(PM) Osnabrück, 18.09.2013 - Ein Großteil der Unternehmen hat sich bislang jedoch noch nicht adäquat auf die neue SEPA-Regelung vorbreitet, obwohl sie bereits in wenigen Monaten ansteht. Ein Grund: Viele Unternehmen wissen nicht, was SEPA überhaupt ist – geschweige denn, was das für Unternehmen bedeutet und was getan werden muss, damit Zahlungen und Forderungen auch in Zukunft ordnungsgemäß verlaufen…

Was ist SEPA?

Die Abkürzung SEPA steht für Single Euro Payments Area, zu Deutsch: einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum. SEPA beinhaltet Regelungen zum Überweisungs-verfahren in den Euroländern. Das neue System gilt ab dem 01. Februar 2014 verbindlich in allen Euroländern. Überweisungen und Lastschriften können ab diesem Tag nur noch nach dem SEPA-Verfahren durchgeführt werden.

Wozu dient SEPA?

Die Umstellung auf SEPA soll den Zahlungsverkehr in Europa vereinfachen. Es soll einen europaweit einheitlichen Zahlungsraum für Transaktionen in Euro schaffen und bargeldlose Zahlungen im Euro-Raum standardisieren.

Was ändert sich durch SEPA?

Überweisungen und Lastschriften werden ab dem 01. Februar 2014 endgültig auf das europaweite SEPA-Verfahren umgestellt. Statt Bankleitzahl und Kontonummer wird dann die internationale Bankkontonummer IBAN (International Bank Account Number) benötigt, die beide in einer Nummer zusammenführt. Die 22-stellige IBAN-Nummer findet sich auf dem Kontoauszug und auf der Bankkundenkarte.

BIC als Übergangslösung

Bis zum 1. Februar 2016 ist bei grenzüberschreitenden SEPA-Zahlungen in eines der 33 teilnehmenden SEPA-Länder vorübergehend neben der IBAN noch der BIC (Business Identifier Code) erforderlich.

SEPA-Lastschriftmandat

Die Einzugsermächtigung wird in Zukunft vom SEPA-Lastschriftmandat ersetzt. Damit ermächtigt der Zahler den Empfänger, Geld von seinem Konto einzuziehen. Zugleich erteilt er seiner Bank den Auftrag, die Zahlung von seinem Konto an das Kreditinstitut des Zahlungsempfängers zu überweisen. Ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat muss schriftlich erteilt werden.

Vorabinformation bei Lastschriften

In Zukunft müssen Zahlungsempfänger von Lastschriften dem Zahler spätestens 14 Kalendertage vor der Fälligkeit des ersten Lastschrifteinzugs die Abbuchung ankündigen und die Höhe der Lastschrift angeben. Dadurch soll dem Zahler ausreichend Zeit gegeben werden, für eine entsprechende Deckung seines Kontos zu sorgen.

Wer ist von SEPA betroffen?

Jeder Kontoinhaber – d. h. sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen – ist von der Umstellung auf SEPA betroffen. Im Unternehmen sind insbesondere die Abteilungen betroffen, die mit bargeldlosem Zahlungsverkehr zu tun haben, das heißt Buchhaltung, Rechnungswesen, Vertrieb, Einkauf und weitere.

Folgen fehlerhafter Umstellung

Laut einer aktuellen BITKOM-Umfrage hat ein Großteil der Unternehmen nur eine vage Vorstellung davon, was SEPA bedeutet. Dies ist äußerst bedenklich, denn die Folgen einer verspäteten oder fehlerhaften Umstellung auf SEPA können existenziell sein. Wer nicht bis zum Stichtag auf SEPA umgestellt hat, dem droht die Zahlungsunfähigkeit, da weder Abbuchungen noch Zahlungen mehr möglich sein werden. Hinzu kommen enorme Kosten in Form von erhöhten Bankgebühren.

Was müssen Unternehmen tun?

Unternehmen müssen eine Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen und neue SEPA-Lastschriftmandate einholen bzw. ihre bestehenden schriftlichen Einzugsermächtigungen umwidmen. Außerdem gilt es, die zukünftige Vorabinformationspflicht in die internen Prozesse einzubinden.

Da sich künftig zudem die gesetzlichen Vorgaben für Datenformate von Zahlungsinformationen ändern, sind entsprechende Software-Lösungen notwendig, die diese Datenformate unterstützen. Zudem sind – wie bereits beschrieben – sämtliche Stammdaten für den Zahlungsverkehr zu aktualisieren. Außerdem nicht zu vergessen: Die Kontoangaben auf der Geschäftsausstattung (Briefbögen, Visitenkarten, Website) müssen entsprechend aktualisiert werden.

Wozu dient eine SEPA-Software?

Eine SEPA-Software kann die Umstellung auf das neue Zahlungssystem deutlich vereinfachen. Sie minimiert den Aufwand der Umstellungsformalitäten und bietet zudem die Möglichkeit, die eigenen Zahlungsprozesse zu optimieren. Individuelle SEPA-Software kann in aller Regel an die bestehende IT-Lösung angepasst bzw. in diese integriert werden.
Die Anforderungen an eine SEPA-Software sind vielfältig. Deshalb empfehlen die IT-Experten der LMIS AG, einem renommierter Softwaredienstleister aus Osnabrück, sich individuell beraten lassen. Es sei im Einzelfall zu klären, welche Maßnahmen zu ergreifen seien, damit die SEPA-Umstellung nicht zum finanziellen Fiasko wird.

Die LMIS AG hat die SEPA-Umstellung ihrer Stammkunden bereits frühzeitig angeregt und umgesetzt, sodass ein reibungsloser Zahlungsverkehr auch nach Februar 2014 für sie sichergestellt ist. Unternehmen, die sich noch nicht auf die Umstellung vorbereitet haben, sollten dies laut des IT-Dienstleisters LMIS dringend tun.