Beitragsansprüche der Sozialversicherungsträger verjähren vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem sie fällig geworden sind. Ausnahme: Ihr Unternehmen hat die Beiträge vorsätzlich nicht gezahlt. Dann verjähren die Ansprüche erst in 30 Jahren. Die Prüfungen werden daher durchgeführt, um eine Verjährung der Ansprüche der Sozialversicherungsträger gegen Ihr Unternehmen zu verhindern.

Für die Dauer der Betriebsprüfung ist die Verjährung „gehemmt“. Die Verjährungsfrist läuft also nicht weiter, während eine Prüfung stattfindet. Die Hemmung beginnt mit dem ersten Tag der Prüfung und endet mit der Bekanntgabe des Beitragsbescheids.

Achtung: Die Einzugsstellen für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag haben eine Verpflichtung, die Rentenversicherungsträger zu unterrichten, wenn Sie eine Betriebsprüfung in kürzeren Abständen für notwendig halten. Da die Krankenkassen nach wie vor die Beiträge einziehen, haben sie auch mehr Berührungspunkte mit den Arbeitgebern und erfahren Sachverhalte, die eine Prüfung erforderlich scheinen lassen. Sie müssen daher mit einer Prüfung außerhalb des 4-Jahres-Rhythmus z. B. in den folgenden Fällen rechnen:

1. bei hohen Beitragsrückständen
2. bei Anzeigen (z. B. durch die Agentur für Arbeit oder die Staatsanwaltschaft)
3. wenn Ihr Unternehmen ein Insolvenzverfahren eröffnet oder abweist oder die Stilllegung des Betriebs plant

Verlangen Sie eine Prüfung, falls nötig

Die Prüfungen können und sollen in kürzeren Abständen durchgeführt werden, wenn Sie dies verlangen. Das ist sinnvoll, wenn Sie durch eine vorzeitige Prüfung Ihr Risiko für eine Beitragsnachberechnung minimieren bzw. so früh wie möglich aufdecken und eventuelle Säumniszuschläge gering halten können.

Der ausdrückliche Wunsch nach einer Betriebsprüfung ist z. B. dann sinnvoll, wenn

1. Sie entdeckt oder den Verdacht haben, dass es bei einem mit der Abrechnung betrauten (externen oder internen) Mitarbeiter bewusst oder unbewusst jahrelang zu Unregelmäßigkeiten bzw. Fehlern gekommen ist,
2. die Gefahr jahrelanger Systemfehler besteht,
3. ein Wechsel entsprechender Mitarbeiter bei Ihnen im Lohnbüro stattgefunden hat.

Wer Sie prüft

Für die Betriebsprüfungen im Bereich der Sozialversicherung sind ausschließlich die Rentenversicherungsträger zuständig. Wer für Ihr Unternehmen von den Rentenversicherungsträgern ganz konkret zuständig ist, hängt von Ihrer Betriebsnummer ab, die Ihnen die Agentur für Arbeit zugeteilt hat. Maßgebend ist die Endziffer, also die letzte Ziffer der Betriebsnummer:

• Endziffern 0–4 Zuständig ist die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRB).
• Endziffern 5–9 Zuständig sind die Regionalträger.

Achtung: Lassen Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung von einem Steuerberater durchführen, ist dessen Betriebsnummer maßgeblich.

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