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Pressemitteilung

Steuerrecht: Erleichterung beim Ausstellen von Online-Rechnungen ab 1. Juli 2011

(PM) Saarbrücken, 13.04.2011 - Im Rahmen des Online-Handels ist es nicht nur zeitgemäß, sondern auch für die am Vertragsabschluss Beteiligten gleichermaßen mit erheblichen Vorteilen verbunden, über die Warenlieferung eine elektronische Rechnung zu stellen. Das Ausstellen einer Online-Rechnung spart Zeit und damit Kosten, sofern insbesondere im unternehmerischen Geschäftsverkehr einige Besonderheiten beachtet werden.

Gemäß § 14 Abs. 1 S. 1 UStG ist ein Unternehmer verpflichtet, Rechnungen auszustellen, in denen die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen wird. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder auf elektronischem Weg zu übermitteln.

Die elektronische Rechnung erlaubt hierbei nur unter bestimmten Voraussetzungen hinsichtlich der ausgewiesenen Umsatzsteuer den Vorsteuerabzug. Auch wenn eine Rechnung an sich keine Voraussetzung für die Fälligkeit der Rechnungsforderung ist, begründet das Fehlen einer Rechnung oder das Ausstellen einer fehlerhaften Rechnung zumindest doch die Verletzung einer vertraglichen Nebenpflicht des Unternehmers und damit ein Zurückbehaltungsrecht des Käufers an der Rechnungsforderung (BGH NJW 1980, 2710). Die Rechnungsforderung ist also so lange nicht geschuldet, bis eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, die den Vorsteuerabzug erlaubt.

Nach der derzeitig noch gültigen Rechtslage wird eine per E-Mail übersandte Online-Rechnung vom Finanzamt nur dann gemäß § 14 Abs. 3 UStG anerkannt, wenn sie eine sog. qualifizierte digitale Signatur nach dem Signaturgesetz enthält, was häufig in der Praxis nicht der Fall ist.

Da per E-Mail übersandte Rechnungen ohne diese qualifizierte digitale Signatur nicht den Voraussetzungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen, der leistende Unternehmer jedoch hierzu gegenüber dem Leistungsempfänger verpflichtet ist und auch das Finanzamt nur korrekt signierte Rechnungen zum Vorsteuerabzug akzeptiert, hat der EU-Ministerrat zur Erleichterung des Handelsverkehrs bereits am 13. Juli 2010 eine entsprechende Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie (ABl. L 189 vom 22.07.2010, S. 1-8) beschlossen: "Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden.
Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können."

Der nationale Gesetzgeber hat diese Vorgabe im Rahmen des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 (BT-Drucks. 17/5125 v. 21.03.2011) aufgegriffen und § 14 Abs. 1 UStG nahezu wortgleich geändert. Der Gesetzesentwurf sieht vor, dass für alle Umsätze ab dem 30. Juni 2011 keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich sein wird, d. h. alle elektronischen Rechnungen, die künftig per E-Mail und als PDF- oder Textdatei übermittelt werden, berechtigen ohne weiteres zum Vorsteuerabzug. Die betroffenen Unternehmer müssen lediglich weiterhin die Echtheit der Herkunft und des Inhalts einer Rechnung gewährleisten und hierzu nach dem Willen des Gesetzgebers ein "innerbetriebliches Kontrollverfahren" schaffen, d. h. einen prüffähigen Bezug zwischen Rechnung und dazugehöriger Lieferung herstellen.

Fazit

Auch wenn das Gesetz keine Dokumentation des Kontrollverfahrens vorschreibt, ist eine Dokumentation unter Berücksichtigung der gesetzlichen Archivierungspflicht von 10 Jahren - gerade auch vor dem Hintergründ der Betriebsprüfung - besonders wichtig, wobei eine gewisse Rechtsunsicherheit wegen fehlender Standardisierung der Kontrollverfahren bleibt.
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