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News, 12.07.2012
Information-Overload
Arbeitnehmer von Informationsflut zunehmend überfordert
Die zunehmende Fülle an Informationen im Büroalltag, allen voran die Flut an E-Mails, macht mittlerweile vielen Arbeitnehmern schwer zu schaffen. Daneben treibt die Informationsflut die Arbeitskosten in die Höhe, ergab jetzt eine Studie.
Laut Studie bringt im Durchschnitt jeder Arbeitnehmer im Büro tagtäglich mehr als ein halbe Stunde mit der Suche nach relevanten Informationen zu.
Laut Studie bringt im Durchschnitt jeder Arbeitnehmer im Büro tagtäglich mehr als ein halbe Stunde mit der Suche nach relevanten Informationen zu.

Mehr als die Hälfte der deutschen Arbeitnehmer, die einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten im Büro zubringen, kann die Informationsflut, die tagtäglich auf sie einströmt, nicht mehr hinreichend bewältigen. Gerade einmal 40 Prozent werden ihr bislang noch Herr. Das geht aus einer neuen europaweiten Studie des Software-Herstellers Mindjet hervor, an der sich in Deutschland 1.000 Büroarbeiter aus sämtlichen Hierarchieebenen beteiligt haben. Danach stellt vor allem die Flut an E-Mails für viele Arbeitnehmer mittlerweile ein Problem dar, demnach allein aus Zeitnot rund ein Fünftel aller E-Mails gar nicht mehr gelesen wird.

Wie aus der Studie hervorgeht, erhalten Arbeitnehmer im Büro pro Tag im Durchschnitt 37 geschäftlich relevante E-Mails, von denen im Schnitt inzwischen nurmehr 80 Prozent gelesen werden. Der Rest, rund 20 Prozent, versickert ungelesen im Posteingang. Insgesamt ein Drittel der geschäftsbezogenen E-Mails kommt mit Attachment, also einem Anhang, beispielsweise einem Dokument, der sogar in einem Drittel aller Fälle ignoriert oder nur zum Teil gelesen wird. „Andererseits werden 36 Prozent der tatsächlich erhaltenen Informationen mit Kollegen geteilt“, so Mindjet. Zugleich hat mehr als jeder dritte Arbeitnehmer das Gefühl, zu viel Zeit mit Informationen zu verschwenden, die für die eigene Tätigkeit nicht relevant sind. Rund jeder Siebte ist vom „Information Overload“ inzwischen sogar sehr überfordert, dass er sich nicht mehr imstande sieht, herauszufiltern, welche Informationen tatsächlich wichtig oder nützlich sind (15%).

Aufwändige Informationssuche verursacht hohe Kosten

Trotz der Informationsflut stehen nicht immer die Informationen zur Verfügung, die benötigt werden. So wendet im Durchschnitt jeder Arbeiternehmer täglich 36 Minuten seiner Arbeitszeit für  die Suche nach relevanten Informationen auf. Bei jedem Dritten geht für die Suche nach benötigten Informationen täglich sogar eine Stunde oder länger drauf. Somit bringt jeder Arbeitnehmer jährlich insgesamt rund zwei Kalenderwochen ausschließlich mit der Suche nach Informationen zu. Dadurch entstehen in den Unternehmen der Studie zufolge pro Mitarbeiter jährlich Kosten in Höhe von durchschnittlich 4.334 Euro. Daneben hat im Durchschnitt jeder Arbeitnehmer jeden Tag ein Meeting, zuzüglich 67 Minuten, die für die sonstige Interaktion mit Arbeitskollegen benötigt werden und damit ebenfalls die Arbeitsproduktivität, zumindest teils, belasten. Die Informationsflut hat jedoch noch weitere Folgen: Bei mehr als zehn jedem Arbeitnehmer trübt der Information Overload inzwischen auch die Freude an der Arbeit, und immerhin rund jeder Siebte (14%) muss Überstunden schieben, um sein Arbeitspensum zu bewältigen.

Ein weitere Aspekt, der auf die Arbeitsproduktivität wirkt, ist die Effizienz der Teamarbeit. Denn wie die Studie ergab, entfällt im Schnitt bei Office-Workern täglich rund ein Drittel ihrer Arbeitszeit auf Arbeiten im Team. Nicht selten gibt es hier jedoch Verbesserungsbedarf. So sind rund drei von zehn befragten Arbeitnehmer (28%) mit der Qualität der Teamarbeit am Arbeitsplatz nach eigener Auskunft nicht zufrieden. Auf Platz 1 im Ranking der von Office-Workern genannten Verbesserungspotenziale steht das Thema Austausch von Ideen, demnach sich 41 Prozent hier eine intensivere Kommunikation im Team und Unternehmen wünschen, dicht gefolgt von einer besseren Ressourcenplanung und Aufgabenverteilung mit 41 Prozent an Nennungen. Mehr als ein Drittel hält zudem die Definition von Zielen und die Planung von Projekten für verbesserungswürdig.

"Es scheint so, als ob viele Unternehmen sich noch nicht im Klaren darüber sind, dass das Werkzeug E-Mail als zentrales Informations- und Kommunikationstool langsam aber sicher ausgedient hat", kommentiert Jörg Steiss, Mindjet Regional VP DACH & Eastern Europe, die Studienergebnisse. "Gefragt sind intelligente und leicht handhabbare Werkzeuge, in denen die Mitarbeiter über ihre Projekte leicht den Überblick behalten können und zuverlässig alle Informationen, Dokumente und Statusupdates abrufen können. Viele Unternehmen, die solche kollaborativen Werkzeuge eingeführt haben, konnten ihr E-Mail-Aufkommen ganz erheblich reduzieren, und die Mitarbeiter sich wieder an den eigentlichen Prioritäten orientieren.“


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