(PM) Düsseldorf, 04.12.2017 - Seit 2016 ist bekannt, dass die Bestimmungen der DSGVO in die Praxis umzusetzen sind. Im Mai 2018 tritt die neue EU Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Für Unternehmen hat die Verordnung erhebliche Folgen: Neben Schadensersatzklagen drohen bei Fehlern im Bereich des Datenschutzes Bußgelder von bis zu vier Prozent des globalen (Konzern-) Umsatzes. Auch Manager, Datenschützer und sonstige Entscheidungsträger müssen bei Verstößen mit persönlichen Geldbußen bis 20 Mio. Euro rechnen. Um Unternehmen die korrekte Umsetzung der DSGVO Bestimmungen zu erleichtern, erdachte PRW Rechtsanwälte das Konzept für die SharePoint-App dsgvo365, welches von Brüll & Partner erfolgreich realisiert wurde.

Pioniergeist

Anwälte gelten selten als Pfeilspitze technischer Innovation und Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Anders bei PRW Rechtsanwälte! Sie sind seit Jahren eine bekannte Größe im IT-Umfeld. PRW hat sich intern sehr früh vor allem mit der Frage einer praktikablen Umsetzungsmöglichkeit der Datenschutzgrundverordnung für den Mittelstand befasst. „Wir hatten zunächst die abstrakte Idee, die durchaus komplexe Umstellung auf die DSGVO durch Digitalisierung leichter umsetzbar zu machen. Gesucht wurde nach einer Lösung, die für den Mittelstand geeignet ist und dabei drei Eigenschaften erfüllen sollte: 1. Rechtskonformität, 2. einfach zu bedienen und 3. kostengünstig“, so Rechtsanwalt Wilfried Reiners. In Zeiten, in denen die Diskussion um die Komplexität der DSGVO im Vordergrund stand, suchte PRW Rechtsanwälte einen IT-Partner, der bereit war, diese Herausforderung als eigene anzunehmen.

Von der Idee …

Brüll & Partner nahm die Aufgabe unter der Voraussetzung an, dass sich PRW Rechtsanwälte bereit erklärt, auch in Zukunft für die rechtliche Weiterentwicklung zur Verfügung zu stehen. So war der Plan besiegelt, eine Lösung gemeinsam anzugehen. Unter juristischer Federführung von PRW Rechtsanwälte entwickelten die IT-Beratungsprofis von Brüll & Partner eine App, die nach der unternehmensindividuellen Erfassung der personendatenbezogenen Prozesse automatisch eine nach der DSGVO datenschutzkonforme Dokumentation vornimmt. Die Lösung heißt dsgvo365 und ist eine SharePoint-App, mit der sich Unternehmen für die neuen gesetzlichen Vorgaben rüsten können. Verfügbar ist die App für SharePoint Online und SharePoint 2013/2016.

… zur Lösung

„Zwischen PRW Rechtsanwälte und Brüll & Partner entstand Anfang 2017 das interdisziplinäre Projekt, unterschiedliche Kompetenzbilder zu bündeln und eine günstige DSGVO-Umsetzungs-Lösung zu entwickeln. Das Ergebnis überzeugt: Der durchaus komplexe Ansatz der DSGVO kann mit der dsgvo365 App von Brüll & Partner zu überschaubaren Kosten mit akzeptablem Aufwand umgesetzt werden. „Die Microsoft SharePoint-Plattform bietet der dsgvo365 App die optimale Möglichkeit, die Verfahren mit personenbezogenen Daten workflowgestützt zu erfassen und die relevanten Unterlagen an einem zentralen Ort zu dokumentieren“, erklärt Andreas Eickel, Geschäftsführer Brüll & Partner. „Brüll & Partner hat unsere Idee zu einer DSGVO Lösung mit der SharePoint App professionell umgesetzt. Wir haben die dsgvo365 App nach Fertigstellung getestet. Sie hat unseren Compliance Check mit Bravour bestanden, ist einfach zu bedienen und wir finden sie auch kostengünstig. Wir haben sie erfolgreich im Einsatz und können sie dem Mittelstand nur empfehlen. Brüll & Partner danken wir für den Mut, die Aufgabe anzunehmen und die Geduld, mit IT-Anwälten zusammenzuarbeiten“, zieht Rechtsanwalt Reiners sein Fazit.

Umfang der neuen dsgvo365 App:

• Abbildung der Unternehmensstruktur und der Verantwortlichkeiten im Unternehmen
• Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten in die Prozesse
• Anlage eines Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten
• Bewährte Fragenkataloge, die den Verantwortlichen per Workflow zur Verfügung gestellt werden
• Dashboard über den Status der Fragenbeantwortung
• Flexible Einrichtung unternehmensindividueller Fragen
• Flexible Auswahl der Fragenreihenfolge
• Überprüfung der Fragenbeantwortung zu flexibel definierbaren Zeitpunkten (Ist
der Mitarbeiter, der die Antwort gegeben hat, überhaupt noch beschäftigt?)
• Anlage allgemeiner technischer und organisatorischer Maßnahmen
• Ablage wichtiger Dokumente (wie Auftragsverarbeitungsvereinbarungen oder interne Schulungsnachweise) in einer zentralen Dokumentenbibliothek

Mehr unter dsgvo365.de.