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Auch im digitalen Zeitalter gilt: Ohne Meetings geht es nicht. Es ist wichtig, sich auszutauschen, Ideen zu entwickeln und einen Überblick zu erhalten, woran die Kollegen gerade arbeiten. Schade nur, dass so viele Meetings ergebnislos enden oder im schlimmsten Fall Frustration auslösen. Wer bei der nächsten Besprechung auf diese fünf Tipps achtet, macht den ersten wichtigen Schritt, um das Wort “Meeting” wieder positiv zu besetzen.

1. Die Teilnehmer vorbereiten

So profan es klingen mag - schon Dinge wie der richtige Zeitpunkt für die Besprechung haben einen großen Einfluss auf seinen Erfolg. Wer sein Team am Freitagnachmittag zu Höchstleistungen anstacheln will, hat schlechte Chancen. Am produktivsten sind wir an einem Vollzeit-Tag am Vormittag gegen 11 Uhr. Auch die Erwartungshaltung an das Meeting sollte klar kommuniziert werden. So kann sich jeder Teilnehmer rechtzeitig vorbereiten und weiß, worum es gehen wird. Zu jedem Meeting gehört Vor- und Nachbereitungszeit. So kann sichergestellt werden, dass sich alle Teilnehmer auf der gleichen Wellenlänge befinden und sich mit der Materie auskennen.

2. Eine ungewöhnliche Umgebung

Immer in gewohnter Umgebung zu brainstormen ist nicht gut für den Ideenfindungsprozess. Denn man kommt viel eher auf neue Gedanken, wenn man die Perspektive wechselt - und das funktioniert am besten außerhalb des eigenen Büros. Ein Meeting im Park kann (bei passendem Wetter) eine gute Möglichkeit sein, ein Problem einmal aus einer neuen Sichtweise zu betrachten. Und wer doch nicht auf den Beamer und den Tisch verzichten will, sollte die Anmietung eines externen Meetingraums für die Dauer der Besprechung in Betracht ziehen. Auch hier lassen sich verschiedenste Räumlichkeiten finden - vom “normalen” Offsite Seminarraum, bis zum spannenden Brainstorming in einem Boxring oder anderen ungewöhnlichen Orten.

3. Nicht auf Rollen achten

Bestätigung fühlt sich besser an als Ablehnung. Das gilt auch im geschäftlichen Umfeld. Während der Ideenfindungsphase sollte deshalb darauf geachtet werden, jede Meinung erst einmal zuzulassen. Ideen können per Definition nicht gut oder schlecht sein. Man sollte sie als das behandeln, was sie sind: Laut ausgesprochene Gedanken. Dementsprechend sind sie sehr fragil und schnell vernichtet, wenn sie kritisiert werden. Keiner sollte Angst haben, seine Meinung zu äußern. Mindestens genauso wichtig wie die positive Grundeinstellung Ideen gegenüber ist, sich nicht von Rang und Positionen der anderen Teilnehmer einschüchtern zu lassen. Keiner sollte Scheu haben, auch vor dem CEO Ideen zu präsentiere, die dem aktuellen Kurs der Firma widersprechen. Oft hilft es auch, wenn die Teilnehmer andere als ihre normale Rollen annehmen: der Chef kann zum Schreiber und Zeitnehmer werden, der Praktikant einen Investor spielen. Dabei sollte das Potential von jungen Mitarbeitern nicht vernachlässigt werden- häufig sind sie die Unvoreingenommensten und noch offen gegenüber Neuem.

4. Für Ablenkung sorgen

Natürlich sollten die Teilnehmer nicht ständig auf ihr Smartphone schauen. Aber es gibt durchaus Ablenkungen, die das Meeting vorantreiben können. Denn man wird nicht dadurch kreativer, dass alle Gegenstände aus dem Raum entfernt sind. Vielmehr können Spielzeuge wie Knete oder Lego helfen, Ideen zu visualisieren, auf Vorschläge aufzubauen (im wahrsten Sinne des Wortes) und seine Ideen zu strukturieren. Ablenkung kann außerdem helfen, sich mental ein wenig vom zu lösenden Problem zu entfernen, um es anschließend aus einem anderen Blickwinkel zu sehen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, Pausen einzubauen. Die Aufmerksamkeitsspanne von Menschen ist nach einer halben Stunde ausgereizt, insbesondere, wenn sie an abstrakten Ideen tüfteln müssen.

5. Passendes Meeting-Equipment

Nach der Ideensuche folgt deren Visualisierung. Und für diese ist es unerlässlich, Equipment bereit zu stellen, um diverse kreative Visualisierungstechniken zu ermöglichen. Inzwischen gibt es viele Möglichkeiten, von Flipcharts über Whiteboards bis hin zu selbst an Wänden haftenden Post-Its. Verschiedene Stifte, Farben und Materialien sind unerlässlich! Das menschliche Gehirn reagiert stark auf visuelle Reize und es ist verschenktes Potential, dies an dieser Stelle nicht auszunutzen. Teilnehmer sollten motiviert werden, ihre Ideen zu malen, zu zeichnen oder zu basteln, statt sie lediglich zu notieren. Das hilft auch den Anderen, sich ein besseres Bild zu machen -  diese Redensart kommt schließlich nicht von ungefähr.

Fazit

Unabhängig davon, ob ein Meeting helfen soll, ein spezifisches Problem zu lösen oder nach innovativen Ideen zu suchen: es liegt in der Verantwortung des Organisators, dafür zu sorgen, dass die Teilnehmer die Besprechung nicht als belanglosen Tagesordnungspunkt wahrnehmen sondern als Chance, als wichtiger Bestandteil der Firma wahrgenommen und eingebunden zu werden und ihre Kreativität ausleben zu können. Dies zu ermöglichen ist kein Hexenwerk. Und letztendlich profitieren von besseren Meetings alle Beteiligten.