Pressemitteilung, 27.11.2015 - 10:55 Uhr
Perspektive Mittelstand
HS Auftragsbearbeitung: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format Geld und Zeit sparen
Die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung ermöglicht KMU, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren. Das System bietet hierzu ZUGFeRD-Funktionen.
(PM) Hamburg, 27.11.2015 - ZUGFeRD ist auf dem Vormarsch: Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen möchten ihre Rechnungsstellung mithilfe des einheitlichen Standardformats digitalisieren und dadurch ihre Prozesse optimieren und die Kosten senken. Der Hersteller HS - Hamburger Software hat sein Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung daher um ZUGFeRD-Funktionen erweitert. Standardkonforme Erstellung von ZUGFeRD-RechnungenDie Software ermöglicht den Benutzern, Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort-Profil) zu erstellen. Dabei fasst sie die Rechnungsdaten, als strukturierte XML-Datei, gemeinsam mit dem Belegbild in einer PDF/A-3-Datei zusammen. Das verwendete XML-Format bietet den Vorteil, dass Finanzbuchhaltungsprogramme die ZUGFeRD-Rechnungen auch ohne OCR-Erkennung halbautomatisch vorkontieren können. Dies beschleunigt die innerbetrieblichen Abläufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kostenersparnis: Laut Bundeswirtschaftsministerium senken Unternehmen ihre Ausgaben durch die Digitalisierung allein beim Rechnungsausgang um rund 10 Euro je Rechnung.Rechnungsversand per E-Mail Zur Kostenersparnis trägt bei, dass die Druck- und Portokosten entfallen. Die mit der HS Auftragsbearbeitung erstellten Rechnungen lassen sich in Form einer angehängten PDF/A-3-Datei per E-Mail direkt versenden. Weitere Dateien, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibungen und allgemeine Geschäftsbedingungen, können ebenfalls in die Rechnungsdatei eingebettet werden. Der Empfänger erhält somit eine E-Mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.Digitale Archivierung nach GoBDBei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt der umsatzsteuerrechtliche Grundsatz, dass Belege stets im Originalformat zu archivieren sind. Versender und Empfänger sind deshalb verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD, digital aufzubewahren. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts für die gesamte Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung können diese Vorgaben mithilfe des HS Dokumentenmanagement umsetzen. Das System ermöglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung, indem es sämtliche ZUGFeRD-Belege und die ergänzenden Rechnungsbestandteile, die für einen Vorsteuerabzug relevant sind, beim E-Mail-Versand automatisch und unveränderbar als PDF/A-3-Datei archiviert.


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HS - Hamburger Software (HS) ist einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Software für Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Mehr als 26.000 Kunden in Deutschland und Österreich - vom Kleinbetrieb bis zum Großunternehmen - setzen auf die Erfahrung und die Anwendungen des ERP-Spezialisten. Monatlich werden beispielsweise über 1.000.000 Löhne und Gehälter mit der Software abgerechnet.