Es gibt einige Maßnahmen, die Arbeitgeber einsetzen können, um Personalkosten kurzfristig zu senken. Dabei zählt die Nutzung von steuerfreien Vergütungsbestandteilen zur Senkung der Lohnzusatzkosten zu den effektivsten Methoden. Daneben gibt es noch eine Reihe anderer kurzfristiger Maßnahmen, mit denen sich Kosten reduzieren lassen. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass unmittelbar und einseitig an der Personalkosten-Schraube gedreht wird. Doch Vorsicht: Einseitige und kurzfristige Maßnahmen sind selten der beste Weg - auch weil sie sich oft nur schwer arbeitsrechtlich umsetzen lassen.

I - Kurzfristige Einsparpotenziale

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Abbau von Überstunden
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Statt Überstunden von Mitarbeitern zu vergüten, kann der Arbeitgeber diese auch durch Freizeitausgleich abbauen. Das bietet sich vor allem in Zeiten niedriger Auftragsauslastung an - und spart Geld. Zulässig ist ein Freizeitausgleich nach einschlägigen Urteilen des Bundesarbeitsgerichts (BAG) allerdings nur, wenn er im Arbeits- und Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder durch Absprache im Einzelfall vereinbart ist. Der Arbeitgeber kann den Zeitpunkt des Freizeitausgleichs festlegen. Allerdings muss er den Termin rechtzeitig ankündigen, damit der Mitarbeiter entsprechend planen kann. Es empfiehlt sich eine Ankündigungsfrist von mindestens vier Tagen einzuhalten. Zahlt der Arbeitgeber Überstundenzuschläge, muss der Freizeitausgleich entsprechend höher ausfallen.

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Einführung von Kurzarbeit
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Wenn eine Flaute länger andauert und der Abbau von Überstunden allein nicht ausreicht, kann es sich anbieten, Kurzarbeit einzuführen. Bei Kurzarbeit wird für einen bestimmten Zeitraum die regelmäßige Arbeitszeit - und entsprechend auch die Vergütung - der Mitarbeiter heruntergesetzt. Die Bundesagentur für Arbeit gleicht den Verdienstverlust der Mitarbeiter unter bestimmten Voraussetzungen durch die Zahlung von so genanntem Kurzarbeitergeld (§§ 169 ff. SGB) aus. Voraussetzungen für die Zahlung von Kurzarbeitergeld sind:

• Durch den Arbeitsausfall muss sich das Arbeitsentgelt in dem Monat, für den Kurzarbeitergeld beantragt wird, für ein Drittel der im Betrieb beschäftigten Arbeitnehmer um mehr als zehn Prozent verringern.
• Der Arbeitsausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen (Auftragsmangel) oder unabwendbaren Ereignissen (Naturkatastrophen, Bränden etc.) beruhen. Kein Anspruch besteht, wenn der Arbeitsausfall branchen-, betriebsüblich oder saisonbedingt ist.
• Es muss sich um einen nur vorübergehenden Arbeitsausfall handeln. Das heißt, der Betrieb muss in absehbarer Zeit wieder zur Normalarbeitszeit zurückkehren. Die Höchstbezugszeit beträgt in 2005 insgesamt zwölf Monate (in 2004: 15 Monate).
• Der Arbeitsausfall muss unvermeidbar sein. Offene Urlaubsansprüche und flexible Arbeitszeitregelungen müssen bereits ausgeschöpft sein. Auch Produktion auf Lager muss eventuell in Erwägung gezogen werden.
• Das Arbeitsverhältnis muss auch nach der Kurzarbeit fortbestehen. Dem Arbeitnehmer darf weder gekündigt, noch darf ein Auflösungsvertrag geschlossen werden.

Kurzarbeit darf der Arbeitgeber nicht einseitig einführen. Er muss sich mit jedem einzelnen Mitarbeiter einigen. Lehnt ein Mitarbeiter die Kurzarbeit ab, bleibt nur der Weg über eine Änderungskündigung. Auf jeden Fall sollte der Arbeitgeber den Betriebsrat einschalten. Bei Einführung von Kurzarbeit gilt das Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG).

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Gehaltskürzungen (Änderungskündigung)
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Das vertraglich vereinbarte Arbeitsentgelt kann der Arbeitgeber - im Gegensatz zu freiwilligen Sozialleistungen - nur einvernehmlich mit dem Mitarbeiter kürzen. In den seltensten Fällen stimmen Mitarbeiter ohne Weiteres einer Kürzung zu. Sind jedoch alle anderen Maßnahmen zur Kostensenkung ausgeschöpft und ohne Lohnkürzungen betriebsbedingte Kündigungen oder gar die Stilllegung eines Unternehmens unvermeidlich, kann ein Arbeitgeber auf einer Änderungskündigung zwecks Lohnkürzung bestehen.

Allerdings müssen die Voraussetzungen im konkreten Streitfall belegt werden. In der Praxis ist das häufig schwer. Beachtet werden sollte zudem, dass im Rahmen einer Änderungskündigung jede einzelne Änderung sozial gerechtfertigt sein muss. Die Änderungskündigung ist laut einschlägigen Urteilen verschiedener Landesarbeitsgerichte (LAG) insgesamt unwirksam, wenn sich nur eine Änderung sozial nicht rechtfertigen lässt.

