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Fachartikel, 04.06.2007
Steuern und Recht
Steuernummer, USt-IDNr. & Co. - steuerliche Nummern und ihre Bedeutung
Steuernummer, Umsatzsteuer- Identifikationsnummer, Wirtschafts-Identifikationsnummer - kein Wunder, wenn manch Existenzgründer, Selbstständige und Jungunternehmer da schon mal die eine oder andere Nummer verwechselt. Gerade im Geschäftsverkehr, wie bpsw. bei der Rechnungsstellung, ist jedoch die Angabe bestimmter Nummern gesetzlich vorgeschrieben. Ein Überblick über wesentliche Steuernummern im Geschäftsalltag und ihre Bedeutung schafft Abhilfe.
Welche steuerlichen Nummer sind wo und wann anzugeben? Und über allem: Wo und wie bekomme ich die benötigte Nummer? Solche und ähnliche Fragen stellen sich Existenzgründer, Freiberufler und Selbstständige, ja sogar manch eingefleischte Unternehmen, immer häufiger. Insbesondere im Umgang mit Behörden können Anfragen und Aufträge ohne Angabe der richtigen Nummer oft nur verzögert oder gar nicht bearbeitet werden. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Nummern beim Kontakt mit Finanzbehörden und Erläuterungen zu ihrer Bedeutung, wann sie anzugeben sind und wo man sie beantragen kann.

Die Steuernummer

Wer schon mal eine Steuererklärung abgegeben und mit dem Finanzamt zu tun hatte, wird dieser Nummer bereits begegnet sein, da jede steuerpflichtige natürliche und juristische Person bei ihrem zuständigen Finanzamt unter einer eigenen und damit eindeutigen Steuernummer geführt wird. Die Steuernummer ermöglicht den Finanzbehörden eine schnelle und unkomplizierte Zuordnung der steuerbehördlichen Verwaltungsvorgänge zu der jeweiligen Person – eine Erleichterung, ohne die beispielsweise die Bearbeitung der abgegebenen Einkommenssteuererklärung mittlerweile undenkbar wäre.

Die Steuernummer wird auf Antrag beim erstmaligen Kontakt vom Finanzamt vergeben. Welches Finanzamt dabei zuständig ist, richtet sich bei natürlichen Personen nach dem Wohnsitz und bei juristischen Personen (Personen- und Kapitalgesellschaften) nach dem jeweiligen Firmensitz. Im Alltag begegnet man der Steuernummer meist auf Rechnungen. Die Steuernummer ist gesetzlich vorgeschrieben und muss bei der Rechnungserstellung vom Gewerbetreibenden ausgewiesen werden. Falls eine gewerbliche Person jedoch zusätzlich auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat, kann diese alternativ zur Steuernummer auf der Rechnung ausgewiesen werden (siehe unten).

Da die Steuernummern von jedem Finanzamt einzeln vergeben werden, gibt es zurzeit noch kein einheitliches Bundesschema zum Aufbau der Steuernummer. Der Aufbau der Steuer orientiert sich dabei prinzipiell an folgendem Muster: „(F)FF/ BBB(B)/ UUU(U) P“. Die ersten 2 bzw. 3 Ziffern sind mit den letzten Ziffern der Bundesfinanzamtsnummer identisch und geben Aufschluss über das zuständige Finanzamt. Die folgenden 3 Ziffern (4 in Nordrhein Westfalen) sind die Bezirknummer und deuten auf den zuständigen Bereich innerhalb des Finanzamtes hin. Die nächste Ziffernfolge (normalerweise 4, 3 in Nordrhein Westfalen) ist die persönliche Unterscheidungsnummer des Steuerpflichtigen. Die letzte Zahl ist eine einstellige Prüfziffer, die aus den vorangegangenen Ziffern berechnet wird.

