(PM) Wien / Duisburg, 31.01.2013 - „Ausschreibungen, Bestellungen oder den C-Teile-Einkauf für sich alleingestellt zu optimieren, ist nicht mehr als ein Strohfeuer. Die übrigen manuellen und damit zeitaufwändigen Abläufe wiegen den Effizienzgewinn eines einzelnen elektronischen Prozesses bei weitem auf. POOL4TOOL ermöglicht es uns jedoch, weit darüber hinaus zu gehen und unseren Einkauf mit modernen, schlanken Prozessen in seiner Gesamtheit neu auszurichten“, beschreibt Michael Fritsche, Leiter des Zentraleinkaufs bei KROHNE Messtechnik, den Optimierungsansatz seines Unternehmens.

KROHNE wird daher alle Prozesse vom Erstkontakt mit dem Lieferanten bis zur Verbuchung von elektronischen Rechnungen im Infor-ERP-System mit dem POOL4TOOL Lieferantenportal unterstützen. Unter anderem werden Bestellanforderungen, Ausschreibungen, C-Teile-Einkauf, Auktionen und Bestellungen sowie die Spend Analyse in mehreren Projektphasen in dieselbe Software-Lösung integriert.

Workflow-gesteuerte Prozesse in Lieferantenmanagement und Sourcing

Im Rahmen des Projektes harmonisiert KROHNE seine Einkaufsprozesse und setzt automatisierte Workflows ein, um diese strukturiert abzuarbeiten. So werden beispielsweise Initiativbewerbungen von potenziellen Lieferanten am POOL4TOOL-Portal automatisch vorklassifiziert und an den verantwortlichen Materialgruppeneinkäufer weitergeleitet bzw. es werden ungeeignete Bewerber sofort aussortiert. Ebenso wird ein standardisierter Ausschreibungs- und Auktionsprozess im Konzern etabliert und mithilfe eines Workflows gesteuert. Das bedeutet: für jede Materialgruppe wird ein Anfrage-Template mit Cost Breakdown (detaillierte Kostenaufschlüsselung) in POOL4TOOL hinterlegt, das umgesetzt werden muss. Durch diese strukturierte Vorgehensweise, kann der Einkauf mehr Angebote ohne Zusatzaufwand einholen und diese umfassend in POOL4TOOL analysieren, zum Beispiel die Rücklaufquote, Länderverteilung, erzielte Einsparung beim Materialpreis, Vergabevolumen und vieles mehr. Mit Online-Auktionen (eAuctions) reduziert KROHNE neben den Prozesskosten auch die Einstandspreise. Akzeptierte Angebote werden schließlich als Infosatz automatisch an das ERP-System übergeben.

eProcurement: Automatisierung im C-Teile-Einkauf

Auch standardisierte Artikel aus Katalogen, z.B. Büromaterial, Arbeitsschutz oder Normteile, sollen künftig effizienter eingekauft werden. Dazu setzt KROHNE POOL4TOOL als zentrale eProcurement-Lösung für alle Mitarbeiter ein. Neu ist, dass die Fachabteilung selbst, ohne Einbindung des Einkaufs, ihre Bedarfe aus den elektronischen Katalogen (eCatalog) auswählt und mit Freitext-Bestellungen für abweichende Spezifikationen zu einem elektronischen Warenkorb zusammenfügt. Alle Bestellpositionen werden den Kostenstellen und Organisationseinheiten von KROHNE automatisch zugeordnet, für die individuelle Freigabe-Prozesse hinterlegt sind. Nach der Freigabe der Bestellanforderung wird eine Bestellung im ERP-System angelegt und dem Lieferanten via POOL4TOOL übermittelt. Mit dem neuen Prozess entlastet KROHNE den Einkauf, da die Umsetzung der eCatalog Bestellungen automatisch erfolgt.

Weitere Workflows: Von der Bestellung zur Rechnung

KROHNE setzt den elektronischen Workflow fort, um Bestellungen an seine Lieferanten über das POOL4TOOL-Portal zu übermitteln und die fristgerechte Bearbeitung automatisch zu überwachen. Der Lieferant erfasst seine Auftragsbestätigung ebenfalls am Portal und kann dabei den Liefertermin ändern oder Mengensplits vornehmen. Die Bestätigung (sowie der Wareneingang) werden im Regelfall automatisch im POOL4TOOL von KROHNE verbucht. Die Information bleibt jedoch am Portal vorhanden und ist die Basis für das POOL4TOOL Spend Management. Damit können die Ausgaben im Detail ausgewertet werden, etwa der Spend in Euro oder der Anteil einer Materialgruppe bzw. eines Lieferanten am Einkaufsvolumen. Hier schließt sich der Kreis zum Lieferantenmanagement: Indem die Einkäufer die umsatzstärksten Lieferanten kennen, können sie sich gezielt auf diese konzentrieren und ihr Lieferanten-Portfolio systematisch optimieren.

„Das Projekt von KROHNE ist beispielgebend für die Richtung, in die sich die Einkaufsoptimierung heute bewegt: Weg von Insel-Lösungen für einzelne Prozesse, hin zur Betrachtung der Beschaffung in seiner Gesamtheit“, erklärt Michael Kern, Projektleiter bei POOL4TOOL. „Der große Vorteil von POOL4TOOL im Vergleich zu anderen Lösungen ist, dass wir alle Bereiche des Einkaufs abdecken. Damit ermöglichen wir es unseren Kunden, nicht nur Reibungsverluste zwischen mehreren Systemen zu vermeiden sondern vielmehr auch wichtige Synergie-Effekte zu erzielen.“