Pressemitteilung, 23.10.2013 - 10:22 Uhr
Perspektive Mittelstand
Nachlässiger Umgang mit Papierdokumenten gefährdet vertrauliche Geschäftsprozesse
Iron Mountain-Studie zeigt, was Mitarbeiter an sensiblen Informationen auf Kopierern, Druckern und Schreibtischen alles vorfinden: Zum Beispiel Gehaltsabrechnungen von Kollegen oder Finanzinformationen
(PM) Hamburg, 23.10.2013 - Passend zum morgigen World Paper Free Day hat der Dienstleister für Informationsmanagement und Datenschutz Iron Mountain eine Studie [1] herausgegeben, die zeigt, dass lediglich einer von zehn deutschen Büromitarbeitern (10 Prozent) seinen Arbeitsplatz als papiereffizient beschreiben würde. In vielen Büros hingegen werden Papierakten nicht sicher aufbewahrt, was vertrauliche Informationen einem hohen Risiko aussetzt.Mehr als ein Drittel der deutschen Büroangestellten (38 Prozent) hat schon einmal sensible Mitarbeiterdaten oder Geschäftsunterlagen auf Kopierern, Druckern und Schreibtischen gesehen. In der Regel handelt es sich hierbei um Gehaltsabrechnungen von Kollegen (von 19 Prozent gesehen), Leistungsbeurteilungen (11 Prozent) und Finanzinformationen über das Unternehmen (8 Prozent).Nur 7 Prozent der deutschen Unternehmen haben einen DatenschutzbeauftragtenÜber die Hälfte (57 Prozent) der deutschen Firmen besitzt kein zentrales Papierarchiv. Weitere 22 Prozent geben dazu, dass in ihrem Unternehmen keine Regeln oder Richtlinien für Dokumentenmanagement bestehen. Stattdessen wird die Verantwortung den Mitarbeitern überlassen, die dann oftmals entscheiden müssen, wie und ob ein Dokument abgelegt wird. Nur sehr wenige Unternehmen (7 Prozent) haben einen Datenschutzbeauftragten, der sich um die Papierablage im Unternehmen kümmert. Sollte die neue EU-Datenschutzverordnung kommen, wird die Einrichtung eines Datenschutzbeauftragten für europäische Großunternehmen sowie für den öffentlichen Sektor zur Pflicht.Bei fast jedem zehnten Unternehmen herrscht ZettelwirtschaftDie Studie zeigt zudem, dass zwar 43 Prozent der deutschen Angestellten den Zugang ihres Unternehmens zu Papierdokumenten als ‚gut geordnet‘ und ‚unter Kontrolle‘ beschreiben, jedoch bei 8 Prozent die Arbeitsumgebung einer Zettelwirtschaft gleicht, in der die benötigten Papierdokumente nur schwer auffindbar sind. Irgendwo dazwischen liegen dann jene Firmen, die es ihren Mitarbeitern überlassen, wie sie ihre Dokumente verwalten. 10 Prozent der Befragten gaben an, dass sie kein Papierablagesystem benötigen, da sie in einem papiereffizienten Büro arbeiten, bei dem die Papierdokumente extern gelagert werden.Rechtsabteilung: Viel Paper, aber ordentliche AblageBei in der Rechtsabteilung tätigen europäischen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit am geringsten (7 Prozent), in einer papiereffizienten Arbeitsumgebung zu arbeiten. Andererseits besteht in Rechtsabteilungen die größte Wahrscheinlichkeit für ein zentrales Papierarchiv (57 Prozent), gefolgt von der Verwaltung (52 Prozent) und der Finanzabteilung (48 Prozent). Zettelwirtschaft herrscht hingegen am ehesten im Vertrieb (9 Prozent). 18 Prozent der IT-Angestellten in Europa gaben an, in einem Büro ohne Papier zu arbeiten.Papier-Diät für mehr Effizienz„Viele Firmen sind schon auf dem besten Weg aus ihrer Abhängigkeit vom Papier. Die meisten haben jedoch mit der schieren Menge an Informationen, die in den unterschiedlichsten Formaten gespeichert sind, zu kämpfen. Steigende Kosten und eine gewisse Resignation führen dann wohl dazu, dass ein papiereffizientes Büro doch in weiter Ferne bleibt“, kommentiert Hans-Günter Börgmann, Geschäftsführer von Iron Mountain Deutschland, die Situation in deutschen Unternehmen.„Ein papierloses Büro ist aus mehreren Gesichtspunkten erstrebenswert, lässt sich in den meisten Branchen in absehbarer Zeit jedoch nicht durchsetzen. Stattdessen sollte sich ein Unternehmen auf das viel realistischere Ziel zur Papiereffizienz konzentrieren, was erstens durch die sukzessive Digitalisierung und zweitens durch die professionelle Lagerung von Dokumenten realisiert werden kann. Durch das das leichtere Auffinden von Dokumenten wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch Kosten. Ein übersichtlicherer Zugang zu Informationen am Arbeitsplatz führt nicht nur zu einer besseren Produktivität im Unternehmen, sondern verbessert beispielsweise auch den Kundenservice“, so Börgmann weiter.Wie sich die Papiereffizienz am Arbeitsplatz verbessern lässt, verrät Iron Mountain hier: www.ironmountain.de/papier-effizient[1] Opinion Matters für Iron Mountain. Die Umfrage wurde zwischen 15. April 2013 und 1. Mai 2013 durchgeführt. Stichprobe: 5.021 berufstätige Erwachsene in Deutschland, Großbritannien, Frankreich, Spanien und den Niederlanden. Davon 1.002 aus Deutschland.Weitere Informationen zu den Dienstleistungen von Iron Mountain finden Interessierte hier: www.ironmountain.de .


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Hindenburgstraße 162
22297 Hamburg
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ÜBER IRON MOUNTAIN DEUTSCHLAND GMBH

Iron Mountain bietet umfassende Lösungen rund um das Management von Informationen. Die Experten von Iron Mountain helfen Unternehmen, die für sie geeigneten Lösungen für die sichere sowie rechtmäßige Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit ihrer Dokumente und Daten zu finden. Dabei profitieren Kunden sofort von planbaren Kosten und optimierten Prozessen sowie vom umfassenden Know-how des Dienstleisters für ein effizientes Informationsmanagement. Als weltweiter Service-Partner mit 60 Jahren Erfahrung kümmert sich Iron Mountain sowohl um physische Dokumente als auch digitale Daten und deckt dabei den gesamten Lebenszyklus der Informationen ab – von der sicheren Aufbewahrung bis zur Vernichtung. 1951 gegründet, verzeichnet Iron Mountain inzwischen mehr als 140.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie im asiatisch-pazifischen Raum und verwaltet in seinen Archiv- und Rechenzentren Milliarden von Daten und Informationen. Weltweit beschäftigt Iron Mountain über 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2010 einen Umsatz von 3,1 Milliarden US-Dollar. 95 Prozent der Euro Stoxx 50-Unternehmen zählen zu den Kunden von Iron Mountain. In der Fortune 1000 Liste rangiert Iron Mountain auf Platz 643.
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Klassische PR für IT-Unternehmen mit Industriekunden, aber auch für den Consumerbereich, ist die traditionelle Stärke von essential media. Die Agentur besteht seit 1995 und wird vom Gründer geführt. ... Klassische PR für IT-Unternehmen mit Industriekunden, aber auch für den Consumerbereich, ist die traditionelle Stärke von essential media. Die Agentur besteht seit 1995 und wird vom Gründer geführt. An der Referenzliste ... zum PR-Dienstleistereintrag