(PM) Starnberg, 24.07.2012 - In einer Woche beginnen auch in Bayern die Sommerferien und die große Urlaubswelle in den Betrieben beginnt. Daher müssen viele Sachbearbeiter durch Kollegen vertreten werden. Dazu gehört, wie jedes Jahr, dass derjenige, der in den Urlaub geht, versucht alle offenen Aufgaben noch zu erledigen und die Zeit für eine Übergabe knapp wird. Die Urlaubsvertretung ist auf die Übergabe aber angewiesen, um nicht desinformiert vor den Kunden des Vertretenen da zu stehen und im Namen der Firma ein schlechtes Bild abzugeben. In dieser Situation hilft eine gute Business-Software, z.B. ein CRM-System mit integriertem DMS und E-Mail.

In der CRM sollten alle Kundenkontaktdaten erfasst sein. Das DMS beinhaltet alle Schriftstücke, z.B. Verträge, Angebote, etc. zu dem Kunden und im E-Mail-System befindet sich die vollständige E-Mail-Kommunikation mit dem Kunden. Durch die Integration dieser drei Komponenten in eine Business-Software ist es mit der richtigen Rechteeinstellung einfach und unkompliziert die Kundenkontaktdaten, die DMS-Dokumente und E-Mails zusammenzubringen. So hat die Vertretung alle wichtigen Daten auf einen Blick parat, auch wenn eine unvorhergesehene Anfrage eines Kunden kommt. Denn vollständige Übergaben wird es nur selten geben.

Neben der Vereinfachung für die Vertretung, kann auch der Vertretenen von einem guten CRM-System profitieren. Seine letzten Tage vor dem Urlaub müssen nicht mit noch zu erledigenden Aufgaben so voll gepackt werden, dass er es in seiner Regelarbeitszeit gar nicht schaffen kann. Mit Versenden-an-neuen-Sachbearbeiter, einem Wiedervorlagesystem und der Vergabe von Prioritäten können Aufgaben einfach delegiert werden.

Die Urlaubszeit mit der Vertretungsnotwendigkeit ist nur ein weiteres Argument für eine integrierte Business-Software mit durchgängigen Prozessen. Insellösungen scheitern an der dargestellten Situation. Mehr Information zu Vorteilen integrierter CRM- und ERP-Lösungen sind unter www.staware.com zu finden.