(PM) Ulm, 18.11.2013 - Personalprozesse können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich strukturiert sein. So können in der unternehmerischen Praxis beispielsweise die Funktionen Personalbedarfsplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz und Personalfreisetzung, aber auch Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz/ -betreuung und Personalfreisetzung Bestandteile des Personalprozesses sein. Es sind also verschiedene Personalprozesse zu unterscheiden.

Der bereichsbezogene Personalprozess kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren, abhängig davon, wie und wo das Unternehmen seine Schwerpunkte im Personalmanagement sieht. Grundlegend können jedoch zumindest die Bestandteile Personalplanung, Personalgewinnung beziehungsweise Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung sowie Personalfreisetzung angeführt werden, welche sich mehr oder weniger ausgeprägt in allen Unternehmen finden lassen.

Lag der Fokus der Personalabteilung lediglich im administrativen Bereich, hat sich dieser im Laufe der Jahre zweifelsohne auf die strategische Ebene verschoben. Heutzutage versteht sich der Bereich Human Resources mit Recht als wichtiger Bestandteil der Unternehmenslandschaft, der maßgeblich am langfristigen Erfolg eines Unternehmens beteiligt ist. Zyklische Überprüfungen der Personalprozesse auf deren Effektivität und Effizienz sowie eine anschließende Optimierung – wo notwendig – sind infolgedessen unverzichtbar. Abhängig von der jeweiligen Prozess-Strategie sowie den Ergebnissen einer im Vorfeld durchgeführten Schwachstellenanalyse gilt es für die Prozessverantwortlichen zu prüfen, welche Optimierungshebel die Effektivität und/ oder die Effizienz der betroffenen Prozesse steigern.

Denkbar auf dem Gebiet der Personalplanung könnte beispielsweise unter anderem die Schaffung von zentraler Datenverfügbarkeit für das Management oder aber auch auf dem Gebiet der Personalgewinnung eine effektivere Bewerber-Vorauswahl. Im Hinblick auf die Personalentwicklung könnten die Verringerung des administrativen Aufwands bei der Planung von Weiterbildungsmaßnahmen sowie deren anschließende, reibungslose Bewertung als Optimierungshebel dienen. Auf dem Gebiet der Personalbetreuung könnte ebenfalls eine zentrale Datenhaltung in Kombination mit der Einführung eines Employee Self Service zu einer signifikanten Prozessverbesserung führen.

Eine Optimierung der Personalprozesse kann zum einen durch den Einsatz einer geeigneten Softwarelösung unterstützt aber auch zum anderen langfristig und nachhaltig im Unternehmen implementiert werden.

Der Personalmanager – die innovative, webbasierte Personalmanagement Software von BITE – bietet umfangreiche Möglichkeiten und Funktionalitäten um verbesserte Abläufe und Prozesse im Unternehmen zu verankern.
Zum einen ist aufgrund der ausgeklügelten Rechte- und Rollenverwaltung der Einsatz eines Employee Self Services möglich, wodurch die Mitarbeiter beispielsweise ihre persönlichen Daten in der Personalverwaltung zeitnah selbst aktualisieren oder aber auch Fehlzeitenanträge im Fehlzeitenmodul vollständig automatisiert stellen können. Zum anderen trägt das umfangreiche Modul „Schulungsmanagement“ zu einer signifikanten Reduzierung des administrativen Aufwands hinsichtlich des Bereichs Personalentwicklung bei. Angefangen bei der Planung der Weiterbildungsmaßnahmen über die Erfassung und Verwaltung derselben, bis hin zu Rückkehr- und Umsetzungsbewertungen sowie belastbaren, detaillierten Auswertungen auf unterschiedlichen Ebenen. Zur Optimierung der Personalgewinnung dient zweifelsohne der BITE Bewerbermanager, welcher eine Identifikation der geeignetsten Kandidaten für eine offene Stelle umfassend unterstützt. Darüber hinaus werden die digitalen Bewerberakten der „erfolgreichen“ Kandidaten nach deren Einstellung auf Knopfdruck in digitale Personalakten im BITE Personalmanager inklusive aller Dokumente und des kompletten Email-Verkehrs transferiert.