(PM) Ostfildern/Kirchheim, 02.12.2010 - Die Erfassung jeglicher Art von Papierdokumenten per Hand und deren Weiterbearbeitungsschritte kosten in jedem Betrieb wertvolle Zeit und sind leider naturgemäß fehleranfällig. Durch eine automatisierte Digitalisierung und Verarbeitung aller anfallenden Geschäftsdokumente, können Unternehmen in jeglichen Betriebsgrößen die Kosten der manuellen Bearbeitung jetzt deutlich reduzieren.

Hohe Kosten durch eintreffende Papierdokumente

In jedem Unternehmen fällt stapelweise Papier an, welches schon alleine dadurch Kosten verursacht, dass es im Posteingang landet. Nicht nur dass z.B. Rechnungen am Ende bezahlt werden müssen, nein, sie verursachen an unzähligen Stellen weitere Kosten bis es überhaupt zur Überweisung kommt. So gut wie jedes Dokument durchläuft die üblichen Bearbeitungsschritte: Es wird entgegengenommen, nach Wichtigkeit bewertet und indiziert. Danach wird die Zuständigkeit im Haus ermittelt und die Unterlagen an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Dort wird das Dokument bearbeitet, freigegeben, weitergegeben, manuell oder digital erfasst und zum Schluss in digitaler oder haptischer Form archiviert. Das alles zusammengefasst kostet viel Zeit und bindet wertvolle Arbeitskräfte.

Wesentliche Einsparungen durch effektive Automatisierung und hochwertige Dienstleistung

Wesentlich kostengünstiger kann der Dienstleister IMR die meisten dieser Schritte übernehmen und mit agorum® core im Hintergrund wesentlich effizienter gestalten. Die Dienstleistungspalette reicht von der Rechnungserfassung bis zur kompletten Organisation des Posteingangs eines Unternehmens. Das Scannen der Dokumente kann dabei sowohl vom Kunden selbst, als auch von IMR übernommen werden. Die Daten werden nach dem Scannen zunächst digital verarbeitet und dort wo der Text nicht technisch einwandfrei erkannt werden konnte manuell nachgearbeitet. Das Ergebnis sind nach Kundenwünschen indizierte und qualitätsgesicherte Daten, die in jeder gewünschten Form weiterverarbeitet werden können. Die verifizierten Daten können in eine ERP-Software oder ein Dokumentenmanagement-System überführt werden, wo Sie automatisiert in die jeweiligen Arbeitsabläufe, beispielsweise Freigabeprozesse oder Bestellabläufe, integriert werden und im Falle von agorum® core revisonssicher und im Volltext durchsuchbar archiviert werden können.

Service bald komfortabel online verfügbar

Angedacht ist es, diesen Service in naher Zukunft über ein benutzerfreundliches Web-Portal anzubieten, das es jedem Unternehmen ganz einfach ermöglicht, in den Genuss dieser effizienten und kostengünstigen Dienstleistung zu kommen.

Noch komfortabler ist der Service in direkter Kombination mit dem beim Kunden installierten Dokumentenmanagement-System agorum® core. Damit wird es sogar möglich sein, die Bilddaten der Dokumente direkt vom Scanner in das System einlesen zu lassen. Dort werden die Daten vom Dienstleister abgeholt, bearbeiten und direkt dort wieder digital ins System zurückgeführt, wo Sie benötigt werden. Alles was der Kunden zu tun hat, ist das Papier auf den Scanner zu legen und den Knopf zu drücken, alles Weitere wird für ihn erledigt.

Das Ergebnis

Mit geringstem Aufwand alle relevanten Daten dort im System erfasst und archiviert, wo der Kunde sie benötigt. Das ganze Paket wird zu Konditionen erhältlich sein, die auch für kleinere Betriebe mehr als interessant sein dürften!

Weiterführende Informationen:

Digitalisierung als Dienstleistung: www.imrgmbh.de
Produktinformationen zu agorum® core: www.agorum.com/produkte