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Ein Beispiel zur Veranschaulichung: Die Steuernummer 079 / 123 / 12347 verrät uns, dass der Steuerpflichtige beim zuständige Finanzamt Rostock (Finanzamtsnummer: 4079) im Bereich 123 (z.B. Buchstabe A-B) unter der Nummer 1234 geführt ist. Die letzte Ziffer 7 ist lediglich eine Prüfzahl.
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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, abgekürzt USt-IDNr., bezeichnet ist besonders für all jene Unternehmen interessant, die ihre Waren und/oder Dienstleistungen über die europäischen Landesgrenzen hinaus anbieten bzw. kaufen. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen von § 27a UStG vergeben. Neben der eindeutigen Kennzeichnung bzw. Identifizierung eines Umsatzsteuerpflichtigen dient sie innerhalb des europäischen Binnenmarktes zur Abrechnung der angefallenen Umsatzsteuer durch die Finanzämter. Dadurch soll eine Versteuerung innergemeinschaftlicher Erwerbe sichergestellt werden.

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Die USt-IDNr. – Pflichtnummer bei grenzüberschreitenden Handel
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Betreibt ein Unternehmer innerhalb der Europäischen Union grenzüberschreitenden gewerblichen Handel, so ist eine USt-IDNr. Pflicht. Beantragt werden kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer unter Angabe von Namen und Anschrift des Antragstellers, des zuständigen Finanzamts und der Steuernummer unter der der Antragsteller umsatzsteuerlich geführt wird, online oder schriftlich beim Bundeszentralamt für Steuern beantragt werden. Die Antragstellung ist unkompliziert und über die Internetseite beispielsweise die Website www.bzst.bund.de möglich.

Um eine USt-IDNr. erteilt bekommen zu können, muss die Person oder Gesellschaft bereits bei einem deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich registriert bzw. sein. Ist ein Kleinunternehmer oder Gewerbetreibende nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sich dieser zur umsatzsteuerlichen Erfassung zunächst an sein zuständiges Finanzamt wenden und dort die USt-IDNr. beantragen. Das für ihn zuständige Finanzamt leitet den Antrag dann an das Bundeszentralamt weiter.

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Rechnungsstellung
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Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist mit Datum des Bekanntgabeschreibens sofort gültig und kann ab diesem Zeitpunkt statt der Steuernummer auf Rechnungen ausgewiesen werden. Sie erlischt mit schriftlichem Antrag auf Beendigung beim Bundeszentralamt für Steuern oder mit Ende der umsatzsteuerlichen Erfassung. Das Aufbauschema der einzelnen USt-IDNr. der EU-Mitgliedstaaten ist leicht unterschiedlich. Sie beginnen jedoch immer mit einem Präfix, bestehend aus zwei Großbuchstaben, die als Länderkürzel auf dasjenige EU-Land verweisen, in dem das Unternehmen seinen Sitz hat (z.B. „DE“ für Deutschland). Nach dem Länderkürzel folgen höchsten 12 zusammenhängende Zeichen, deren Anzahl und Aufbau in jedem Land unterschiedlich ist. Dabei können sowohl Zahlen als auch Buchstaben enthalten sein. Eine Ausnahme dieses Schemas stellen so genannte EU-USt-IDNr. dar. Sie beginnen mit dem Präfix „EU“ und werden an Unternehmen vergeben, deren Sitz sich außerhalb der Europäischen Gemeinschaft befindet und die ausschließlich Leistungen gegenüber im EU-Gebiet ansässigen Nichtunternehmen erbringen.

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Prüfung einer erhaltenen USt-IDNr.
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Unternehmen, die geschäftlich mit ausländischen Kunden und Lieferanten zu tun haben, erhalten teilweise tagtäglich viele unterschiedliche Umsatzsteuer-Identifikationsnummern. Die USt-IDNr. sind auch dringend notwendig und dienen der Sicherheit. So kann ein Unternehmer mit ihrer Hilfe gegenüber den Finanzbehörden nachweisen, dass er die Voraussetzung für die Anwendung verschiedenster umsatzsteuerlicher Regelungen (z.B. eine Befreiung von der Umsatzsteuer in Deutschland) erfüllt, und gleichzeitig den Nachweis erbringen, dass es sich bei seinem Geschäftspartner tatsächlich um einen umsatzsteuerlich geführten Unternehmer handelt. Zu beachten gilt es dabei: Die Nachweispflicht gegenüber den Finanzbehörden liegt stets beim Unternehmen.