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Abbau von Personal
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Eine weitere Maßnahme, um kurzfristig Kosten abzubauen, ist der Personalabbau. Doch das Unternehmen verliert mit Mitarbeitern immer auch Know-how und Erfahrung. Mitunter kann dies zu extremen Qualitätseinbußen führen und den Umsatz beeinflussen. Kommen wieder bessere Zeiten, müssen neue Mitarbeiter gesucht und eingestellt werden. Diese brauchen in der Regel eine längere Einarbeitungszeit, bis sie ähnlich gute Leistung bringen, wie die früheren, entlassenen Mitarbeiter. Zudem wirkt sich der Personalabbau immer auch negativ auf die verbleibenden Mitarbeiter aus. Dies kann zu Verunsicherung und Motivationsverlust führen. Gleichzeitig kann für ein Unternehmen ein schwerwiegender Imageschaden bei Kunden und in der Öffentlichkeit entstehen. Um Personalabbau zu vermeiden, sollten Unternehmen schlank und beweglich bleiben - und eventuell alternative Beschäftigungsmöglichkeiten nutzen. Auch ein sanfter, langfristiger Personalabbau kann sinnvoll sein.

II - Mittel- und langfristige Einsparpotenziale

Abseits aller kurzfristigen Maßnahmen braucht eine effektive Personalkostenreduzierung vor allem eines: Zeit. Insbesondere dann, wenn sie auf eine Verbesserung des Preis-Leistungs-Verhältnisses abzielen. Langfristige Strategien zur Reduzierung der Personalkosten haben gegenüber den meisten kurzfristigen Instrumenten den Vorteil, dass Mitarbeitermotivation und Arbeitsqualität nicht darunter leiden.

Einsparpotenziale bei der Fort- und Weiterbildung

Fort- und Weiterbildung sind relevante Kostenfaktoren. Insbesondere unter dem Gesichtspunkt schlanker Kostenstrukturen im Personalbereich kommt den folgenden Aspekten entscheidende Bedeutung zu:

• der Auswahl der jeweiligen Maßnahme
• der Auswahl des jeweiligen Weiterbildungsanbieters
• der Kostenübernahme oder Beteiligung des Mitarbeiters an den Kosten
• der Rückzahlungsvereinbarung

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Rückzahlungsvereinbarung
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Investiert ein Unternehmen Geld in die Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters, der dann das Unternehmen verlässt, hat der Arbeitgeber das Nachsehen. Vorbeugend kann er eine schriftliche Rückzahlungsvereinbarung treffen. Ein einschlägiges Urteil fällte das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil vom 24.07.1991 - 5 AZR 443/90). Der Arbeitgeber kann demnach wenigstens einen Teil der Kosten zurückverlangen, wenn der Mitarbeiter kündigt oder Anlass zu einer verhaltensbedingten Kündigung gibt.

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Staatliche Förderung
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Wenn das Unternehmen und/oder Mitarbeiter bestimmte Voraussetzungen erfüllen, können laut Sozialgesetzbuch (SGB III) auch staatliche Fördermöglichkeiten der Bundesagentur für Arbeit (BA) in Anspruch genommen werden. Vor Beginn einer Weiterbildungsmaßnahme muss ein entsprechender Antrag bei der zuständigen Arbeitsagentur eingereicht werden. Eine staatliche Förderung von Weiterbildungsmaßnahmen ist unter anderem unter folgenden Voraussetzungen möglich:

1. Job-Rotation (SGB III, §§ 229-233): Mitarbeiter in Weiterbildung wird vertreten

• Voraussetzung: Für die Vertretung wird ein Arbeitsloser beschäftigt
• BA-Förderung: 50 % des Entgelts & Arbeitgeberanteil zu Sozialabgaben

2. Weiterbildung für Mitarbeiter ab 50 Jahren (SGB III, § 417 Abs.1)

• Voraussetzung: Betrieb bis 100 Mitarbeiter, Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei
• BA-Förderung: Kosten der Maßnahme

3. Ungelernte Kräfte (SGB III, § 235 c): Möglichkeit, fehlenden Berufsabschluss nachzuholen

• Voraussetzung: Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei
• BA-Förderung: Zuschuss zum Entgelt & zu Sozialabgaben

4. Drohende Arbeitslosigkeit (SGB III, § 417 Abs. 2): Qualifizierung bereits gekündigter Arbeitskräfte

• Voraussetzung: Arbeitgeber zahlt Entgelt, stellt Mitarbeiter frei
• BA-Förderung: Entgelt für die ausgefallene Arbeitsleistung

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Steuerbefreiung
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Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen, die im "überwiegend betrieblichen Interesse" durchgeführt werden, sind nicht steuerpflichtig (Abschnitt 74 Lohnsteuerrichtlinien LStR). Davon ist immer auszugehen, wenn die Einsatzfähigkeit der Mitarbeiter im Betrieb durch die Bildungsmaßnahme erhöht werden soll. Diese Voraussetzungen gelten als erfüllt, wenn

• der Arbeitgeber die Teilnahme an der Bildungsveranstaltung als Arbeitsleistung wertet und wenigstens teilweise auf die regelmäßige Arbeitszeit anrechnet,
• es bei Nichtgewährung von Freizeitausgleich branchenüblich ist, dass Fort- und Weiterbildungen entsprechend am Wochenende stattfinden.

