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Outsourcing oder eigener Buchhalter: Tipps für die Buchhaltung im Russlandgeschäft

Deutsche Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit in Form einer eigenen Tochtergesellschaft, Repräsentanz oder Betriebsstätte nach Russland ausweiten möchten, kommen an der russichen Buchhaltung nicht vorbei.
(PM) Moskau, 06.10.2011 - Alle in Russland registrierten Unternehmen, einschließlich Vertretungen ausländischer Gesellschaften, sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine Buchhaltung zu führen. Diese Pflicht besteht auch dann, wenn das Unternehmen keine kommerzielle Tätigkeit ausführt. Eine wichtige Frage bei der Planung des Russlandgeschäfts ist also – Buchhaltungs-Outsourcing oder eigener Hauptbuchhalter in Russland? Welche Kriterien bei dieser Frage eine Rolle spielen und was es sonst noch zu beachten gilt, wird im Folgenden erläutert.

Je größer eine Firma und je mehr Mitarbeiter, desto sinnvoller ist es, eigene Buchhalter einzustellen. Zur effizienten Auslastung einer Buchhalterposition sollte auch ein gewisses Maß an Arbeitsaufwand nicht unterschritten werden. Ein weiterer Faktor betrifft das Erfahrungsniveau, das der Investor auf dem russischen Markt besitzt. Verfügt er bereits über eine Vertretung in Russland oder ist es sein erster Eintritt in eine für ihn fremde Absatzregion? Kann er auf das Knowhow eines kundigen Partners vor Ort zurückgreifen oder ist er bei seinem geschäftlichen Unterfangen auf sich allein angewiesen? Die Beschaffung eines geeigneten Hauptbuchhalters kann mit erheblichem Aufwand und Risiken einhergehen und setzt einschlägiges Wissen voraus.

Ein russischer Buchhalter sollte sich mit den Standards der internationalen Rechnungslegung (IFRS, US GAAP) auskennen. Er muss die Fremdsprachen Deutsch oder Englisch sicher beherrschen, um eine reibungsfreie Kommunikation mit der Muttergesellschaft zu gewährleisten. Optimalerweise besitzt er mehrjährige Erfahrung als Hauptbuchhalter bei einer internationalen Firma. Die Suche nach Personal mit dem entsprechenden Qualifikationsprofil nimmt in der Regel viel Zeit in Anspruch. Außerdem sollte sie durch einen schriftlichen, fachlichen Eignungstest untermauert werden. Mittelständische Unternehmen können dies meist nur unter Inkaufnahme unverhältnismäßig hoher Kosten umsetzen. Deshalb entscheiden sie sich meist für das Outsourcing.

Als ausschlaggebend zugunsten einer Ausgliederung der Buchhaltung erweisen sich häufig die Kosten und der zeitliche Aufwand, die bei Einarbeitung und Kontrolle des Buchhalters sowie der Abwicklung bürokratischer Verfahren anfallen. Damit umgeht man, den Hauptbuchhalter selbst auf seine Eignung und seine Arbeitsergebnisse überprüfen zu müssen. Vor allem in der Anlaufphase sind alle Kräfte darauf konzentriert, das Geschäft schnellstmöglich in die Gewinnzone zu befördern. Erfahrungsgemäß ist dies der unprofitabelste Abschnitt im Russlandgeschäft deutscher Firmen. Die Buchhaltung als arbeitsintensiver und bürokratischer Organisationsbereich eignet sich dabei besonders gut für das Outsourcing. Ausgaben werden reduziert und der Aufbau des Leistungskerns beschleunigt.

Ein wichtiger Nutzen des Outsourcing für deutsche Unternehmen in Russland liegt in der Verlagerung der Haftung auf die Outsourcingfirma. Zudem ermöglicht es die Verschlankung von Strukturen und die Konzentration auf die wesentlichen Geschäftsfelder. Der Effizienzgewinn, der sich daraus ergibt, kann das Wertschöpfungsergebnis dauerhaft optimieren. Insbesondere mittelständischen Firmen ermöglicht der hohe Spezialisierungsgrad von Outsourcing-Unternehmen Kosteneinsparungen von bemerkenswertem Umfang. Die Ausstattung der Outsourcingdienstleister mit der modernsten Buchhaltungssoftware, ihre Qualitätsstandards und –Kontrollen und die Qualifikation sowie fortlaufende Weiterbildung ihrer Mitarbeiter bilden dafür die Grundvoraussetzung.

Bei der Wahl eines Partners, dem man die Buchhaltung seiner Firma anvertraut, sollte man darauf achten, dass

1) dieser mit den Belangen ausländischer und insbesondere deutscher Unternehmen in Russland vertraut ist,

2) eine Kommunikation in deutscher oder englischer Sprache mit den zuständigen Buchhaltern möglich ist,

3) die Angestellten über ausreichend zeitlichen Spielraum verfügen, in einem persönlichen Gespräch Rede und Antwort zu stehen.

Bei Abschluss eines Vertrages mit einem Buchhaltungsdienstleister sollte man ebenso seine künftige Firmenentwicklung im Auge behalten. Etwa die Perspektive einer Geschäftserweiterung, die Einstellung weiterer Mitarbeiter etc. Es ist auch möglichst eine Preisaufstellung über zusätzlich anfallende Leistungen anzufordern. Arbeitsabläufe und der Status der geleisteten Arbeit sollten nachverfolgbar sein. Dadurch vermeidet man, dass die Kostenspirale nach oben getrieben, die Qualität sinkt und im äußersten Fall die Operativität der eigenen Firma in Russland gefährdet wird.
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