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Optimierung der Personalprozesse mit der digitalen Personalakte

Bei vielen Mittelständlern wird das Personalmanagement heute noch von Papierfluten und dem Einsatz von unterschiedlichen Listen und Files dominiert. Wohingegen in den meisten Großunternehmen "digitale Personalakten" bereits Anwendung finden.
(PM) Ulm, 09.04.2010 - Im Allgemeinen umfasst die Personalakte – unabhängig ob aus Papier oder in elektronischer Form – alle Unterlagen und Vorgänge, die das persönliche und dienstliche Verhältnis des Arbeitnehmers betreffen und somit in enger Beziehung mit dem Arbeitsverhältnis stehen. Als Bestandteil der Personalakte zählen die Bewerbungsunterlagen und Beurteilungen sowie alle im Laufe des Arbeitsverhältnisses entstandenen Dokumente. Alle Dokumente der Personalakte müssen richtig und unverfälscht sowie zudem strukturiert und nachvollziehbar sein. Ferner darf die Personalakte nur einmal existieren, was bei einer Personalakte in Papierform schwieriger zu kontrollieren und einzuhalten ist, als bei einer digitalen Personalakte.

Speziell im Falle von dezentralen Organisationsstrukturen, bietet sich der Einsatz von digitalen Personalakten an. In der Regel dauert der Erwerb von Papierakten länger als der Zugriff auf die elektronische Variante. Die Papierakten werden größtenteils an einem zentralen Platz aufbewahrt und müssen von anderen Standorten erst angefordert werden.
Gerade der unsichere Transport zwischen Standorten erweist sich hier als das größte Problem. Nicht nur der erhebliche zeitliche Aufwand, sondern auch die Gefahr des Verlustes einzelner Dokumente oder sogar der ganzen Akte sowie die Einsichtnahme durch Unbefugte macht die Papierakte problematischer. Granulare Rechte- und Rollenverteilungen verhindern bei digitalen Personalakten, dass sensible Personaldaten von unberechtigten Dritten eingesehen werden können. Darüber hinaus erübrigen sich bei der digitalen Variante im Falle einer Web-Applikation die Transferzeiten, da die elektronischen Personalakten zu jeder Zeit und ortsunabhängig erreichbar sind. Neben den Transferzeiten werden mit elektronischen Personalakten zudem noch Suchzeiten nach bestimmten Informationen signifikant reduziert, da diese zumeist mit umfangreichen Such- und Filterfunktionalitäten ausgestattet sind.

Die Eingabe und Pflege der Daten für Personalakten obliegt in erster Linie den Mitarbeitern der Personalabteilung. Der Trend geht jedoch dahin, dass die Personalarbeit stärker in die operativen Ebenen verlagert wird. Zukünftig werden auch Mitarbeiter, welche stärker am Wertschöpfungsprozess eines Unternehmens beteiligt sind, in das Thema Personalmanagement eingebunden und somit auch in die Verantwortung genommen. In logischer Konsequenz ist es doch auch nahe liegend, dass ein Produktionsleiter viel besser den Weiterbildungsbedarf seiner Mitarbeiter einschätzen kann, als die Personalabteilung. Die Tendenz zur Vereinfachung und Beschleunigung der Personalprozesse ist jedoch nur bei Einsatz einer digitalen Personalakte realisierbar. Insbesondere bei der zusätzlichen Nutzung eines Employee Self Service entfallen einige Prozessschritte, welche bei der Papiervariante weiterhin unabdingbar sind.

Mit dem Employee Self Service bietet sich die Möglichkeit, dass Mitarbeiter ihre eigenen Datensätze Aktualisieren und Ändern können. Sei dies beispielsweise im Falle von Adress- oder Versicherungsänderungen. In einigen Unternehmen hat sich der Employee Self Service bereits so etabliert, dass selbst die Bewertungen von besuchten Schulungen von den Mitarbeitern direkt im dafür vorgesehenen System erfasst werden.

Die durch die digitale Personalakte in Kombination mit einem Employee Self Service frei gesetzten Ressourcen der Personalabteilung werden in der unternehmerischen Praxis vermehrt für eine stärkere Ausrichtung an strategischen Themen genutzt. Hierbei kommen häufig die Themengebiete Zielemanagement und Kompetenzmanagement zum Tragen.

Mit dem webbasierten BITE Personalmanager wird nicht nur die digitale Personalakte sondern auch der Employee Self Service im Unternehmen ermöglicht. Bezug nehmend auf die digitale Personalakte werden mit der Personalmanagement Software von BITE alle personenbezogenen Stammdaten – angefangen bei den privaten über die geschäftlichen bis hin zu den gehaltsbezogenen Daten – der Mitarbeiter erfasst und verwaltet. Die granulare Rechte- und Rollenkonfiguration ermöglicht einen Zugriff aller Mitarbeiter im Sinne eines Employee Self Service, um die eigenen Daten zu ändern, oder auch Schulungsbewertungen direkt zu hinterlegen. Darüber hinaus ist der BITE Personalmanager mit einer Erinnerungsfunktion versehen, welche beispielsweise auslaufende Qualifikationen und Zertifikate sowie fällige Unterweisungen zeitnah aufzeigt.
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