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Mit Workforce-Management hohen Urlaubsrückstellungen entgegenwirken

(PM) Stuttgart, 07.10.2014 - Die Berechnung von Rückstellungsbeträgen für Urlaub sowie Mehrarbeits- oder Gleitzeitstunden stellt für Unternehmen jährlich eine nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Rückstellungen für Urlaubstage müssen dann gebildet werden, wenn ein Arbeitgeber dazu verpflichtet ist, einem Arbeitnehmer im Folgejahr Urlaub zu gewähren, der im alten Kalenderjahr entstanden ist, zum Bilanzstichtag aber noch nicht in Anspruch genommen wurde.

Resturlaub, der sich in das neue Jahr überträgt, gilt als ein im abgelaufenen Wirtschaftsjahr verursachter Erfüllungsrückstand und stellt eine ungewisse Verbindlichkeit dar. Dies muss in der Unternehmensbilanz passiviert werden. Gleiches gilt für Mehrarbeits- oder Gleitzeitstunden, die im Rahmen von Arbeitszeitkonten angesammelt und zum Bilanzstichtag nicht durch Freizeit oder Vergütung abgegolten wurden. Die Berechnung der Rückstellungen muss nach handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Grundsätzen erfolgen. So wird beispielsweise unter handelsrechtlichen Gegebenheiten von 220 Arbeitstagen, unter steuerrechtlichen von 250 Arbeitstagen je Kalenderjahr ausgegangen.

Die Berechnung der Rückstellungen kann sowohl individuell für jeden einzelnen Mitarbeiter, als auch auf Basis einer Durchschnittsberechnung erfolgen. Ist das Stundenentgelt über einen Arbeits- oder Tarifvertrag definiert, gestaltet sich die Kalkulation von Stundensalden relativ einfach. Andernfalls erfolgt die Ermittlung des Stundenentgelts in Abhängigkeit der individuellen, regelmäßigen Wochenarbeitszeit. Die jeweils errechneten Werte für Rückstellungen werden als Kosten bilanziert und wirken sich somit direkt auf das Betriebsergebnis des Unternehmens aus.

Bessere Planung steigert den Gewinn

Ursachen für Rückstellungen finden sich oftmals schon in der Gestaltung von Arbeitszeitmodellen, etwa wenn diese einen variablen und dem Arbeitsanfall angepassten Personaleinsatz nicht zulassen. Das ist vor allem dort der Fall, wo Vollzeit dominiert und flexible Modelle die Ausnahme bilden. In Branchen mit schwankender Auftragslage kommt es in dieser Konstellation oftmals zur Anhäufung von Überstunden. Denn bei geringem Bedarf an Arbeitskraft leisten Mitarbeiter ihre volle Stundenzahl ab, während bei guter Auftragslage ein deutliches Maß an Mehrarbeit entsteht. Mit flexibleren Modellen ist es wiederum möglich, bei geringer Nachfrage Arbeitszeiten zu kürzen und in Peak-Zeiten entsprechend mit längeren Schichten auszugleichen.

Ein nachhaltiges Workforce-Management kann hier Abhilfe schaffen. Mithilfe einer optimalen Personaleinsatzplanung lassen sich sowohl Stundensalden als auch Urlaubsansprüche so steuern, dass möglichst keinerlei Rückstellungen anfallen. Dadurch verbessert sich deutlich der Unternehmensgewinn. Um eine ähnliche Auswirkung auf das Betriebsergebnis zu erzielen, beispielsweise über höhere Umsätze, müssten diese – je nach Branche – mitunter um mehr als 100 Prozent gesteigert werden.

Aufgrund der deutlich reduzierten Rückstellungen amortisieren sich die Kosten für Workforce-Management-Systeme sehr schnell. Somit lassen sich diese Lösungen selbst in kleinen oder mittelständischen Unternehmen wirtschaftlich einsetzen.

Mehr zur Bildung von Rückstellungen und der Reduzierung durch Workforce Management finden Interessierte auf dem Themenportal Workforce Wiki unter www.workforce-wiki.com/rückstellungen/
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