Damit Unternehmen Sicherheit über den ausländischen Geschäftspartner erlangen können, gibt es ein Prüfverfahren beim Bundeszentralamt für Steuern. Im so genannten Bestätigungsverfahren kann der Unternehmer einen Antrag stellen. Er erhält daraufhin Auskunft über die Gültigkeit der USt-IDNr. (einfache Bestätigungsanfrage) sowie bei der qualifizierten Bestätigungsanfrage zusätzlich den Namen und die Anschrift der Person, der die USt-IDNr. von einem anderen EU-Staat zugeteilt wurde. Der Antrag kann schriftlich, telefonisch oder per Fax beim Bundeszentralamt gestellt werden. Die einfache Bestätigungsanfrage kann auch Online unter www.bzst.bund.de geprüft werden.

Zukünftige steuerliche Identifikationsmerkmale

Einhergehend mit der Änderung der Abgabenordnung (AO) deutete sich die Einführung bundeseinheitlicher Nummern zur steuerlichen Identifikation privater und wirtschaftlicher Personen an. Im § 139 wurde die zentrale Speicherung und Vergabe der Identifikationsnummern geregelt. Nur Details des Datentransfers und des zeitlichen Ablaufs der Einführung müssen noch durch Verordnungen geklärt werden. Solch eine entsprechende Verordnung wurde im November 2006 für die Identifikationsnummer für Privatpersonen erlassen, so dass die Einführung dieser Nummer beschlossene Sache ist.

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Die Identifikationsnummer für Privatpersonen (§ 139b AO)
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Zur steuerlichen Erfassung der Bundesbürger dient die Steuernummer, die vom zuständigen Finanzamt vergeben und dezentral verwaltet wird. Diese Nummer ist deutschlandweit nicht einheitlich aufgebaut und auch eine bundeslandübergreifende steuerliche Zuordnung von Datenbeständen wurde hierdurch stark erschwert.

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Bundeseinheitliche Nummer beim Kontakt mit Finanzbehörden
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Dieses soll sich zum 01. Juli 2007 mit der Einführung der Identifikationsnummer für Privatpersonen ändern. Diese Nummer ist künftig ergänzend bei allen Anträgen, Erklärungen oder Mitteilungen den Finanzbehörden mitzuteilen und ermöglicht die deutschlandweite Zuordnung und Verwaltung von steuerlichen Daten.

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Zentrale Speicherung persönlicher Daten
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Zum 01. Juli 2007 wird jeder natürlichen Person in Deutschland vom Bundeszentralamt für Steuern aufgrund von elektronisch gelieferten Daten der rund 5500 Meldebehörden eine Identifikationsnummer zugeteilt. Dazu übermittelt die zuständige Meldebehörde Familiennamen, früheren Namen, Vornamen oder Künstlernamen, Doktorgrad, Tag und Ort der Geburt, Geschlecht und gegenwärtige Anschrift der gemeldeten Bürger an eine dem Bundesfinanzministerium angegliederten Behörde. Damit werden diese persönlichen Daten erstmals deutschlandweit zentral gespeichert.

