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Lebendige Prozesse in Unternehmen - 6 Thesen... und am Ende steht doch wieder der Mensch!

(PM) , 12.10.2006 - In Unternehmen werden oft nur noch Systeme betrachtet, Managementstrategien umgesetzt, Projekte verfolgt und Prozesse definiert. Doch bei allen Kennzahlen, Plänen und Fakten sollte eines nicht vergessen werden: Gerade Prozesse sind etwas Lebendiges, haben eine Geschichte und eine Zukunft. Prozesse bestimmen das Leben in Unternehmen und je nach Größe der Organisation ist es gar nicht so einfach, die Vielzahl an Prozessen zu überblicken. Wo Menschen also Prozesse und ihre Schnittstellen zu bewältigen haben, können Probleme entstehen. Veränderung oder gar Verbesserung in einem Unternehmen kann jedoch nur gelingen, wenn eben jene Prozesse genau analysiert, deren Ziele definiert werden und dann ein Verbesserungskreislauf in Gang gesetzt wird. Prozesse im System Ein Prozess ist ein System von Tätigkeiten, das Eingaben mit Hilfe von Mitteln in Ergebnisse verwandelt. Was hier so theoretisch klingt, ist in der Praxis Unternehmensalltag, ist Tagesgeschäft der Führungskräfte und Mitarbeiter. Doch auch wenn es Alltag ist, haben die meisten Menschen Angst davor, sich einmal genauer damit zu beschäftigen, sich vielleicht sogar überprüfen zu lassen. Will man Veränderungen und Verbesserungen im Unternehmen erreichen, muss man als Unternehmer und Führungskraft um diese Bedenken und Ängste erst einmal wissen, diese anerkennen und mit den beteiligten Menschen kommunizieren. Sechs Thesen zum Prozessmanagement Die Schwierigkeit beim Umgang mit Prozessen ist folgende: Auf der einen Seite muss man Vorgänge möglichst detailliert aufzeigen, um eine Verbesserung zu erzielen. Auf der anderen Seite darf man sich aber auch nicht in Kleinigkeiten verzetteln, um eben jene Veränderungen zu blockieren. Leichter gelingt dies, wenn sich Unternehmer und Führungskräfte im Vorfeld einmal mit folgenden sechs Thesen auseinandersetzen: 1. Prozesse haben eine Biographie Prozesse leben. Prozesse haben eine Geschichte, eine Zukunft, eine Vergangenheit. Es ist wichtig, zu prüfen, bevor man verändert. In welcher Phase der Entwicklung befindet sich das Unternehmen? 2. Visualisierung schafft Einvernehmen Ein wesentlicher Aspekt des Themas Prozessmanagement ist, dass Prozesse in Unternehmen zunächst einmal visualisiert werden. Genauso wie diese Visualisierung bei den beteiligten Mitarbeitern Einvernehmen schafft, sind Informationen das A und O, wenn es darum geht, diese Mitarbeiter in den Prozess der Prozessoptimierung einzubinden. Im Prozessmanagement schafft Visualisierung die notwendige Klarheit darüber, wo innerhalb der Organisation welche Information hingeht, in welcher Form dies geschieht und über welche Kanäle. 3. Schnittstellen zu Verbindungsstellen machen Zwischen zwei Abteilungen gibt es Schnittstellen. Wenn es eine Organisation aber schafft, solche Schnittstellen zwischen Abteilungen, zwischen einzelnen Prozessbereichen oder Aufgabenbeteiligten tatsächlich zu Verbindungsstellen zu machen, dann ist ein gewaltiger Mehrwert zu erreichen. 4. Schweigen ist Blech, Reden ist Gold Ein bekanntes Sprichwort lautet: "Reden ist Silber, Schweigen ist Gold!" Für ein gelungenes Prozessmanagement muss dieser Spruch anders formuliert werden "Schweigen ist Blech, Reden ist Gold." Kommunikation ist ein wichtiger Faktor innerhalb des Geschäftsprozessmanagements. 5. Zielen, Wiegen und Auswiegen Ohne Zahlen und Fakten lässt sich beim Prozessmanagement nichts erreichen. Zahlen sind einfach ein wichtiges Element des Prozessmanagements und wo immer es geht und sinnvoll ist, müssen Kennzahlen definiert werden. 6. ... und am Ende steht doch wieder der Mensch! Auch wenn Unternehmen alle Techniken beherrschen, wenn Führungskräfte visualisieren, Regeln festlegen und alle notwendigen Tools zur Verfügung stellen, am Ende geht es doch immer darum, dass Prozesse auch in die Tat umgesetzt werden. Und das geht eben nur mit und durch Menschen. Herrscht in Unternehmen ein gutes Betriebsklima, laufen immer auch Prozesse besser ab. Prozesse haben eine Biographie - "Bio-" von Leben, "-graphie" von Geschichte. Prozesse sind lebendig, arbeiten mit lebendigen Menschen für lebendige Menschen. Dementsprechend können sich auch Prozesse ändern, müssen sich wandeln, wenn Unternehmen im Markt erfolgreich agieren und auch zukünftig eine Chance haben wollen.
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