-Lösung durch eine Extrarechnung zusätzlichen Verwaltungsaufwand verursacht. Es empfiehlt sich daher, auf eine Abrechnung über die normale Telefonrechnung zu achten. So müssen Unternehmen die Bankdaten nicht bei einem weiteren Anbieter hinterlegen. Der Aufwand lässt sich auch aus technischer Sicht reduzieren, wenn die Anwender das telefonische Meeting sofort vom Festnetztelefon oder vom Mobilgerät starten können – ohne Wartezeit oder Software-Installation. Und nicht zuletzt lohnt es sich, auf kostenlose Zusatzfunktionen zu achten. Gute Dienste bieten standardmäßig Funktionen wie die Möglichkeit sich selbst stumm zu schalten, sich die Namen der Teilnehmer ansagen zu lassen oder die Aufzeichnung der Gespräche. Weitere kostenfreie Funktionen wie Webkonferenzen sind natürlich von Vorteil.

Der Mensch macht’s

Selbst die beste Lösung kann jedoch nur dann die erhofften Vorteile verschaffen, wenn die Nutzer einige wichtige Grundregeln für Telefonkonferenzen beachten. Welche das sind, zeigt die nachfolgende Checkliste:

•    Teilnehmer rechtzeitig informieren: Datum und Uhrzeit der Konferenz sowie Einwahldaten und PIN am besten in Form einer E-Mail-Kalendereinladung versenden. Eine Alarmfunktion eine Viertelstunde vor dem Call erinnert jeden Teilnehmer noch einmal rechtzeitig an den Termin.
•    Agenda vorbereiten: Eine kurze Agenda für alle Teilnehmer sorgt für Klarheit und gezielte Vorbereitung. Es empfiehlt sich, wichtige Daten wie Datum, Uhrzeit, Einwahlnummer und PIN nochmals aufzunehmen.
•    Über technische Möglichkeiten informieren: Ein kurzer Hinweis zu den wichtigsten Funktionen wie dem Stummschalten während des Telefonats sorgt für einen reibungslosen Ablauf.
•    Moderator bestimmen: Übernimmt der Initiator der Konferenz nicht selbst die Moderation, sollte im Vorfeld geklärt sein, welcher Teilnehmer diese Rolle übernimmt.
•    Rechtzeitig einwählen: Ähnlich wie bei einem persönlichen Meeting erhöht das rechtzeitige Einwählen die Effizienz des Meetings. Für den Moderator empfiehlt es sich, bereits ein paar Minuten früher in der Leitung zu sein, um die Teilnehmer gegebenenfalls vorstellen zu können.
•    Hintergrundgeräusche vermeiden: Für Orte mit hohem Geräuschpegel empfiehlt sich ein gutes Headset. Zudem sollte in diesem Fall nach jedem Gesprächsbeitrag die Stummschalte-Funktion aktiviert werden. Das ist höflich allen Beteiligten gegenüber und verhindert, dass die Teilnehmer von störenden Geräuschen abgelenkt werden. Das gilt vor allem für Fahrgeräusche unterwegs und Hintergrundlärm draußen oder im Home Office.
•    Namen nennen: In einer größeren Runde hilft es, wenn jeder Sprecher vor seinem Beitrag seinen Namen nennt. So ist sichergestellt, dass alle Teilnehmer die Aussagen eindeutig zuordnen können.
•    Teilnehmer direkt ansprechen: Wenn Beiträge sich direkt an einen Konferenzteilnehmer richten, sollte dieser mit Namen angesprochen werden. So kann der Angesprochene besser folgen und umgehend antworten und Fragen müssen nicht unnötig wiederholt werden.
•    Gesprächsinhalte zusammenfassen: Der Moderator sollte am Ende der Audiokonferenz die Ergebnisse zusammenfassen und klar die Schritte, Aufgaben und Rollen für alle Beteiligten kommunizieren.