(PM) Köln, 15.03.2016 - Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ist darauf spezialisiert, ihren Kunden mithilfe von integrierten Dokumentenmanagementsystemen (DMS) die platzsparende und papierlose Aufbewahrung von Dokumenten zu ermöglichen. Hierfür werden Dokumente aller Art digitalisiert und elektronisch in einem Archiv abgelegt, welches sich auf einem Server im Rechenzentrum von paperless befindet. Um auf ein solches Archiv zugreifen zu können, werden unternehmensspezifische Zugangsdaten sowie ein eigenes Sicherheitszertifikat benötigt. Die Speicherung aller unternehmensrelevanten Dokumente erfolgt somit an sicherer, zentraler Stelle und nichts geht mehr verloren. Durch die webbasierte Bedienung des Systems und die zentrale Speicherung können die Mitarbeiter standort- sowie tageszeitunabhängig auf alle Dokumente zugreifen und sie zielgerichtet verteilen, ohne auf den händischen Transport von Papierakten angewiesen zu sein. Digitale Dokumentenmanagementsysteme bieten daher große Vorteile gegenüber der Nutzung eines analogen Aktenarchivs.

Komponenten der DMS von paperless

Die DMS-Lösungen lassen sich problemlos in bestehende IT-Strukturen, wie ERP- und CRM-Systeme, Personalsoftware und Microsoft-Lösungen, einbinden. Es können verschiedenste Arten von Dokumenten verarbeitet und in digitale Akten einsortiert werden und das System lässt sich ohne Mühe um zusätzliche Komponenten erweitern. Beispielsweise gibt es Lösungen, die Eingangspost und E-Mails unmittelbar verteilen und anschließend archivieren. Die Prüfung und Freizeichnung von Eingangsrechnungen und das Management von Verträgen sind ebenfalls möglich und auch eine digitale Personalakte kann bequem angelegt werden. Zusätzlich stehen diverse Erweiterungen wie eine Schnellsuche und die statistische Auswertung des Archivs zur Verfügung.

Innovativ und ressourcenschonend: Auslagerung in die Cloud

Das Unternehmen bietet seinen Kunden die Möglichkeit, die Software für das DMS zu mieten statt zu kaufen. Hierfür wird diese – natürlich in ihren Komponenten individuell auf den Kunden zugeschnitten – in der Cloud installiert und auf Servern von paperless gehostet. Durch diese Lösung fallen die Kosten für Anschaffung und eigenständiges Hosting weg, während die Aktualisierung und Pflege des DMS ganz einfach über den Mietpreis geregelt werden. Da die Anwendung webbasiert ist, ermöglicht das Produkt den durch frei zuteilbare Zugriffsrechte gesicherten Zugriff auf die Software zu jeder Zeit und von überall.

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH – DMS-Lösungen für alle Ihre Dokumente

Das Unternehmen wird von Christoph Galmbacher und Udo Prell geführt, die beide mehr als 15 Jahre Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement in die tägliche Arbeit einfließen lassen und an ihr Team weitergeben. Jeder Kunde erhält einen persönlichen Ansprechpartner, der ihn in allen Fragen rund um das Management der Firmendokumente berät und die Planung, die Implementierung und das Customizing des DMS sowie die Schulung der Mitarbeiter übernimmt.

Weitere Informationen zu den DMS-Lösungen von paperless unter www.paperless-solutions.de.