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Vorstufe der Totalerfassung der Bevölkerung
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Datenschützer kritisierten im Vorfeld vergeblich diese Vorstufe der Totalerfassung der Bevölkerung mit der Personenkennziffer. Die Bundesregierung argumentierte dagegen die Notwendigkeit der Einführung dieser Nummer, um unter anderem eine gerechte Besteuerung der staatlichen wie privaten Renten zu gewährleisten. Die eindeutige Identifikationsnummer soll hier eine lückenlose Kontrolle der Besteuerung erlauben und die Transparenz des Besteuerungsverfahrens erhöhen. Andere Behörden und Einrichtungen dürfen auf die Identifikationsnummer nur dann zugreifen, wenn es für den Datenaustausch mit den Finanzbehörden erforderlich ist. Erfahrungsgemäß sind aber fast alle Informationen für den Datenaustausch mit den Finanzbehörden erforderlich oder zumindest recht hilfreich, so dass erwartet werden kann, dass unterschiedlichste Behörden von der Identifikationsnummer umfänglichen Gebrauch machen werden.

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Vergabe und Mitteilung der Nummer
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Die Verordnung sieht vor, den Datentransfer zwischen den Behörden bis zum 30. September 2007 abzuschließen. Danach vergibt das zentrale Steueramt die Personenkennziffern und teilt diese der zuständigen Meldebehörde zur Speicherung im Melderegister mit. Auch der Steuerpflichtige wird per Post über seine persönliche Nummer informiert, gemeinsam mit Angaben über die von ihm gespeicherten Daten. Die Meldebehörde unterrichtet das Bundeszentralamt fortan über alle relevanten persönlichen Änderungen des Bürgers, so dass die Aktualität der zentral gespeicherten Daten gewährleistet wird. Das Bundesfinanzministerium rechnet damit, dass ein reibungsloser Einsatz der neuen Identifikationsnummer ab dem Jahre 2008 möglich ist.

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Lebenslange Gültigkeit
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Die persönliche Identifikationsnummer gilt ein Leben lang und erlischt erst 20 Jahre nach dem Tod der Person. Somit können eventuelle steuerliche Nachforderungen der Behörden auch noch lange nach dem Tod der betreffenden Person exakt zugeordnet und den Erben gegenüber geltend gemacht werden. Die Nummer wird 10 Ziffern und eine zusätzliche Prüfziffern enthalten.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (§ 139c AO)

Die wirtschaftliche Identifikationsnummer ist für Unternehmer das Pendant zur persönlichen Identifikationsnummer. Sie wird als bundeseinheitliches Identifikationsmerkmal an wirtschaftlich tätige Personen vergeben. Diese Nummer hat nichts mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu tun. Verwechslungsgefahr besteht aufgrund der Tatsache, dass beide Nummern mit dem Präfix „DE“ beginnen.

Analog der persönlichen Identifikationsnummer wird dem Bundeszentralamt für Steuern durch die zuständigen Meldebehörden alle, für die Identifizierung des Gewerbetreibenden nötigen Informationen, wie Firmenname, Rechtsform, Gründungsdatum, zuständige Finanzbehörde usw. übermittelt. Das Bundeszentralamt speichert und aktualisiert die Daten fortlaufend und vergibt die wirtschaftliche Identifikationsnummer an den Gewerbetreibenden.

Anders als bei der persönlichen Identifikationsnummer, gibt es zur wirtschaftlichen Identifikationsnummer noch keine Verordnung, die den Datentransfer und den Zeitpunkt der Einführung regelt. Die Priorität liegt bis dato auf der Einführung der Identifikationsnummer für Privatpersonen. Verständlich, denn Gewerbetreibende sind durch die unumgängliche Steuernummer und USt-IdNr. den Finanzbehörden gegenüber bereits gläsern genug.

Nach Aussage des Bundesfinanzministeriums ist die vollständige Einführung der persönlichen Identifikationsnummer Vorraussetzung für die Einführung und Vergabe der wirtschaftlichen Identifikationsnummer. Da die persönliche Identifikationsnummer erst im Jahre 2008 flächendeckend eingerichtet sein soll, kann man davon ausgehen, dass sich die Einführung der Wirtschafts-Identifikationsnummer noch hinauszögern wird.
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