(PM) Ulm, 03.04.2012 - Für eine einheitliche, verständliche und höfliche Unternehmens-Korrespondenz hat die Ulmer H&H Communication Lab GmbH ihre Sprach-Software TextLab erweitert: Ab sofort steht der neue Brief-Automat zur Verfügung, mit der Briefe auf Knopfdruck korrigiert werden können.

„In Briefen verschenken Unternehmen viel Potenzial, ihre Kunden höflich und verständlich anzusprechen“, betont Dr. Anikar M. Haseloff, Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH: „Oft wimmelt es darin von veralteten Formulierungen wie ,hochachtungsvoll‘ oder ,als gegenstandslos betrachten‘. Gerade größere Unternehmen haben oft Probleme, ihre gesamte Korrespondenz einheitlich zu modernisieren, da hier viele verschiedene Redakteure am Werk sind. Oder es scheitert schlicht und einfach an der Menge, wenn Tausende von Briefen oder Bausteinen analysiert werden sollen. Das war für uns ein Grund, uns detailliert mit Briefen zu beschäftigen. So ist der neue Brief-Automat entstanden.“

Der Brief-Automat ist Teil der Software TextLab, die die Ulmer Sprachexperten seit letztem Jahr auf dem Markt haben. TextLab untersucht die Verständlichkeit, die Terminologie und den Stil von Texten. Der Brief-Automat in TextLab prüft jetzt Briefe auf Verstöße. Dazu gehören unter anderem zu lange Sätze, Sätze im Passiv, veraltete Floskeln, Phrasen, Fachbegriffe und überflüssige Füllwörter. Auf Knopfdruck können Unternehmen damit herausfinden, welche Verstöße in ihrer Korrespondenz vorkommen. Und sie können sie schnell und einfach verbessern – denn der Brief-Automat liefert auch detaillierte Verbesserungsvorschläge.

Aber der Brief-Automat kann mehr als einfach nur Briefe korrigieren: Unternehmen können beispielsweise in Form von Glossaren eigene Sprachregeln und Formulierungen hinterlegen. Damit prüft der Brief-Automat, ob die Regeln der Unternehmenskommunikation eingehalten werden. Das ist ein wichtiges Instrument, wenn Unternehmen ihre Kundinnen und Kunden immer mit der gleichen Sprache ansprechen möchten. Und es vermeidet unliebsame Formulierungen. Eine weitere praktische Funktion des Brief-Automaten ist, dass er auch Einleitungs- und Schlusssätze sowie Betreffzeilen prüft und verbessert. Je nachdem, wer angesprochen werden soll und je nach Stil des Unternehmens, kann damit aus einer „Sehr geehrten Frau Stefanie Müller“ ein einfaches „Hallo Frau Müller“ oder sogar „Hallo Stefanie“ werden. Darüber hinaus prüft der Brief-Automat auch die Freundlichkeit, also die Tonalität eines Briefes. Er erkennt negative Wörter wie etwa „Reklamation“ oder „Beschwerde“ und schlägt positive Ersetzungen vor. Bei Bedarf können Unternehmen auch erweiterte Funktionalitäten des Brief-Automaten nutzen. Darunter fallen beispielsweise Prüf-Parameter wie Konjunktive (beispielsweise „ich würde mich freuen Sie begrüßen zu dürfen“) oder unnötige Dopplungen (beispielsweise „Geldbetrag“ oder „Rückantwort“) oder sperrige Infinitiv-Konstruktionen (beispielsweise „der Betrag ist bis zum 23.12. zu bezahlen“).

Für die Unternehmen liegen die Vorteile auf der Hand: Sie können eine gleichbleibende Qualität für Briefe festlegen und diese regelmäßig prüfen. Auch bei größeren Textmengen ist das kein Problem, da der Brief-Automat jede beliebige Textmenge auf Knopfdruck analysiert. So können die Unternehmen sicher sein, dass ihre Kunden keine Briefe mit veralteter Sprache oder steifen Floskeln erhalten. Oliver Haug, zweiter Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH, bringt die Vorteile auf den Punkt: „Der Brief-Automat trägt zu einer langfristigen Qualitätssicherung der Kommunikation und zu einer verbesserten Kundenbindung bei. Und mit dem Brief-Automaten können deutlich Kosten eingespart werden. Denn Kunden, die Briefe verstehen und sich angesprochen fühlen, rufen viel seltener bei den Unternehmen an und stellen weniger Fragen. Dies entlastet die Mitarbeiter erheblich“.