Mit dem Steuervereinfachungsgesetz war geplant, elektronische Rechnungen ab dem 1.7.2011 Papierrechnungen gleichzustellen. Damit könnten Unternehmen z. B. aus einer Rechnung, die sie per E-Mail erhalten haben, die Vorsteuer geltend machen. Das geht bisher nur, wenn die elektronische Rechnung aufwändig signiert ist.

Die entsprechenden Gesetzesänderungen hatte der Bundestag bereits im Juni verabschiedet. Auf den Internetseiten des Bundesfinanzministeriums fanden sich bereits ausführliche Informationen zu den Neuerungen. Die Zustimmung des Bundesrats galt nur noch als Formsache.

Doch nun bleibt vorerst doch alles beim Alten:Bei seiner Sitzung am 8.7.2011 hat der Bundesrat dem Steuervereinfachungsgesetz nicht zugestimmt. Grund dafür waren nicht die elektronischen Rechnungen, sondern die ebenfalls im Gesetz geplante Wahlmöglichkeit für Angestellte, die Einkommensteuererklärung nur alle 2 Jahre abgeben zu können.

Die Folge: Über das Gesetz und die elektronischen Rechnungen kann jetzt frühestens im Herbst weiter beraten und entschieden werden. So werden die Neuregelungen frühestens 2012 in Kraft treten können.

Da in der Presse breit über die geplanten Neuerungen zu elektronischen Rechnungen berichtet wurde, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie jetzt trotz der negativen Entscheidung vermehrt Rechnungen per E-Mail erhalten, die keine elektronische Signatur tragen. Fordern Sie in diesem Fall eine Papierrechnung nach. Nur so sichern Sie sich den Vorsteuerabzug!

Und was ist mit signierten elektronischen Rechnungen?

Große Unternehmen wie z. B. die Telekom stellen ihren Kunden schon länger elektronische Rechnungen zur Verfügung. Diese Rechnungen haben ggf. eine Signatur, so dass sie zum Vorsteuerabzug berechtigten und heute – trotz des gescheiterten Gesetzvorhabens – weiterhin berechtigen.  

Diplom-Finanzwirt Markus Kahr, Chefredakteur des Informationsdienstes „Unternehmens-Steuern aktuell“, hat aktuell einmal am Beispiel einer Rechnung der Deutschen Telekom AG zusammengestellt, mit welchen Schritten Sie sicherstellen, dass eine Rechnung eine Signatur trägt und prüfungssicher zum Vorsteuerabzug berechtigt:

Stellen Sie zunächst im Kundencenter der Telekom im Internet sicher, dass Sie eine PDF-Rechnung mit Signatur erhalten. Ohne diese elektronische Signatur können Sie Ihre Rechnung nicht prüfen. Dann enthält Ihre E-Mail-Rechnung zwei Dateien:

• die eigentliche Rechnungsdatei im PDF-Format und
• die Signaturdatei (in diesem Fall mit der Endung „.pkcs7“), in der die entsprechenden verschlüsselten Informationen enthalten sind

Elektronische Rechnung richtig speichern und überprüfen

Die beiden Dateien speichern Sie jahrgangsweise in einem separaten Verzeichnis. Je nach Menge der Rechnungseingänge sollten Sie für jeden Rechnungsaussteller ein eigenes Unterverzeichnis anlegen. Auf diese Weise behalten Sie am besten den Überblick.

Mit einem kostenlosen Programm wie dem „digiSeal reader“ können Sie überprüfen, ob die Signatur in Ordnung ist. Dazu markieren Sie die Datei „.pkcs7“ und klicken auf die rechte Maustaste. Sie werden jetzt aufgefordert, die entsprechende zugehörige PDF-Datei zu öffnen. Nachdem Sie die entsprechende Datei ausgewählt haben, prüft der „digiSeal reader“ automatisch, ob das elektronische Zertifikat gültig und die Datei inhaltlich unverändert ist. Diese Prüfung wird in einer Dokumentationsdatei gespeichert – so können Sie im Falle einer Betriebsprüfung nachweisen, dass Sie die elektronische Rechnung geprüft haben.