(PM) 61191 Rosbach v. d. Höhe, 05.03.2010 - Um Reisekosten geltend machen zu können, ist es erforderlich, dass es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit handelt. Was unter vorübergehend zu verstehen ist, wurde gesetzlich nicht geregelt. Ein Zeitrahmen von bis zu 18 Monate wird zurzeit noch als vorübergehend angesehen.

Im Rahmen der Reisekostenabrechnung können folgende Kosten geltend gemacht werden:

Fahrtkosten
Fahrtkosten in tatsächlicher Höhe (Nachweise erforderlich)
Fahrtkosten bei Nutzung eines eigenen Fahrzeuges in tatsächlicher Höhe oder mit der Pauschale von 0,30 EUR pro gefahrenen Kilometer

Verpflegungsmehraufwendungen
Bei Auswärtstätigkeiten im Inland sind die Verpflegungsmehraufwendungen nur mit Pauschbeträgen anzusetzen und zwar für jeden Kalendertag der Abwesenheit von der Wohnung und regelmäßigen Arbeitsstätte. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit können die Verpflegungsmehraufwendungen nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden.

Für Verpflegungsmehraufwendungen im Inland können folgende Pauschalen angesetzt werden:

Abwesenheit bis 8 Stunden 0 EUR
Abwesenheit 8 bis 14 Stunden 6 EUR
Abwesenheit 14 bis 24 Stunden 12 EUR
Abwesenheit über 24 Stunden 24 EUR

Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland wird der Verpflegungsmehraufwand durch Auslandstagegelder berücksichtigt. Diese werden in unterschiedlicher Höhe für jedes einzelne Land vom Bundesministe-rium für Finanzen veröffentlicht.

Übernachtungskosten
Die Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten geltend gemacht wer-den. Diese Kosten sind durch Rechnungen (Hotel, Pension usw.) nachzuweisen. Diese Kosten unter-liegen ab 1. Januar 2010 nur noch mit 7% der Umsatzsteuer. Sämtliche Nebenleistungen wie Ver-pflegung, insbesondere Frühstück, Telefon und Internet unterliegen dem allgemeinen Umsatzsteuer-satz von 19 %. Es ist darauf zu achten, dass in den Rechnungen sowohl die reinen Übernachtungs-kosten als auch sämtliche Nebenleistungen gesondert ausgewiesen sein müssen.
Die bisherige Regelung den Gesamtpreis prozentual zur Ermittlung der reinen Übernachtskosten zu kürzen entfällt, da die Kosten für die Verpflegung (insbesondere Frühstück) gesondert ausgewiesen werden müssen. Dies hat zur Folge, dass die Verpflegungskosten (insbesondere Frühstück) in voller Höhe nicht erstattet werden dürfen.
Etwas anders gilt, wenn der Arbeitgeber die Übernachtung incl. Frühstück vorbestellt und die Kosten dem Arbeitgeber (nicht dem Mitarbeiter) in Rechnung gestellt werden. In diesen Fällen sind die Kosten für das mitbezahlte Frühstück nicht nach den effektiven Kosten, sondern dem Sachbezugswert für das Frühstück in Höhe von 1,57 EUR der Lohnsteuer zu unterwerfen. Diese pauschalen Sachbezüge dürfen allerdings nicht in die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro eingerechnet werden, sind also in jedem Fall der Lohnsteuer zu unterwerfen.

Reisenebenkosten
Hierbei kann es sich um Telefongespräche, Straßenbenutzungsgebühren oder Parkgebühren han-deln. Diese Kosten sind durch entsprechende Belege nachzuweisen.

Durch die Einhaltung der Regelungen vermeiden Sie Nachzahlungen durch Prüfungen von den Sozial-versicherungsträgern und dem Finanzamt.

Stand: Januar 2010