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Outputmanagement: Mehrheit der Unternehmen konzentriert sich lieber aufs Kerngeschäft

(PM) Lütjensee, 24.08.2010 - Die Konsoliderung steht auch in diesem Jahr ganz oben auf der Agenda der Unternehmen. So beabsichtigt die Mehrheit der deutschen Top-Manager (55 Prozent) in den nächsten zwölf Monaten sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Dies geht aus dem Handelsblatt Business-Monitor hervor. Die Ausgliederung von Unternehmensaufgaben und –strukturen an Drittfirmen rückt deshalb wieder stärker ins Blickfeld der Entscheider. Der Grund dafür ist, dass durch das Outsourcing Personal-Resourcen frei werden, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Dabei spielt zum Beispiel das sogenannte Outputmanagement eine entscheidende Rolle.

Beim Outputmanagement werden die Mitarbeiter, Kunden und Interessenten mit den notwendigen Dokumenten durch einen externen Dienstleister versorgt. Auf diese Weise ist es möglich, Mitarbeiter von müßigen Arbeiten, wie zum Beispiel dem Falzen von Briefen, zu entlasten. Der qualifizierte Sachbearbeiter kann so an Projekten mitwirken, die zum Erreichen der gesteckten Unternehmensziele bedeutungsvoll sind. Neben dem eher strategischen Gedanken der Mitarbeiterentlastung ist das Hauptmotiv des Outputmanagements, die Kosten beim Druck und den Betriebsmitteln, wie Porto, Toner und Papier, zu senken – unabhängig von der Unternehmensgröße. Die Auslagerung des Output-Bereichs ist auch bei kleinen Unternehmen sinnvoll. Zwar ist das absolute Einsparpotenzial in der Regel geringer, aber jeder Euro fällt hier schwerer ins Gewicht. Generell sind durch eine optimierte Druck- und Versandinfrastruktur deutliche Kostensenkungen realistisch.

Druckerausfälle kosten 665 Milliarden pro Jahr

Laut einer von Canon Europa beauftragten Untersuchung fallen in den Unternehmen aufgrund von Druckerausfällen europaweit Kosten in Höhe von 663 Milliarden Euro pro Jahr an. Trotzdem wissen acht von zehn Wirtschaftsbetrieben nicht, wie hoch ihre Druckkosten sind. Hinzu kommen Portokosten, die häufig auch einer Optimierung benötigen. Zahlreiche Dienstleister bieten entsprechende Lösungen an, um Dokumenten- und Informationsprozesse effizienter zu gestalten. Das Angebot erstreckt sich von der elektronischen Archivierung von Dokumenten bis hin zu ganzheitlichen Output-Lösungen. Zu einer der erfahrenden Dienstleister zählt PAV. Das 1925 gegründete Familienunternehmen entlastet seit vielen Jahren Firmen beim Versand ihrer Tagespost und der digitalen Dokumentenbearbeitung.

Externer Briefversand zahlt sich aus

„Die Auslagerung des Briefversands ist oft schon bei geringen Volumina günstiger als der Betrieb in Eigenregie. Einsparungen werden dabei insbesondere durch Portooptimierung und DV-Freimachung sowie kürzere Bearbeitungszeiten durch eine leistungsfähige Hardware erzielt.“, erklärt Kirsten Hundeshagen, Projektmanagerin bei PAV. Insbesondere für Krankenkassen zahlt sich ein entsprechendes Outputmanagement aus, da viele von ihnen bundesweit und somit standortübergreifend agieren. Durch die Ausgliederung können sie die Logistikkosten für die Vorhaltung der Materialien in den Geschäftsstellen deutlich reduzieren. „Die Projekte erfordern zudem keine Investitionen in Maschinen, Software und Räumlichkeiten, da PAV diese stellt“, ergänzt Hundeshagen.

Datenschutz wird groß geschrieben

Bei allen Aktivitäten hat der Schutz der Versichertendaten oberste Priorität. Dies wird nicht zuletzt durch das Gebot der Datensparsamkeit ermöglicht. So werden für den Briefversand nur einfache Daten, wie Name, Straße, PLZ und Ort benötigt. Eine Vorratsdatenspeicherung ist auch nicht erforderlich, da alle digitalen Informationen zu Projektende gelöscht werden. Das Informations-Sicherheits-Managementssystem (ISMS) von PAV wurde zudem nach ISO 27001 zertifiziert.
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