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Messe CMS: Mobiles Zeiterfassungssystem via SMS oder App ermöglicht Entsendegesetz-konforme Arbeitsdokumentation

Digitale Systeme (Karten, Schlüssel) erleichtern inzwischen die Arbeitszeiterfassung. Angestellte im Außendienst sind aber oft noch gezwungen, von Hand Stundenzettel auszufüllen, die mühsam in die elektronische Buchhaltung übertragen werden.
(PM) Offenbach, 08.09.2011 - Das auf Mobile Services spezialisierte Unternehmen motec-data stellt auf der diesjähigen CMS in Berlin ein System vor, das diesen Aufwand reduziert und zugleich eine revisionssichere Dokumentation ermöglicht: Die Mitarbeiter buchen sich über eine App oder mit einer schlichten SMS ein und aus, die Daten werden dann nach Vorgaben des Kunden aufbereitet und ihm über ein Web-Interface zur Verfügung gestellt. Das Tool prüft zudem, ob die Angaben dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz entsprechen, und warnt, wenn Mitarbeiter vergessen haben, sich zu melden.

Das Einrichten des sogenannten Timetrackers ist unkompliziert: Eine Mitteilung mit Namen, Personal- und Mobilfunknummern sowie den Netz-Providern der Mitarbeiter reicht aus. Weitere Hard- oder Software ist nicht erforderlich. Um die Kosten möglichst niedrig zu halten, stellt das Unternehmen eine Mobilfunknummer für jeden der verwendeten Provider zur Verfügung, über die man sich in der mobilen Zeiterfassung ein- und ausstempeln kann. Mittels einer SMS mit „ZA“ für „Zeiterfassung Anfang“ oder „ZE“ für „Zeiterfassung Ende“ wird so eine Zeitmarke für den gelisteten Mitarbeiter erzeugt. Auch Pausen, Fahrzeiten sowie verschiedene Optionen wie Kostenstellen, Kunden- oder Auftragsnummern oder einzelne Einsätze lassen sich auf diese Weise anzeigen und dokumentieren. Für neuere Handys und Smartphones gibt es zudem eine App, welche den Status per Knopfdruck meldet – wahlweise über den Daten- oder den gewöhnlichen Gesprächstarif.

Neben der reinen Arbeitszeit können zusätzliche Angaben wie Objektnummer, Reinigungsart oder Auftragsnummer auf diese Weise übermittelt werden. Handelt es sich um ein GPS-fähiges Handy, lässt sich der Zeitstempel außerdem mit einer GEO-Ortung verknüpfen. Bestimmte Zielbereiche, etwa das Firmengelände, können dazu mit Namen hinterlegt werden, so dass die Position in der Dokumentation direkt benannt wird. Um zu verhindern, dass die An- oder Abmeldung vergessen wird, kann das System auf Wunsch morgens und abends eine E-Mail mit allen fehlenden Buchungen an den zuständigen Administrator senden.

Die Zeitmeldungen laufen auf den Servern von motec-data in einem geschützten Frankfurter Rechenzentrum zusammen und werden hier gemäß der gesetzlichen Vorschriften zehn Jahre veränderungsfrei archiviert. Vorteil dieser Speicherung ist die langfristige Sicherung der Informationen, die zum Schutz gegen Verlust zusätzlich gespiegelt, also eins zu eins kopiert werden. Gleichzeitig werden die Daten an die Timetracker-Software geliefert und stehen damit den berechtigten Nutzern via Web-Portal zur Verfügung. Dieses Interface sowie die Aufbereitung der Zeitmeldungen kann sich jeder Kunde nach eigenem Bedarf konfigurieren. So kann das Programm etwa die bereinigte Arbeitszeit abzüglich Fahrten und Pausen berechnen oder über die Auftragsnummer die Gesamtstunden bei einem Kunden ermitteln. Die gesammelten Informationen lassen sich anschließend direkt in die Lohnbuchhaltung exportieren. Das umständliche Entziffern und Eintragen von Stundenzetteln entfällt damit. Standard-Formate zum Datentransfer sind PDF oder Excel, die Zeitsätze können aber mittels integrierter Schnittstellen auch an jedes gängige Protokoll von Datev bis SAP übertragen werden.

Ab der neuen, zweiten Generation unterstützt der Timetracker zudem als einziger Service dieser Art den Nutzer bei der Einhaltung des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes. Paragraph 18 dieser Vorschrift zielt darauf ab, dass alle Angestellten bei der Zollverwaltungsbehörde gemeldet sind, was in Stichproben auch kontrolliert wird. In der Software können nun alle relevanten Angaben hinterlegt und mit der Personalnummer verknüpft werden, so dass bei der Prüfung vor Ort dem Mitarbeiter sofort seine Daten zugeordnet werden können. Das Programm zeigt dem Anwender sogar an, bei wem die Angaben möglicherweise nicht vollständig oder nicht gesetzeskonform vorliegen.

Der Timetracker ist inzwischen unter anderem bei der WISAG Gebäudereinigung und bei All Service Gebäudedienste Niederlassung Köln im Einsatz. Seit kurzem bietet motec-data auch ein speziell geschnürtes Komplettpaket in Zusammenarbeit mit dem Handy-Hersteller HTC und dem Mobilfunkprovider Vodafone an. Besucher der CMS können den Dienst auf dem Messeauftritt des Unternehmens in Halle 3.2, Stand B 210 während Live-Demos begutachten oder sich direkt mit ihrer Handynummer registrieren und das Zeitrequest-System selbst ausprobieren. Am Stand, der im Rahmen des Gemeinschaftsauftritts des RSP-Verbands unter dem Motto „Zeiten ändern sich“ zu finden ist, stehen der Geschäftsführer Harald Mansmann und seine Kollegen für erste Gespräche oder konkrete Beratung zur Verfügung.

Weitere Informationen im Internet: www.motec-data.de

Was: CMS – Cleaning. Management. Services
Wann: 20. bis 23. September 2011
Wo: Messe Berlin
Halle 3.2, Stand B 210
Ansprechpartner: Geschäftsführer Harald Mansmann
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Zuständigkeitsbereich: Medienkontakt
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ZUM AUTOR
ÜBER MOTEC-DATA UG

Die motec-data UG wurde Anfang 2011 von einem Team von Mobile Services-Experten gegründet, die zuvor bei der Lufthansa unter anderem IT-Systeme eingeführt und betrieben hatten. Das Unternehmen mit Sitz in Offenbach entwickelt heute zusammen ...
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