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Risiken senken und Zeit sparen dank professioneller E-Mail-Archivierung

(PM) München, 15.06.2011 - Täglich 150 bis 200 Mails befinden sich im Postfach: Kein Wunder, dass Mitarbeiter Nachrichten löschen, wenn ein Vorgang abgeschlossen scheint. Doch bei einer Auseinandersetzung mit einem Kunden kann es teuer werden, wenn sich der entsprechende E-Mail-Verkehr zu einem Großauftrag nicht mehr finden lässt. Sind steuerlich und geschäftlich relevante E-Mails gelöscht, verstößt dies zudem gegen die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht sie revisionssicher zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren. Ein professionelles und sicheres E-Mail-Archivierungssystem wie der Mailofant der SpaceNet AG hilft Unternehmen Zeit für sinnlose E-Mail-Suche, Ärger und finanziellen Schaden zu ersparen.

Ein zentrales Mailarchiv erleichtert den täglichen Umgang mit der E-Mail-Flut, hilft Informationen und Wissen besser zu sichern und entlastet die eigenen Mitarbeiter. Eine Möglichkeit ist ein unternehmenseigenes Archivierungssystem. Das ist jedoch schnell sehr zeit- und kostenintensiv. Folgekosten für Wartung und weitere Server sind nur schwer abzuschätzen. Weniger aufwändig und günstiger ist es, die Mailarchivierung auszulagern. Bei einer Lösung wie dem Mailofant der SpaceNet AG speichert das E-Mail-Archiv automatisch alle gesendeten und empfangenen Mails in zwei sicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. E-Mail-Programm und -server bleiben leistungsfähig, da der eigene Mailserver von Spam und Viren gar nicht erst belastet wird.

Der Mailofant spart den Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, da sie nicht entscheiden müssen, welche Mails steuerlich oder geschäftlich relevant sind. Unternehmen erfüllen mit einem revisionssicheren, d.h. lückenlosen und unveränderbaren Mailarchiv die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBS). Gelassen können sie Betriebsprüfungen entgegensehen. „Aus unserer Erfahrung werden in Konflikten mit Lieferanten oder Kunden oftmals erst Jahre später E-Mails relevant, die zuvor nicht als archivierungswürdig eingestuft worden waren“, sagt Andreas Berger, Leiter Controlling des Internetproviders SpaceNet AG. „Wer seine E-Mail-Korrespondenz lückenlos dokumentieren und zudem beweisen kann, dass sie nicht nachträglich manipuliert wurde, ist klar im Vorteil. Für Gegner wird es so schwer, die Zuverlässigkeit der Archivierung in einem Rechtsstreit infrage zu stellen.“

Mit Hilfe einer intelligenten Volltext-Suchfunktion lassen sich Mails, abhängig von der Größe des Archivs, in Sekunden wiederfinden. Die Vergabe von Schlagworten oder eine Ordnerstruktur sind nicht notwendig. Erst jüngst hat eine IBM-Studie1 ergeben, dass Mitarbeiter in ihrem unsortierten Posteingang mit der Suchfunktion Mails viel schneller wiederfinden können als eine Vergleichsgruppe per Hand in Unterordnern ihres Posteingangs. Mitarbeiter greifen auf ihre archivierten Mails über eine Weboberfläche oder über einen individuellen Archivordner zu. Für den Mitarbeiter sieht das Archiv seiner eigenen Nachrichten aus wie ein gewöhnlicher Ordner in seiner bekannten Mailanwendung, nur mit dem Unterschied, dass er das Archiv nicht verändern kann. Verwendet wird dafür das IMAP Protokoll. Die Zugriffsrechte jedes Mitarbeiters umfassen dabei nur die selbst versendeten sowie die direkt und in Kopie (CC) empfangenen Nachrichten. Steht eine Betriebsprüfung bevor, können die Daten mit wenigen Klicks auch bei Bedarf extrahiert werden, um sie beispielsweise auf eine CD auszulagern. „Grundsätzlich spart eine professionelle Archivierungslösung viel Zeit und Nerven und das ständige, kostenintensive Aufstocken der Serverkapazitäten entfällt“, sagt Andreas Berger. „Schon eine einzige wiederauffindbare E-Mail kann größeren Schaden vom Unternehmen abwenden.“

1) “Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding” von Steve Whittaker, Tara Matthews, Julian Cerruti, Hernan Badenes, John Tang; IBM Research – Almaden, San Jose, California, USA
(people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf)

Praxistipps zum Thema E-Mail-Archivierung: www.space.net/expertenwissen
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