Unerheblich ist, wer die Maßnahmen durchführt (der Arbeitgeber oder ein Drittunternehmen im Auftrag des Arbeitgebers) und wo sie erfolgt (am Arbeitsplatz, in betrieblichen oder außerbetrieblichen Einrichtungen).

Gestaltung der Betriebsorganisation

Einen besonders hohen Spareffekt können Unternehmen bei den Lohnkosten erzielen, wenn die Betriebsorganisation effizient gestaltet ist, Geschäftsprozesse stimmig sind sowie Leerlaufzeiten und Doppelarbeit vermieden werden. Praxis-Tipp: Befragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Schwachstellen in Arbeitsorganisation und -abläufen. Die Mitarbeiter kennen die alltäglichen Abläufe im Betrieb naturgemäß meist am besten und wissen somit auch, wo Optimierungsbedarf besteht.

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Verbesserung der Leistungsfähigkeit
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Ein gutes Betriebsklima ist das A und O für gute Leistung. Um die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter zu verbessern, sollte der Arbeitgeber daher für ein Klima sorgen, in dem Arbeit Spaß macht. Praxis-Tipp: Führen Sie nachvollziehbare Leistungsstandards ein. Legen Sie Maßstäbe für ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten fest. Nur so haben die Mitarbeiter die Chance, qualitative Abweichungen wahrzunehmen und zu korrigieren. Bei der Einführung von Leistungsstandards sollten Sie ihren Mitarbeitern allerdings die Freiheit einräumen, die Arbeitsprozesse selbst zu gestalten und erst dann eingreifen, wenn sie nicht mehr weiterkommen.

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Reduzierung von Fehlzeiten
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Wenn Mitarbeiter ausfallen, kann das dem Arbeitgeber teuer zu stehen kommen: Bis zu sechs Wochen lang muss er den Lohn weiterzahlen, ohne eine Gegenleistung zu erhalten. Oft müssen zudem zusätzliche Überstunden oder Aushilfskräfte bezahlt werden, damit die liegen gebliebene Arbeit erledigt wird. Bis zu 40 % aller Fehlzeiten sind laut Expertenschätzung durch geringe Arbeitszufriedenheit und mangelnde Motivation der Mitarbeiter beeinflusst.

III - Personalkosten senken durch Outsourcing

Ein Unternehmen sollte sich nicht mit Arbeiten belasten, die andere Firmen schneller, besser und günstiger erledigen können. Gerade Routinearbeiten oder selten nachgefragte Spezialaufgaben eignen sich besonders gut zur Auslagerung. Der Hauptvorteil von Auslagerungen: Die Leistungen können nach Bedarf abgerufen und nur die tatsächliche Arbeit muss bezahlt werden.

Auch wenn Outsourcing auf den ersten Blick teurer erscheint, als eigene Mitarbeiter einzusetzen, lohnt sich ein Vergleich der tatsächlichen Ausgaben. Es muss nämlich auch berücksichtigt werden, dass für den Arbeitgeber keine Kosten für Entgeltfortzahlungen etc. entstehen.

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Beispiel: Ein festangestellter Netzwerkadministrator kostet ein mittelständisches Unternehmen rund 50.000 EUR im Jahr. Ein externer Dienstleister bietet seine Dienste für 90 bis 130 EUR pro Stunde an. Ob sich eine Auslagerung lohnt, hängt davon ab, wie groß der Bedarf des Unternehmens an administrativer Betreuung ist. Liegt dieser beispielsweise bei rund 80 Stunden im Monat, lohnt sich eine Auslagerung allemal.
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Ob ein Unternehmen Aufgaben an externe Unternehmen auslagert oder nicht, ist eine freie Entscheidung des Unternehmers. Niemand kann also Outsourcing verbieten. Allerdings ist eine betriebsbedingte Kündigung nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Das hängt vor allem davon ab, ob der Outsourcing-Anbieter diese Mitarbeiter übernimmt und somit ein Betriebsübergang nach § 613a BGB, also die Auslagerung eines organisatorisch abgrenzbaren Betriebsteils, vorliegt oder nicht.

Verfügt das Unternehmen über einen Betriebsrat, so müssen beim Outsourcing zahlreiche Mitbestimmungsrechte beachtet werden. Nach § 92 BetrVG hat der Betriebsrat beispielsweise das Recht, Alternativen zur Ausgliederung von Arbeit oder ihrer Vergabe an andere Unternehmen vorzuschlagen. Eine Ablehnung muss begründet werden (bei über 100 Beschäftigten schriftlich).

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