Die Umsetzung von Maßnahmen zur Steigerung der Arbeitseffizienz im Büro sollten immer direkt am Arbeitsplatz und in strukturierten Schritten erfolgt. Um Mitarbeiter/-innen in die Lage zu versetzen, möglichst schnell selbst die Verantwortung für effiziente Arbeitsprozess im Büro übernehmen zu können, sollten diese direkt eingebunden werden. Durch das „Sofort-Prinzip“ erreichen wir eine hohe Umsetzungsdynamik. „Verschieberitis“ wird durch fixe Termine gestoppt.

Stufe 1: Steigern der Selbstorganisation

Auf der ersten Stufe wird die Selbstorganisation gesteigert. Dies geschieht mit Hilfe der 5-A-Kampagne:

• Aussortieren
• Arbeitsplatz säubern und nur die Dinge einräumen, die benutzt werden
• Arbeitsmittel ergonomisch anordnen
• Anordnungen zum Standard machen
• Auf die Plätze fertig los: Das „Sofortprinzip“

Bei der 5-A-Kampagne entsteht schnell eine motivierte und angeregte Atmosphäre, da die Teilnehmer/-innen sofort den Nutzen erleben. Im Unterschied zu vielen Seminaren, bei denen zwischen Theorie und Transfer in den Alltag häufig ein großer Bruch entsteht. Oft erleben wir, dass andere Teams, die eigentlich mit dem Prozess noch nicht „dran“ wären, sich anstecken lassen und selbständig mit der 5-A-Kampagne starten. Besser als mit einem Selbstläufer könnte der Projektstart nicht sein.

Auch ist bei Beratern und Führungskräften viel Fingerspitzengefühl gefragt: Durch das gemeinsame “Ausmisten” am Arbeitsplatz des Mitarbeiters kommt es manchmal zu dem Problem, dass Mitarbeiter sich ertappt fühlen, wenn Dinge gefunden werden, die auf dem Schreibtisch nichts verloren haben. Doch die Vorteile eines aufgeräumten und übersichtlichen Arbeitsplatzes überzeugen auch skeptische Mitarbeiter.

Eine Möglichkeit, die Akzeptanz zu steigern, bietet das Wegwerfen auf Probe. Durch das Wegwerfen auf Probe lässt sich leicht feststellen, ob die jeweiligen Gegenstände gebraucht werden oder unnötige Platzfresser sind. Jeder Gegenstand bekommt einen festen Platz. Am besten ist die Anordnung in U-Form, wobei die Anordnung immer nach der Regel „Je häufiger gebraucht desto näher am Arbeitsplatz“ gilt.

Stufe 2: Durch Standards Zusammenarbeit verbessern

Im nächsten Schritt werden die aus der Selbstorganisation gewonnenen Erkenntnisse zu Standards entwickelt. Mögliche Standards und Leitfragen für die Verbesserung der Büroorganisation sind

• Checklisten: Wo können wir uns durch Checklisten und Vorlagen Arbeit erleichtern (Stichwort „fauler“ arbeiten), so dass nicht jeder neu „das Rad erfinden muss”?
• Ablagestruktur: Ist unser Ablagesystem in Papierform und in der IT selbsterklärend, logisch und einheitlich? Was ist bereits in der Online-Ablage vorhanden und muss nicht zusätzlich physikalisch vorgehalten werden?
• Regelkommunikation: Reicht die Kommunikationsmechanik nach innen und außen für alle aus oder was brauchen wir noch, um gut informiert zu sein?
• Gestaltung der Arbeitsplätze: Wie fühlen wir uns wohl und finden uns im Vertretungsfall auch an anderen Schreibtischen gut zurecht?
• Arbeitsabläufe: Sind alle Abläufe und Absprachen bekannt und wirklich sinnstiftend bzw. wertschöpfend?
• Zentrale Nutzung von Arbeitsmitteln: Brauchen wir wirklich alle Arbeitsmittel (Stifte, Papiersorten, Briefhüllen, etc.) die sich bei uns angesammelt haben?
• Kanban-System zur Materialbestellung: Wo können wir uns die Arbeit vereinfachen und die Verfügbarkeit des Materials sicherstellen, indem Bestellungen automatisch ausgelöst werden?
• One Point Lessons: Wo können wir gute und schnelle Arbeitsergebnisse unterstützen, indem wir bebilderte Kurzanweisungen an Geräten (Leikep/Bieber, p.39) anbringen?

