(PM) Ulm, 23.11.2009 - Es gilt jedes vermeintlich auch noch so unbedeutende Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen, um gegebenenfalls Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz zu erzielen beziehungsweise diese auszubauen.
Die Ursachen für das Scheitern von Projekten sind sowohl in der Planung und Durchführung, als auch in der Projektüberwachung zu finden. So können beispielsweise eine inadäquate Ressourcenplanung, eine unrealistische Zeitplanung anhand von Meilensteinen sowie eine unvollständige Kostenplanung in der Planungsphase zu einem späteren Misserfolg oder gar Projektabbruch führen. In der Phase der Projektdurchführung haben sich vor allem eine unvollständige Identifikation, Bewertung und Steuerung von Projektrisiken sowie Projektverschiebungen hinsichtlich Qualität und Zeit als massive Stolpersteine erwiesen. Im Hinblick auf die Projektüberwachung sind es in den meisten Fällen ein ineffektives Projektmanagement, Änderungen in der Projektgestaltung und ein häufiger Wechsel an kritischen Stellen im Projektteam, die einen Projekterfolg gefährden können.
Aufgrund des zunehmenden Problem-Bewusstseins etabliert sich in immer mehr und mehr Unternehmen ein durchgängiges Projektrisikomanagement. Projektrisikomanagement ist ein kontinuierlicher Prozess, um erhebliche Projektrisiken zu analysieren, zu bewerten, zu steuern und zu überwachen. Ein effektives Projektrisikomanagement schafft die nötige Transparenz bezüglich der Risikosituation und veranschaulicht, welche Risiken die Erreichung der definierten Projektziele gefährden.
Im Allgemeinen untergliedert sich das Projektrisikomanagement in die Prozessschritte
• Risikoidentifikation,
• Risikobewertung,
• Risikosteuerung,
• Risikoüberwachung und
• Risikoreporting.
Im ersten Prozessschritt – der Risikoidentifikation – erfolgt die Identifikation essentieller Projektrisiken anhand vordefinierter Risikofelder. Die Definition der jeweiligen Risikofelder obliegt zumeist der Projektleitung in Kooperation mit dem Projektauftraggeber.
Im Verlauf der Risikobewertung – dem zweiten Prozessschritt des Projektrisikomanagements – werden die identifizierten Projektrisiken hinsichtlich Auftretenswahrscheinlichkeit und (monetärer) Bedeutung bewertet und priorisiert.
Der dritte Prozessschritt – die Risikosteuerung – dient der systematischen Ermittlung von Maßnahmen zur Risikosteuerung unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Aspekten.
Im Zuge der Risikoüberwachung – dem vierten Prozessschritt – erfolgt die Überwachung aller wesentlichen Risiken mittels Key Performance Indikatoren und dazugehörigen Grenzwerten.
Den letzten Prozessschritt stellt das Risikoreporting dar, in dessen Verlauf eine periodische Berichterstattung über alle wesentlichen Projektrisiken an das Projektmanagement und den Projektauftraggeber durchgeführt wird.
Von zentraler Bedeutung für die Nachhaltigkeit des Projektrisikomanagements ist zweifelsohne die Hinterlegung und Archivierung der Ergebnisse und Erkenntnisse aus dem Projektrisikomanagement, um bei späteren Projekten auf das Wissen und die Erfahrungen zurückgreifen zu können.
Diesbezüglich hat sich der Einsatz von Softwarelösungen für das Projektmanagement, welche neben den gängigen Funktionalitäten auch über ein Archiv verfügen, in der unternehmerischen Praxis bewährt.
Im optimalen Fall werden die Ergebnisse aus dem Projektrisikomanagement direkt mit allen anderen projektspezifischen Datensätzen hinterlegt und nach Abschluss zusammen mit dem Projekt in das vorhandene Archiv verschoben. Somit können zu einem späteren Zeitpunkt sowohl die identifizierten Risiken, als auch die diesbezüglich ergriffenen Maßnahmen eingesehen und bei ähnlichen Projekten übernommen werden.
Der Projektmanager von BITE verfügt über ein Archiv, in welches sowohl die abgeschlossenen oder auch abgebrochenen Projekte, als auch die dazugehörigen Ergebnisse aus dem Projektrisikomanagement verschoben werden können. Darüber hinaus kann eine detaillierte Ressourcen-, Kosten- und Zeitplanung mit dem Projektmanager realisiert werden, was potenzielle Risiken in der Planungsphase von vorneherein reduziert.