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Pressemitteilung

Stadt Herford nutzt als erste Kommune den Sparkassen RechnungsService – weitere können folgen

Seit gestern bietet die Stadt Herford einen innovativen Service an: Geschäftspartner können ihre Rechnungen nun elektronisch über den Sparkassen RechnungsService schicken. Damit ist die Stadt bundesweit Vorreiter in punkto eBilling.
(PM) Herford, 02.12.2010 - Schlanke Verwaltung durch moderne Prozesse: Nach diesem Motto setzt die Stadt Herford auf die elektronische Rechnung und ist damit die erste Kommune in Deutschland, die den rechtskonformen Austausch über den Sparkassen RechnungsService ermöglicht.

Im ersten Schritt kann die Stadt elektronische Rechnungen empfangen, archivieren und ohne Medienbruch im digitalen Workflow bearbeiten. Das spart wertvolle Zeit, weil die Rechnungsdaten nun elektronisch eingehen und nicht mehr per Hand eingegeben werden müssen. Die Übermittlung ist rechtskonform u.a. wegen der aufgebrachten elektronischen Signatur. Dies sichert das zertifizierte Verfahren der ebills & more GmbH, nach dem der eBilling-Service funktioniert.

Die Lösung der Stadt Herford wurde ausführlich getestet und steht mit dem Start des Betriebes nun auch anderen Einrichtungen der Öffentlichen Verwaltung zur Verfügung. Selbstverständlich können auch Unternehmen jeglicher Größe und Branche den Sparkassen RechnungsService nutzen, um Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen. Einen kompatiblen Service bieten die Volks- und Raiffeisenbanken als VR-RechnungsService.

„Das Angebot der elektronischen Rechnungsstellung ist für die Stadtverwaltung ein weiterer Schritt, um Verwaltungsabläufe mit Hilfe der elektronischen Datenverarbeitung schneller und kostengünstiger zu gestalten“, erläutert Jörg Hartmann, Leiter der Abteilung Kämmerei, Steuern und Stadtkasse in Herford.
Die Stadt erhält rund 20.000 Rechnungen jährlich. Mit Umstellung auf die elektronische Rechnung eröffnet sich ein Einsparpotenzial von 20.000 Euro. Zudem verringert jede eingesparte Papierseite den CO2-Austoß, was die Umwelt schont.

Für Lieferanten ist die elektronische Rechnung einfach, preiswerter und deutlich schneller als die Papierrechnung. Bis zu 85 % lässt sich an direkten und indirekten Kosten sparen. In den kommenden Jahren wird sich der Anteil elektronischer Rechnungen drastisch erhöhen. Wir rechnen bereits mit über 2 Milliarden elektronischer Rechnungen im B2B-Bereich für 2014 in Deutschland“, erklärt Andreas Viersbach, Bereichsleiter Vertrieb bei der ebills & more. „Die Stadt Herford ist somit für die Zukunft bestens gerüstet. Und wir rechnen damit, dass diverse Kommunen diesem Beispiel folgen werden.“

Weitere Informationen finden sich unter:
www.srs-bill.de und www.vr-rechnungsservice.de

Über den elektronischen RechnungsService

Dem Angebot der ebills & more liegt ein webbasiertes Verfahren mit universellem Zugang zugrunde: Ein Nutzer muss lediglich über Browser & Internetzugang verfügen und sich registrieren, um seine Rechnungen über die Plattform abwickeln zu können. Das Prinzip ist denkbar einfach: Der Anwender schreibt wie gewohnt seine Ausgangsrechnung in der vorhandenen Branchen- bzw. Faktura-Lösung wie Sage oder Lexware. Word und Excel sind auch möglich.
Anstatt nun die finale Version auf Papier auszudrucken, wählt er SIMPLYST Express in der Druckerauswahl und erzeugt damit automatisch ein lesbares PDF sowie einen XML-Datensatz. Bei Bedarf lassen sich auch Dokumente als Anlagen anhängen.

Alles andere läuft im Hintergrund auf der Web-Plattform von ebills & more: Es wird eine steuerrechtlich erforderliche, qualifizierte elektronische Signatur aufgebracht. Dann schickt das System die digitale Rechnung an den Empfänger und prüft die Signatur, damit sich wie gewohnt die Vorsteuer ziehen lässt. Außerdem kann das signierte Rechnungs-PDF mit allen Zusatzdaten in einem Web-Archiv abgelegt werden, wo es zehn Jahre für Versender und Empfänger zugänglich ist.
Der Rechnungsempfänger erhält das Rechnungs-PDF mitsamt Signatur und Prüfreport kostenlos. Bei Bedarf übermittelt ihm das System auch die Rechnungsdaten in einem Format, das er direkt weiterverarbeiten kann.

Den Vertrieb vor Ort übernehmen die teilnehmenden Sparkassen und Volks- und Raiffeisenbanken mit ihren bundesweiten Filialnetzen sowie die ServiCon für die gewerblichen Verbundgruppen und Franchise-Systeme im ZGV. Alle drei Institutionen bieten den Vorteil der vorhandenen Kundennähe, da sie zu den meisten Unternehmen im deutschen Mittelstand bereits Geschäftsbeziehungen unterhalten. Der RechnungsService erweitert den etablierten, elektronischen Zahlungsverkehr. Er ist in vielen Anwendungen für Onlinebanking und Cash-Management wie SFirm32, StarMoney, Genocash, Windata und weiteren bereits integriert.
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