Der Nutzen dieser Maßnahmen liegt darin, dass Arbeitsabläufe vereinfacht werden und die Mitarbeiter/-innen dadurch Zeit gewinnen. Ferner schafft die Vereinheitlichung transparente Arbeitsabläufe, die ein reibungsloses Arbeiten ermöglichen.

Stufe 3: Optimieren der Arbeitsprozesse

Die Optimierung der Arbeitsprozesse beginnt mit einer Bestandsaufnahme der wichtigen Arbeitsabläufe. In einem geleiteten Gruppendiskussionsverfahren wird der bestehende Workflow analysiert und die Mitarbeiter/-innen entwickeln Verbesserungsideen. Das Vorgehen
erfolgt mit Workshopmethoden in zwei Phasen:

1. Beschreibung des Ist-Workflows an der Pinwand
   
   ::: Identifikation von fehleranfälligen Abläufen
   ::: Analyse von interner Kundenzufriedenheit (Beschwerden)
   ::: Liegezeiten, Nachbesserungsbedarf, Rückläufer
   
2. Soll-Workflow definieren
   
   ::: Gewünschten Output beschreiben
   ::: Kundenerwartungen integrieren
   ::: Redundanzen minimieren
   ::: Durchlaufzeiten optimieren

Der Nutzen ist, dass das Office dem Arbeitsprozess entsprechend gestaltet wird und Zielvorstellungen entwickelt werden. Da die Wertschöpfungskette vom internen oder externen Kunden her beschrieben wird, entsteht mehr Produktivität in die „richtige“ Richtung. So wird der
Wertschöpfungsanteil im Office erhöht!

Stufe 4: Nachhaltige Verbesserung

Ebenso schnell, wie die Erfolge sichtbar werden, schleichen sich auch wieder alte Gewohnheiten ein. In dieser Phase kommt es darauf, dass es nicht bei einer einmaligen „Ab heute wird alles ganz anders!“ Aktion stehen bleibt, sondern dass eine kontinuierliche Verbesserung in Gang kommt. Um das „Feuer“ der Effizienz am Leben zu erhalten, sollten die vereinbarten Soll-Werte regelmäßig geprüft werden. In definierten Abständen finden Follow-Up-Elemente statt, z.B. Effizienz-Audits oder Lean Management-Besprechungen. Die Inhalte sind:

• Systematische Suche nach Verbesserungen
• Sie prüfen die Zielvereinbarungen
• Sie geben sich Rückmeldungen über den aktuellen Projektstand
• Auch Rituale wie eine jährliche Frühjahrsaktion oder Effizienztage helfen, den Prozess am Laufen zu halten.

Weitere Erfolgsfaktoren zur Nachhaltigkeit sind Quick Wins. Dies sind schnell umgesetzte Vorschläge, die bei den Mitarbeiter/-innen Erfolgserlebnisse schaffen und den Willen zur Verbesserung aufrechtzuerhalten. Außerdem ist wichtig, dass alle Beteiligten Fehler und Ergebnisse schnell und unmittelbar rückmelden.

Schlussfolgerung

Durch die beschriebenen Maßnahmen wird der Arbeitsbereich Gesamtbüro transparent und der Arbeitsprozess im Sinne des Flussprinzips gestaltet. Kürzere Wege und mehr Kapazität sind der direkte Gewinn!

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Lesen im ersten Teil dieses zweiteiligen Beitrags zu den sieben Todsünden im Büro und wie viel Zeit und Geld Unternehmen durchschnittlich durch ineffizientes Office Management verschwenden – zu Lasten ihrer Leistungsfähigkeit und Wettbewerbsfähigkeit