(PM) Hannover, 02.04.2014 - Im Vorfeld werden bestimmte Einflüsse identifiziert und analysiert (z. B. die Stakeholder, das Umfeld). Es sind immer verschiedene Interessensgruppen, die an einem Projekt teilnehmen und dabei unterschiedliche Ziele verfolgen. Eine Aufgabe des Projektmanagements ist es, die negativen Einflüsse von diesen Interessengruppen zu unterbinden. Wenn sie dennoch entstehen, werden dann entsprechende problemlösende Prozesse vorbereitet. Die Stakeholderanalyse ist auch für die Bestimmung und Gewichtung der Projektziele wichtig.

In welchen Schritten verläuft der Planungsprozess eines Projektes? Verschiedene Pläne, die erstellt werden sollten:

Schritte des Planungsprozesses:

Schritt Projektstrukturplan
Schritt Ablaufplan
Schritt Terminplan / Meilensteine
Schritt Einsatzmittelplan
Schritt Kosten- und Finanzplan
Schritt Optimierung der Pläne + Freigabe

Pläne, die erstellt werden sollten:

Projektstrukturplan
Ablaufplan (Netzplan)
Terminplan (Balkenplan)
Einsatzmittelplan
Kosten- und Finanzplan

Zusammenhang von Projektstrukturplan, Arbeitspaketen und „Kritischem Pfad“:

Ein Arbeitspaket sollte einer Projektphase zugeordnet werden können. Die für das Arbeitspaket geplante Zeit sollte verglichen mit der Projektdauer nicht zu groß sein. Beim "Kritischen Pfad" handelt es sich um die Folge der Vorgänge in einem Projekt, die die Mindestprojektdauer des Projekts bestimmen. Jeder Verzögerung auf diesem Pfad hat zur Folge, dass das ursprünglich geplante Projektende nach hinten verschoben wird.

Welche Aufgaben fallen in der Abschlussphase des Projektes an ( mindestens drei) und wozu dient ein Abschlussworkshop?

In der Projektabschlussphase finden folgende Vorgänge statt:
Abnahme des Projektergebnisses
Nachkalkulation
Abschlussworkshop
Know-How-Sicherung (Lessons learned )
Übergabe der „offenen Posten“
Reintegration der Mitarbeiter
„Beendigung des Projektes“

Ein Abschlussworkshop ist eine Zusammenfassung der gesammelten Erfahrungen und Bewertungen aller Beteiligten. Dazu gehört auch die Erkenntnis, wie sich die Beteiligten in dem Projekt fühlten, was sie aus dem Projekt und dem Umgang miteinander lernten, was jeder Einzelne für sich persönlich erreichte und welche persönlichen Konsequenzen daraus gezogen werden.

Mindestens drei Dokumente, die im Rahmen eines Projektes erstellt werden sollten

Projektdokumentation besteht unter anderem aus folgenden Dokumenten:
Projektsteckbrief
Regelmäßige Statusberichte
Abschlussbericht

Die Projektdokumentation hat eine sehr große Bedeutung sowohl für Teammitglieder als auch für die Neueinsteiger. Durch diese Dokumente haben alle Beteiligten die Möglichkeit, über die Ereignisse und den Stand des Projektes informiert zu werden. Auch sollten die Ziele, Pläne, Vorgänge, Ergebnisse, Abstimmungen und wichtige Absprachen allen zugänglich sein. Die Dokumentation ist auch darum wichtig, denn auf ihre Basis werden oft weiterreichender Entscheidungen gefällt.